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A tecnologia avança e com ela novas denominações começam a fazer parte da rotina. Por exemplo, a emissão de notas fiscais eletrônicas trouxe um universo de siglas para quem trabalha com contabilidade. Aliás, NF-e é justamente a abreviação para Nota Fiscal Eletrônica. E junto com ela ainda veio o DANFE que é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica.
Mas, será que há diferença entre cada um deles? Há quem acredite que DANFE é a própria NF-e, mas não é bem assim.
Quer saber quais as diferenças e tirar de uma vez as dúvidas? Acompanhe.
A NF-e surgiu em substituição das notas de papel e o seu grande objetivo é tornar a fiscalização da Receita Federal mais segura e eficiente, permitindo o acompanhamento das operações de emissão de notas fiscais em tempo real.
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento somente digital, ou seja, é emitido e armazenado apenas eletronicamente, sem arquivos físicos.
Fique sabendo que aquele documento impresso que a pessoa recebe quando compra alguma mercadoria é o DANFE e não é propriamente a nota fiscal. Sabia disso? Vamos ao próximo tópico.
Como dissemos no início do texto, a sigla DANFE significa Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Ele é a representação física da NF-e, sendo obrigatório no transporte de mercadorias. Todas as informações contidas no DANFE obrigatoriamente devem constar no XML (eXtensible Markup Language), mas nem tudo o que tem no XML aparece no DANFE. Vamos falar sobre o XML mais abaixo.
No DANFE é possível identificar informações importantes para o transporte, como por exemplo, o emitente, o destinatário, os produtos e valores e a transportadora que fará o frete.
O DANFE não possui valor fiscal, por isso não precisa ser arquivado. Mas, o canhoto de entrega de mercadoria ou prestação de serviço,é aconselhável guardar em casos de contestação de entrega. Afinal, o canhoto de entrega é uma comprovação de que o produto foi entregue.
O DANFE não substitui a NF-e, mas, através dele, é possível comprovar a existência da Nota Fiscal Eletrônica através da sua chave numérica. Essa chave é composta por 44 dígitos que permite consultar a existência e a legalidade da NF-e a que está relacionada. Essa chave também é expressa por um código de barras que facilita ainda mais a pesquisa.
As principais informações contidas no DANFE são:
Pode-se dizer que o XML (eXtensible Markup Language) seriam os “resumos” que as notas fiscais eletrônicas geram. Cada nota emitida, gera um novo XML que precisa ser armazenado e utilizado quando a empresa for fazer o recolhimento de tributos e prestação de contas.
Uma informação muito importante é que os arquivos XMLs devem ser guardados por pelo menos cinco anos para fins de fiscalização pela Receita Federal.
Os arquivos XML apareceram justamente para facilitar esse armazenamento. Desse modo, ao invés de ter que armazenar uma quantidade muito grande de papel dentro de um armário, hoje, as empresas só precisam preservar pequenos arquivos no computador.
Conforme vimos nesta leitura, o DANFE é a comprovação física do XML, mas é sempre importante lembrar que ele não tem valor fiscal.
Já o XML é a própria NF-e, em forma de arquivo digital, aquele que fica salvo no computador ou na nuvem. Agora não resta mais dúvidas, não é mesmo?
ANA LUZIA RODRIGUES
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