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A emissão da nota fiscal eletrônica é um processo que requer muita atenção pelo setor fiscal, principalmente sob o aspecto do cadastro do parceiro comercial. Uma nota fiscal com divergências cadastrais gera diversos problemas em cascata: denegação de nota, retrabalho e até multas pelo Fisco.
Desde a implantação da nota fiscal eletrônica e do SPED, a manutenção e o saneamento de cadastro vêm sendo como vez mais exigidos dos contribuintes, sendo uma das principais práticas para o compliance fiscal. Em A Receita Federal, a SEFAZ e os municípios estão cada vez mais com fácil acesso às informações das empresas, podendo agir de maneira rápida e consistente em situações de irregularidades fiscais.
Antes de emitir uma nota fiscal, o fornecedor deve checar o CNPJ do cliente no site do SINTEGRA ou no Cadastro Centralizado de Contribuinte. A partir dessa consulta, é possível verificar se a inscrição estadual está habilitada, ou seja, significa que a IE está regular.
Ainda, é possível verificar se o cadastro do cliente está atualizado no SEFAZ.
Essas condutas previnem que o fornecedor tenha sua nota fiscal denegada na hora da emissão.
A nota fiscal denegada significa que foi registrada no sistema da SEFAZ, mas não tem valor fiscal. Ou seja, durante o processo de validação, o órgão identificou alguma irregularidade fiscal por parte do emitente ou do destinatário e barrou a validação da nota. A nota fiscal fica inválida e não pode ser faturada.
Dessa forma, a atualização cadastral preventiva é primordial, assim, o contribuinte evita que o processo de faturamento seja demorado, afinal, se o fornecedor identificar pendências fiscais por meio da emissão da NF com status de “denegada”, seja sua ou do seu cliente, só é possível emitir nova nota fiscal após a resolução das pendências perante o fisco, sejam cadastrais ou de inadimplência dos tributos.
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