Comunicação: Esse é o calcanhar de aquiles da Gestão de Projetos

Com os avanços da tecnologia e a alta competitividade do mercado, as empresas buscam meios para evitar erros em sua gestão. Estes problemas podem determinar a lucratividade e até mesmo a reputação da organização. Quando o assunto é gestão de projetos da construção civil, estes desafios podem ser ainda maiores e a necessidade de prevê-los é o que pode estabelecer o seu sucesso.  

A entrega final do projeto, que consideramos como o principal objetivo, não garante mais o seu sucesso se durante a gestão aconteceram inúmeras falhas, atrasos, problemas com as equipes, estouro orçamentário e outros problemas. Com a tecnologia, os erros estão mais visíveis e a forma com que o gestor atende as demandas e necessidades dos seus clientes é o que determinará o seu triunfo. 

Durante minha carreira profissional como gestor e coordenador de projetos, percebi que alguns desses erros podem ser evitados ao adotarmos pequenas atitudes e soluções que melhoram a produtividade e resolvam os problemas antes mesmo deles acontecerem. Hoje, compreendo que um bom gestor precisa ter muitas habilidades, conhecimentos e recursos para que a terminalidade seja eficiente, principalmente, precisa saber lidar com planejamento, prazos e os tão terríveis "incêndios" que surgem durante a sua elaboração. 

Tanto na minha vida profissional, quanto na pessoal, eu vejo a comunicação como a ferramenta mais poderosa e que determina o nosso crescimento, seja dos negócios ou das nossas relações interpessoais. Quando o assunto é canteiro de obras, manter um canal  aberto e direto pode ser a chave para a alta produtividade e até na performance das equipes envolvidas. 

Logo, gostaria de trazer uma provocação sobre como tem sido sua comunicação com as pessoas que estão à sua volta. Você se considera um gestor que expõe suas ideias e pensamentos de maneira objetiva? Sua equipe sabe para qual direção estão caminhando? Quando falamos em gestão de projetos, a provocação deve ser a mesma: todas as equipes envolvidas falam a mesma língua? Os desafios são colocados à mesa de maneira transparente para que todos possam trabalhar em conjunto? 

De acordo com uma pesquisa realizada pela revista The Economist, intitulada Communication barriers in the modern workplace (Barreiras de comunicação no local de trabalho moderno) com 403 executivos, 44% informaram que devido à falta de diálogos, houve atrasos ou falhas na conclusão dos projetos, 18% sinalizaram que houve queda nas vendas em consequência aos ruídos. 

Garanto, uma boa comunicação é capaz de tornar o processo de construção muito mais eficiente e preciso, proporcionando aos nossos clientes entregas de alta qualidade e que serão bem-sucedidas em um tempo menor. 

Como especialista em projetos há mais de 10 anos, eu vi muitas construtoras e profissionais com inúmeras dificuldades com a maneira de passar uma informação, e afirmo que eu fui um desses profissionais e venho trabalhando diariamente para criar um canal mais transparente e honesto com todos à minha volta. Para mim, a comunicação eficaz é uma daquelas coisas que deveriam ser instintivas, mas acabam se tornando um desafio para a maioria de nós. Na construção civil, a sua ineficiência tem proporções ainda maiores, gerando retrabalhos aos profissionais, atrasos nas obras e prejuízos expressivos ao setor.

A desinformação desencadeia uma série de problemas e precisamos aprimorá-la o quanto antes, partindo da diretoria até as equipes que atuam nos canteiros de obras. Vejamos alguns dos impactos ela pode trazer para o negócio: 

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Falta de comunicação eficaz

Como já falamos acima, este é um dos principais, se não o maior, fator que estimula os problemas de gestão de projetos na construção civil. É crucial que os agentes responsáveis estejam alinhados e é preciso buscar, constantemente, meios que facilitem essa comunicação. Retirando, assim, ruídos que dificultem o acesso às informações necessárias para o avanço do projeto. 

Problemas de colaboração 

Se os stakeholders envolvidos, ou seja, as partes interessadas no projeto não têm acesso a essas informações e atualizações, é muito provável que haja dificuldades de cooperação entre as equipes e que as tarefas não sejam realizadas de forma eficiente. 

Estes problemas impactam diretamente em atrasos no projeto. Ou seja, a falta de uma comunicação eficaz pode levar a retardos em sua entrega final, já que os stakeholders podem não ter ciência dos prazos e das suas responsabilidades.

Problemas de qualidade

Se os requisitos do projeto não são transmitidos de forma clara e completa, haverá problemas de qualidade no produto final. E a expectativa do cliente certamente não será atendida. 

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Clientes desapontados se tornam pessoas que não confiam no seu negócio 

A ausência de um canal transparente irá afetar, não só na produtividade, mas na confiança dos envolvidos no projeto e na empresa. E sejamos sinceros, o objetivo de um projeto deve ser, acima de tudo, cumprir com as expectativas do seu cliente. Afinal, ele é a ponta final dessa cadeia e o decisor de compra. 

Para evitarmos esses problemas, é importante que haja uma comunicação eficaz entre todos os stakeholders envolvidos no projeto, com uma troca regular de informações e atualizações. Além disso, é importante estabelecer canais diretos e definir quem é responsável por transmitir as informações.

Para mim, fica muito claro que a comunicação, hoje, é um fator estratégico que garante o sucesso das empresas. Independente da área de atuação, os processos comunicativos são fundamentais para passar mensagens efetivas e evitar ruídos na linguagem. De modo geral, onde não há diálogo, não há entendimento.

Uma empresa pode ter diferentes ferramentas tecnológicas no dia a dia, mas nada adianta se dentro da cultura organizacional, a comunicação eficiente não é uma das prioridades. Estudos comprovam que empresas que são pioneiras nos processos de treinamentos voltados à participação entre todos os colaboradores têm como resultado a integração das áreas de trabalhos e resultados mais efetivos. 

Como amante de tecnologia, acredito que esses avanços podem transformar a forma como os projetos são gerenciados e contribuir para a criação de edifícios mais seguros, duráveis e com entrega mais rápida. Mas tudo isso só pode ser realmente efetivo quando todos os meios falam a mesma língua e confiam na gestão. O cenário contrário é um gasto enorme com ferramentas que ficarão paradas e equipes desinteressadas. 

Por Cícero Sallaberry, sócio fundador da Construflow e gestor de grandes contas da Trutec.