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Nota Fiscal é o recibo que comprova transações de venda de produto ou serviço entre uma empresa e pessoa física ou, até mesmo, entre empresas.
A nota fiscal, basicamente, documenta uma transação e também serve para recolhimento de impostos de transações comerciais. Por este motivo, esse é um documento que merece uma atenção especial em empresas de todos os tamanhos.
É importante saber que quem nega ou deixa de fornecer os documentos fiscais está sujeito à penalidade e multas que podem prejudicar o crescimento e a imagem do negócio.
E, não só por isso: a emissão deste documento dá maior credibilidade ao negócio e também ajuda no controle financeiro.
Acompanhe os próximos tópicos. Em poucos minutos, você aprenderá:
É um documento que comprova a realização de uma venda ou a prestação de serviços. A nota fiscal é fundamental para que as empresas possam esclarecer os impostos incidentes sobre as operações realizadas, facilitando a fiscalização das autoridades responsáveis.
Não emitir a nota fiscal é considerado sonegação fiscal, um crime que traz consequências danosas ao empreendimento.
A emissão desses comprovantes fiscais é uma prática obrigatória, prevista na Lei Nº 8.846/94.
Por isso, é importante fazer a emissão do documento obrigatório sempre no momento da operação de venda ou prestação de serviço. Mais abaixo deste conteúdo, você pode conferir um tutorial de como emitir nota fiscal.
De modo geral, qualquer tipo de empresa que comercializa produto ou serviço deve emitir nota fiscal.
A emissão de documentos fiscais é obrigatória para negócios que contribuem para o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Já para os enquadrados no regime Simples Nacional ou MEI (Microempreendedor Individual) essa ação é dispensada.
Porque esse documento comprova a legalidade das operações realizadas, a regularização dos tributos destinados ao governo e a legalidade das mercadorias.
Esses benefícios são essenciais para a credibilidade do negócio, afinal, esse tipo de documento assegura a boa qualidade dos itens e a garantia do produto. Além do mais, emitir notas fiscais pode servir para atrair mais clientes e reforçar a confiança dos investidores.
Também vale salientar que emitir notas fiscais é importante para não colocar a empresa em maus lençóis — quem faz sonegação de impostos pode ser enquadrado em diversos crimes da legislação brasileira, trazendo multas e até mesmo o término da companhia.
A Nota Fiscal é ainda um comprovante de compra e que ajuda o consumidor a requisitar serviços como garantia ou, até mesmo, em casos de troca ou devolução de mercadorias.
Além do mais, por meio desse documento, é possível ter maior controle de entrada e saída, além dos impostos pagos e dos valores pagos pelos clientes, entre outras informações contábeis.
Primeiramente, é necessário ter uma inscrição estadual, que é obtida no processo de abertura do CNPJ da empresa. Depois, é necessário verificar se, segundo a legislação, a emissão de notas fiscais físicas ou eletrônicas é obrigatória para o negócio.
Se for emitir notas físicas, é necessário atentar-se a uma Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) para confecção das notas. Já no caso da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é preciso ter habilitação na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) e um sistema de gestão que possibilite a emissão dos documentos.
Os tipos de notas fiscais são:
Implementada no Brasil em 2006, a Nota Fiscal eletrônica veio para substituir a tradicional nota fiscal impressa no papel. Essa ação serviu para centralizar as informações tributárias e facilitar o trabalho dos órgãos responsáveis.
A emissão obrigatória da Nota Fiscal eletrônica trouxe mudanças significativas e inúmeros benefícios para as relações comerciais de todo o Brasil, já que reduz custos e processos burocráticos.
É um documento gerado e armazenado eletronicamente que serve para comprovar e formalizar a venda de produtos e serviços, tanto no ambiente físico quanto no digital.
A Nota Fiscal eletrônica registra as operações tributárias para facilitar a fiscalização das transações que envolvem a empresa, o comprador e o órgão público.
A NF-e tem validade jurídica, pois é assegurada por uma assinatura digital da empresa emitente e pela autorização da administração tributária do estado responsável. Por isso, é possível utilizar o documento eletrônico como recibo e para recolhimento de impostos.
Substituir a emissão manual das notas fiscais por um sistema eletrônico trouxe mais facilidade para o cotidiano dos empreendedores e maior integração administrativa, além de redução do consumo de papel.
Conheça outros benefícios da Nota Fiscal eletrônica:
Para utilizar o sistema da NF-e, primeiro é necessário adquirir um certificado digital – um tipo de assinatura eletrônica que comprova a validade do documento fiscal.
Para isso, é necessário escolher uma Autoridade Certificadora (AC) habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP – BR), que vai conferir e validar as informações da empresa.
O segundo passo é credenciar o negócio na Secretaria da Fazenda do estado ou do município em que a empresa está registrada. Se a organização estiver em mais de uma unidade federativa, é necessário realizar o credenciamento em cada localidade.
Por fim, será necessário instalar um software emissor de notas fiscais eletrônicas. Uma dica é contratar um ERP de gestão empresarial para garantir segurança nas informações transmitidas e controlar melhor os processos.
Geralmente, o sistema faz a emissão das notas fiscais eletrônicas em apenas sete passos simples. Confira!
#1: Recebe o pedido de compra ou pagamento de serviço.
#2: Autentica a transação.
#3: Envia a NF-e ao lojista ou prestador de serviço.
#4: Gera um documento auxiliar que acompanha a mercadoria.
#5: Envia as informações da transação para Secretaria da Fazenda para autenticação.
#6: Cliente recebe um cupom fiscal comprovando as transações.
#7: Emissão de relatórios fiscais de fechamento de caixa.
Existem quatro tipos de notas fiscais eletrônicas, voltadas para diferentes objetivos e necessidades. Conheça os principais modelos utilizados:
Nota fiscal eletônica mais comum, utilizada por lojas físicas e e-commerces que vendem produtos atribuídos ao Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). A validade jurídica do documento é assegurada pela assinatura digital.
Criada com o intuito de substituir a Declaração de Serviço, a NFS-e é destinada à prestação de serviços de qualquer natureza, como clínicas médicas, veterinárias, escolas e academias. Por isso, esse documento fiscal está diretamente ligado ao Imposto sobre Serviços (ISS).
Esse modelo de nota fiscal eletrônica é uma alternativa para substituir os tradicionais cupons fiscais usados no varejo. O documento reduz custos de obrigações acessórias aos contribuintes, aprimora o controle fiscal e comprova o que foi adquirido pelo consumidor. Além disso, a NFC-e reduz gastos e proporciona mais agilidade aos processos.
Criada em 2013, a Nota Fiscal de Transporte eletrônico é específica para os serviços de transporte rodoviário de cargas. O uso do documento tem como objetivo reduzir faturas e pagamentos duplicados, eliminando dados equivocados e divergências entre o que consta nas notas e os produtos transportador.
Certificado Digital é um documento de autenticação de validade jurídica e fiscal. Com ele, é possível emitir Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica e Nota Fiscal do Consumidor.
Existem dois modelos de Certificado Digital: o A1 e o A3.
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