É equivocado pensar que o controle de estoque se limita à entrada e saída de materiais ou em apenas tê-los em depósito para a venda. Pelo contrário, esse recurso é fundamental para as empresas alcançarem o resultado desejado. Afinal, o estoque é considerado o “pulmão” de negócios que comercializam produtos. Caso ele não esteja funcionando bem, todo o restante será prejudicado.
Apesar disso, muitas organizações ainda não investem num bom gerenciamento, o que pode trazer diversas consequências. Nesse artigo, vamos falar mais sobre o controle de estoque e sua importância. Confira!
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O controle de estoque é um mecanismo utilizado por estabelecimentos de diversos ramos e portes – inclusive do comércio exterior – que necessitam administrar o fluxo de mercadorias. O principal objetivo é prever a demanda por produtos para que o cliente sempre seja atendido.
Além disso, ajuda a evitar prejuízos com os produtos, controla e registra todas as entradas e saídas, monitora o ciclo das mercadorias armazenadas, distribui em depósitos e o mais importante: assegura a satisfação dos clientes.
Para garantir um funcionamento hábil, é necessário ter uma estratégia assertiva relacionada à previsão de demanda de vendas. Um dos maiores erros das companhias de comércio exterior é prever uma demanda que não se concretiza.
Essa divergência acarreta em um capital que fica parado dentro da empresa, ou seja, um ativo que só se depreciará. Por outro lado, não ter o produto à disponibilidade do cliente pode afetar a reputação da sua marca. Diante disso, é preciso dar rotatividade aos bens comercializados.
Com uma gestão eficiente, é possível agilizar as vendas, melhorar a produtividade e a organização da empresa, e diminuir desperdícios. Além disso, você tem uma visão mais clara das movimentações das mercadorias, obtendo informações precisas sobre quais possuem maior saída e quais ficam encalhadas no armazém.
Um bom controle de estoque também influencia na eficiência dos seus funcionários e, consequentemente, na saúde do seu negócio. Sem organização, seus empregados perdem tempo procurando arquivos, planilhas e e-mails, correndo para o armazém toda vez que existe uma questão sobre os inventários e os produtos armazenados, entre outros problemas.
Ao utilizar um sistema de controle de estoque, é possível colocá-los em tarefas mais críticas. Assim, eles poderão se concentrar em tarefas mais sérias e você ficará mais tranquilo, porque tudo o que precisa saber sobre a sua empresa será facilmente acessível.
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Conhecido como curva ABC ou análise de Pareto, trata-se de um método comum utilizado para priorizar a tomada de decisão por grau de importância de cada item no estoque. A aplicação consiste em categorizar o estoque pela relevância para o faturamento da empresa, sendo este semanal, mensal e anual.
O conceito chave da curva ABC é a identificação e execução da regra 80/20, no qual 80% representam os produtos com mais destaque no estoque classificados como A, os 15% sendo o B e 5% o C. É válido ressaltar que os de classificação C representam uma parte menor no faturamento, porém são importantes no seu negócio, pois podem atender um determinado cliente e levá-lo aos de classificação A.
Fundamental para equilíbrio de aquisições e planejamento de vendas, pois permite diversas maneiras de projetar o período seguinte. É estabelecido após análises de resultados passados para um bom prognóstico.
Existem maneiras interessantes de trabalhar com previsão de demanda, auxiliando diretamente na tomada de decisão para o ano ou um determinado período. Algumas delas são: Média Móvel, Período Sazonal, Suavização Exponencial.
Para utilizar esse tipo de estimativa, é necessário ter conhecimento sobre a procura e identificar se existe variação na execução das vendas. Sendo a demanda variável, pode ser feita a média móvel com base nos três últimos meses ou anos para projetar o próximo período.
A única diferença entre a suavização e a média é que, para calcular, será adicionado um peso para o tempo levado em consideração. Por exemplo: a avaliação feita com base nos últimos anos terá menos peso que a dos últimos meses.
Essa previsão é voltada para negócios que sejam extremamente sazonais, adotando a análise referente ao período de crescimento ou declínio da demanda de anos anteriores para serem usados como base.
