Ao abrir um negócio, o empresário tem que estar ciente de suas obrigações junto ao Governo. É preciso formalizar, pagar os impostos referentes ao seu setor de trabalho, cumprir os regulamentos, entre outros. Além disso, os cadastros têm de ser feitos, os tributos têm de ser pagos, realizar a prestação de contas e mandar declarações da empresa.
Dentre as obrigações encontra-se a Escrituração Contábil. Empresas há mais tempo no mercado devem se lembrar que a escrituração contábil era feita em papel.
Com o avanço da tecnologia a obrigação acessória se tornou um pouco mais simples, mas ainda assim continua gerando dúvidas. Ela é obrigatória, tem prazo e foi criada com a intenção de reunir os dados dos livros contábeis das empresas
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A escrituração Contábil Digital se tornou obrigatória a partir de 2007, mas ainda suscita dúvidas, tanto por parte da empresa quanto por parte de escritórios contábeis.
A ECD, documento contábil que faz parte do projeto SPED, cuja periodicidade é anual e reflete todo o período de exercício da sua organização.
A ECD é a Escrituração Contábil Digital de uma empresa. Ou seja: o documento que substitui a escrituração em papel, obrigatória para empresas abertas no Brasil. Para aprofundarmos no que consiste a ECD, é preciso saber o que a compõem, de fato:
Além desses documentos, todos aqueles que os auxiliam também são parte essencial da composição da Escrituração Contábil Digital e formam, juntos, a ECD efetivamente. Para a ECD um sistema próprio foi criado: a plataforma SPED – Sistema Público de Escrituração Digital. Ela reúne todos os documentos contábeis relacionados à empresa que devem ser publicados anualmente.
De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, que determina a ECD, lê-se que essa é uma obrigação acessória a qual estão sujeitas:
Leia também: ECD e ECF: o que são, atualizações no envio, quem deve enviar e prazo
A versão digital da escrituração contábil deve ser gerada por meio do Programa Gerador de Escrituração (PGE), desenvolvido pela Secretaria Especial da Receita Federal. O software está disponível no site do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).
Normalmente, a entrega de toda ECD se encerra em todo dia 31 de maio. Este ano de 2022, excepcionalmente, houve a prorrogação para 30 de junho. Para as empresas que não realizam a entrega no prazo, há a incidência de multa de R$ 500,00 por mês atrasado, definida pela Instrução Normativa da Receita Federal.
Para evitar o pagamento de multas e outras restrições possíveis, é fundamental que todas as empresas tomem conhecimento sobre a ECD e mantenham sua documentação sempre organizada e em dia.
Isso permite que a contabilidade da sua empresa possa ter uma atividade mais simplificada para atender a todas às regras e determinações que possam surgir em relação às suas demonstrações financeiras e, além disso, evita gastos totalmente evitáveis, como multas.
Portanto, podemos entender essa responsabilidade como compartilhada pela empresa e pela contabilidade que presta serviços a ela.
A sigla ECF remete a Escrituração Contábil Fiscal, e possui diferenças importantes em relação à ECD.
A Escrituração Contábil Fiscal entende-se como uma obrigação acessória que sucede da DIPJ– Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica – e, também, para as situações em que a empresa está inativa.
Em relação às diferenças entre essas duas declarações, a ECD é uma das inovações trazidas ao empresariado por meio da plataforma SPED, criada para permitir o envio ao Fisco de documentos digitais como livro diário, razão e balanços.
Já a ECF é o mecanismo pelo qual a empresa informa os cálculos de IRPJ e, ainda, a CSLL – Contribuição Social sobre Lucro Líquido – atingidos no ano de exercício.
Leia também: Quais os prazos de entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD)?
Assim, conforme a leitura, entendemos que seja qual for o tamanho ou natureza jurídica da empresa, é essencial manter a escrituração contábil em dia e bem completa com a finalidade de deixar o controle financeiro mais preciso e as decisões administrativas mais assertivas.
Portanto, a escrituração contábil é obrigatória, e, a partir dela, é possível executar outros controles contábeis.