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Você já deve ter ouvido sobre a importância da emissão de nota fiscal, que tem como finalidade permitir que o governo tenha controle das transações comerciais que acontecem no nosso país.
Conforme a nota emitida, o imposto a ser pago é determinado e calculado o valor da alíquota, além de ser utilizada como garantia no caso de devoluções.
A nota fiscal é obrigatória conforme a Lei 8137/1990.
Os únicos empreendedores liberados da emissão obrigatória são os MEIs quando realizam uma venda ou prestação de serviço para Pessoa Física.
O estabelecimento que não faz a emissão, caso tenha o responsável considerado réu primário, deve pagar uma multa equivalente a até 10 vezes o valor da nota.
Em caso de reincidência, o empreendedor pode ser detido por até 5 anos.
E essa reincidência pode ser muito facilmente constatada depois de percebida a ausência da primeira nota fiscal.
Se quer entender mais sobre os benefícios da emissão e evitar problemas com o fisco ou porque você não deve vender sem nota fiscal, confira no texto exclusivo no nosso Blog
Hoje vamos compartilhar com vocês os tipos e séries de notas fiscais utilizadas no Brasil, para que você entenda melhor cada uma delas e faça uso de forma assertiva evitando problemas com o governo.
Como falamos no início, são 13 os tipos de nota fiscal:
Além de garantir o pagamento correto de impostos e combater a sonegação fiscal, ela reduz o consumo de papel e permite integrar um ERP ou um meio de pagamento facilmente.
Se você tem dúvidas sobre como emitir sua nota fiscal, temos um guia completo aqui para você.
Conhecer todos os tipos de nota fiscal eletrônica é fundamental para os negócios. Confira modelos e exemplos de notas fiscais:
Esse documento substitui o modelo tradicional.
É a versão digital, emitida e armazenada eletronicamente.
Limita-se a registrar a venda de produtos físicos, com cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e deve ser expedida junto às Secretarias Estaduais da Fazenda.
Utilizada sempre em casos de circulação de mercadorias, geralmente, este tipo de nota fiscal é utilizado entre pessoas jurídicas.
Ao emitir a NF-e para o comprador, para atestar a operação, a empresa deve enviar um Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE) junto com o produto.
É voltada para os serviços de transporte de carga entre estados ou municípios. Sua tributação é feita pelo ICMS.
Esse modelo de nota substituiu o formato manual, que era usado até 2012.
O arquivo digital é emitido em XML e deve haver a comprovação por meio de assinatura digital e autorização da Secretaria de Estado da Fazenda.
Com o CT-e, as empresas conseguem obter maior rapidez ao processar faturas, reduzem os custos com frete e transporte e há menor possibilidade de erros entre a nota e os produtos que estão sendo efetivamente transportados, já que o objetivo é evitar pagamentos duplicados e eliminar as faturas.
Esse é um documento fiscal digital necessário para confirmação de prestação de serviço de uma instituição para outra ou para pessoa física.
Sua emissão, na maioria das vezes, engloba pequenas e médias empresas.
Esse modelo de nota deve ser expedido junto à prefeitura em que está registrado o CNPJ da organização prestadora de serviço.
A NFS-e se diferencia por necessitar apenas da Inscrição Municipal, que gera o DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) e tem como característica ser um modelo mais flexível.
Esse modelo é usado para serviços de assinatura, Saas (oferta de softwares e soluções na internet como um serviço), ou, ainda, para produtos digitais, como livros eletrônicos, cursos online, entre outros.
É emitida por qualquer operadora de serviço, como creches, hotéis, academias e afins.
A NFC-e é uma alternativa eletrônica aos cupons fiscais emitidos por ECF (Emissor de Cupom Fiscal).
Ligada ao varejo e ao comércio são emitidas por açougue, farmácia, supermercado e afins.
Esse é um documento de existência apenas digital, validado por uma assinatura digital do contribuinte e uma autorização recebida do Fisco.
Suas vantagens são:
O Módulo Fiscal Eletrônico (MFE) foi desenvolvido para suprir a legislação fiscal que determina as novas regras de emissão de Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) no Ceará, em substituição ao Emissor de Cupom Fiscal (ECF).
O aparelho MFE é bem parecido com o SAT, que é utilizado no estado de São Paulo, entretanto, o MFE possui algumas peculiaridades que são impostas pela SEFAZ/CE como, por exemplo:
É uma aplicação fornecida pela SEFAZ-CE que obrigatoriamente acompanhará o MFE e operará em conjunto com o Software Básico.
Ele será responsável por:
Serve para fazer a integração de movimentações mais complexas, porque vincula diferentes documentos a uma única unidade de carga.
Isso significa que o MDF-e serve para somente uma operação.
Esse manifesto é válido para empresas que fazem o transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal e são encarregadas pelo frete com mais de um CT-e.
Também pode ser usado por companhias que remetem mercadorias em transportes com mais de uma NF-e.
A NFAe é o documento usado por não contribuintes do ICMS, que não são obrigados a emitir NFe.
Normalmente, quem utiliza esse tipo de nota são Microempreendedores Individuais (MEI), micro e pequenas empresas.
As regras para a emissão podem variar de estado para estado, mas sempre é necessário se cadastrar de forma online para receber a autorização.
Basta solicitar nota por nota no portal da Sefaz.
Por mais que ela seja emitida eletronicamente, a NFAe tem a validade garantida pelo papel, sendo necessário fazer o seu armazenamento físico.
A nota fiscal complementar é um documento emitido para corrigir valores tributários e deve ser somada à nota original para validar a operação fiscal.
