7 fatos importantes esquecidos sobre a NFe

1. Não é preciso guardar o DANFe impresso

O papel passou a ser só um detalhe a partir do momento que a nota fiscal eletrônica foi implantada. A nomenclatura DANFe é a sigla que indica Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. A palavraauxiliar denota que o documento serve apenas de apoio para a operação, entretanto não pode ser confundido com a nota fiscal.

“UM DOCUMENTO DE EXISTÊNCIAAPENAS DIGITAL, EMITIDO E ARMAZENADO ELETRONICAMENTE, COM O INTUITO DE DOCUMENTAR, PARA FINS FISCAIS, UMA OPERAÇÃO DE CIRCULAÇÃO DE MERCADORIAS OU UMA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS, OCORRIDA ENTRE AS PARTES. SUA VALIDADE JURÍDICA É GARANTIDA PELA ASSINATURA DIGITAL DO REMETENTE E A AUTORIZAÇÃO DE USO FORNECIDA PELO FISCO, ANTES DA OCORRÊNCIA DO FATO GERADOR.”
– SECRETARIA DA FAZENDA

De acordo com o Fisco, a NFe é representada pelo arquivo XML autorizado e validade pela SEFAZ e este sim precisa ser armazenado, mesmo em outro lugar que não seja a empresa para ser apresentado se for solicitado pelo Fisco.

Preparamos um Infográfico da NFe dando detalhes preciosos deste documento.

2. Nem sempre é preciso guardar o arquivo XML da NFe

As companhias que não possuem autorização junto à Sefaz para emitir NFes, a exemplo das prestadoras de serviços, não precisam armazenar o arquivo XML das notas eletrônicas recebidas. O que não quer dizer que a empresa não precise se atentar ao assunto, uma vez que os gestores que optam por não guardar o XML estão obrigados a guardar o DANFe.


É importante salientar que podem ser solicitados pelo Fisco, sendo necessário apresentar um ou o outro.

3. A Consulta de Notas Fiscais pode apontar notas frias emitidas para seu CNPJ

Empresas possuem diversas motivações para emitir notas frias ou indevidas. Seja qual for a razão, sua empresa pode estar sendo alvo deste tipo de prática e a única forma de descobrir é efetuar a consulta de notas fiscais com frequência. Desta forma, você está sempre ciente de quem e o que emitem para seu negócio.

4. A Manifestação do Destinatário Eletrônica (MDe) pode te salvar das notas frias

Se você se perguntou “Ok, com a Consulta de Notas eu descubro que emitiram notas frias. E depois, o que eu faço?” – a Manifestação do Destinatário é a resposta.

O sistema de Manifestação do Destinatário Eletrônica (MDe) é algo novo para quem atua com NFe, contudo nem sempre é lembrado por grande parte das empresas por não ser obrigatório.

Você pode sinalizar ao Fisco que recebeu uma nota indevida efetuando a manifestação de “Desconhecimento da Operação”, que indica que sua empresa desconhece  aquela NFe e a operação que ela representa.

5. A Manifestação do Destinatário é capaz de evitar que empresa seja multada

A MDe evita problemas como notas fiscais canceladas após já terem sido lançadas e escrituradas, sobretudo quando a empresa inicia o procedimento para confirmar a operação. Assim o fornecedor é impedido de cancelar a NFe e a empresa será o detentor da chave que libera o cancelamento ou não.

6. A transportadora também é obrigada a armazenar as NFes

A transportadora tem a obrigação de armazenar o arquivo XML da NFe, do mesmo jeito que acontece com o destinatário e pelo mesmo período. Ela precisa apresentar ao Fisco sempre que for preciso. O mesmo vale para distribuidores que fazem parte de uma operação triangular de nota fiscal.

7. NFe é muito mais do que a DANFe

Existem muito mais informações na NFe do que na DANFe: Uma DANFe é só um resumo da NFe. O Arquivo XML contém centenas de informações a mais, como por exemplo, diversas alíquotas aplicadas aos produtos, lote, transportadora e muito mais. Por exemplo, o Arquivei possui um módulo para farmácias que controla automaticamente o vencimento de medicamentos, totalmente automático pela análise dos XMLs

Por que se preocupar com a Gestão de Notas Fiscais

Muito mais do que uma obrigação fiscal, o armazenamento das NFes podem trazer muitas vantagens para empresa de diversas formas.

E mais, utilizar-se da consulta de notas fiscais de forma diária, por exemplo, traz as NFes e informações de forma rápida, segura e confiável.

Existem sistemas que auxiliam o dia-a-dia de empresas com consulta automática e armazenamento dos XMLs fiscais.

Vitor de Araujo

Co-fundador do Arquivei e Catalisador de Sucesso do Cliente