Esse é um dos tipos de notas fiscais usado para justificar situações de erro.
A legislação autoriza sua aplicação em casos como:
Você deverá emitir a nota fiscal eletrônica complementar quando o documento fiscal original registrar uma quantidade ou valor inferior ao da efetiva operação.
E ainda, declarar os motivos dessa nova emissão.
Após o usuário fazer a assinatura digital do arquivo XML da NFe, precisa enviá-lo para a Sefaz (Secretaria da Fazenda e Planejamento).
Quando uma nota fiscal é enviada para a avaliação da Sefaz, é submetida a determinadas regras de validação, podendo ser aprovada, denegada ou rejeitada.
Dizer que a nota foi denegada significa que a Sefaz identificou irregularidades do emissor ou do destinatário da NFe e ela não pode ser faturada.
Não tem como corrigir uma nota denegada, nem fazer seu cancelamento ou inutilização.
O status é definitivo e o número da NFe não pode ser usado para emitir outra nota ou retransmitir a mesma.
A Sefaz avisa que a nota foi denegada apenas no final da validação, ou seja, quando a nota fica gravada nos seus registros.
Por isso, a numeração não pode mais ser utilizada, cancelada ou inutilizada.
Do ponto de vista da contabilidade, a nota precisa ser registrada como denegada e armazenada por 5 anos, prazo estabelecido pela Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173.
Uma boa forma de fazer isso é rejeitar imediatamente um documento fiscal emitido de forma errônea, com dados inconsistentes, incoerentes ou incompletos.
O emissor é avisado automaticamente e tem a oportunidade de corrigir o erro na hora.
Como explica o Manual de Orientação do Contribuinte, a validação da NF-e poderá resultar em:
Principais fatores que levam a uma nota fiscal rejeitada:
A nota fiscal de exportação é o documento que oficializa perante a Secretaria da Fazenda a saída das mercadorias para fins de exportação, dando base para fazer todo o registro de escrituração fiscal e contábil da empresa.
Antes de iniciar o preenchimento dos campos da Nota Fiscal de Exportação, é necessário fazer o Cadastro da Invoice, que contém informações da moeda em operação, dos produtos, quantidade, valor e etc.
Este documento valida a mercadoria para o comprador no exterior, possibilitando o registro no país de origem.
Ou seja, a Nota Fiscal de Exportação é a documentação para o território nacional, comprovando para o Governo do Brasil sobre a transição da mercadoria.
A Nota Fiscal de Remessa é o documento emitido quando há circulação de mercadorias sem o objetivo de venda, garantindo a não incidência de impostos.
Na indústria de maneira geral, alguma hora o produto precisa circular para fora da fábrica ou da loja, ainda que não tenha sido vendido de fato.
É quando, por exemplo, se envia uma mercadoria para a loja onde será vendido.
Nesse transporte, é necessário que a nota fiscal de remessa esteja emitida e de posse da transportadora.
Existem também outros momentos em que a nota fiscal de remessa precisa ser emitida.
É basicamente quando não há operações comerciais envolvidas, os mais comuns são:
A série da NF-e é um número sequencial que define a numeração da nota, e no caso de empresas que utilizam mais de uma série facilita a identificação do grupo de notas a que pertence tal série.
Dessa forma a série da nota serve para controle das emissões e identificação do modo de emissão.
Quando instituída a NF-e por meio do Ajuste SINIEF 07/05 só era permitida a utilização de uma série por vez sendo iniciada pela de número 1.
Depois, com o Ajuste SINIEF 08/09 abriu-se a possibilidade de números de séries distintos ao mesmo tempo para a emissão.
A numeração de série da NFe deve ser sequencial e crescente para que se tenha um controle eficaz das emissões.
Como já sabemos a NFe é um novo modelo da nota fiscal, o modelo 55 que substitui os antigos modelos “1, 1A e 4”.
Por se tratar de um novo modelo então a série da NFe deve ser iniciada pelo número 1, ou seja, por uma série nova.
A série tem uma numeração que vai de 1 até 999.999.999 e caso seja alcançado o limite ela deverá ser reiniciada.
Apesar do nome genérico, a NF-e busca registrar somente as transações de Produtos e Mercadorias.
Normalmente são bens físicos e tangíveis comercializados entre as partes.
Esta versão eletrônica foi criada para substituir os modelos antigos 1 e 1A.
Dado o seu foco, a NF-e está relacionada à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Este tipo de Nota Fiscal deve ser emitido junto às Secretarias Estaduais da Fazenda.
As informações geradas pela nota fiscal eletrônica são repassadas aos órgãos fiscais responsáveis e sua autenticidade pode ser feita pela web, na página da Secretaria da Fazenda do respectivo estado.
Dessa forma, toda transação comercial de venda de produtos ou contratação de serviços vai originar uma NF-e integrada em arquivo no formato XML, que exige um sistema específico para ser visualizado.
Lembrando que tanto a empresa vendedora quanto o cliente devem guardar esse registro por até 5 anos.
Já softwares integrados de gestão especializados em NF-es, como o ERP, acessam a SEFAZ, baixando automaticamente os arquivos XML relacionados ao CNPJ da empresa.
Tal automação traz, portanto, uma grande melhoria para o processo, evitando erros comuns.
Além disso, outros benefícios são:
Esses são todos os tipos de nota fiscal eletrônica usadas no Brasil que são a melhor forma de fazer vendas de produtos e serviço de acordo com as regras e tributações do nosso governo.
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Fonte: Contabilizei
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