Trata-se de um método em que uma organização produz as mercadorias de acordo com a procura exata. Hoje em dia, diversas empresas procuram ter as instalações próximas dos fornecedores para reduzir o tempo de reposição das mercadorias utilizadas como matéria-prima ou para uma simples revenda. Dessa forma, o estoque é reduzido e o cliente atendido o mais breve possível.
Muito utilizado pelo ramo de varejo para agilizar o tempo de entrega/reposição (Lead-Time). Consegue uma redução considerável de tempo de estagnação do produto em estoque ou leva a zero a necessidade de estocagem.
Esse método geralmente é adotado por pequenos e grandes varejistas para controlar as futuras aquisições de mercadorias, tendo como base o próprio movimento de entrada e saída do estoque, estabelecendo um padrão para análises futuras. Pode ser usado de forma única, pós curva ABC ou inventário.
A ideia principal acerca de um bom giro é entender todo movimento do produto em estoque, considerando pontos de reposição de forma periódica ou anual. A intenção é ter uma análise direta para estabelecer um cálculo simples e retirar as informações necessárias.
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Um controle de estoque eficiente deve assegurar que cada produto da empresa tenha um local pré-determinado no depósito. Ele também propicia que o registro de cada produto esteja sempre atualizado. Isso garantirá que a sua equipe de vendas tenha acesso aos dados atualizados a qualquer momento.
A precisão dos dados não beneficia somente o time comercial, mas toda a empresa. Assim, o departamento de compras pode contabilizar o custo e a quantidade de cada item existente no estoque da empresa para determinar quantos deverão ser comprados no próximo mês. Com exatidão, é possível tomar essa decisão com mais segurança.
Um estoque impreciso pode levar à perda de vendas. Por exemplo, um funcionário pode dizer ao cliente que um item está fora de estoque e descobrir mais tarde que, na verdade, se encontra disponível, ou vice-versa. Ou pior, um comprador pode ser orientado a ir a uma loja diferente que tenha o objeto quando este não é adquirido há algum tempo pela empresa. Se você tem um sistema de controle de estoque confiável, esses tipos de erros humanos se tornarão quase inexistentes.
Para ter mais eficiência, deve-se armazenar as mercadorias de acordo com as particularidades. Por exemplo, artigos perigosos devem ser guardados em locais com acesso controlado, assim como os itens caros. Já alguns produtos perecíveis requerem um espaço especial de armazenamento, com refrigeração.
Os produtos precisam ser guardados em um ambiente adequado, longe das variações de temperatura e da umidade, de acordo com as orientações do fabricante. Logo após a descarga, é necessário verificar as condições dos materiais recebidos para conferir se foram transportados seguindo as normas de conservação.
A vantagem de otimizar o controle de estoque é que esse processo permite rastrear vendas e pedidos de cada produto da empresa. Essas informações ajudam a melhorar a organização do seu inventário. Posicione os mais vendidos em um lugar que seja possível alcançá-los facilmente, como próximo a saída.
Como esses produtos serão acessados continuamente, isso reduzirá o trabalho da equipe e a movimentação dentro do depósito. Assim, o armazenamento e o envio serão executados com mais rapidez.
Os indicadores de desempenho (KPIs) se destinam a analisar a performance operacional do controle de estoque da empresa e identificar gargalos ou falhas no processo. Quanto mais cedo uma empresa implantar tecnologias logísticas, maiores são as chances de tomar decisões acertadas conforme as carências.
Garantir que o produto certo esteja no lugar certo, no momento certo, é fundamental para gerenciar a volatilidade da cadeia de suprimentos. Um software que possua gestão de estoque pode agilizar as operações, consolidando as informações de vendas e dando aos funcionários acesso a dados atuais e confiáveis.
Empresas com vários locais de armazenamento sofrem quando seus servidores precisam realizar uma complexa pesquisa para saber onde estão os produtos, ou para confirmar se realmente estão lá. Um controle de estoque preciso eliminará quaisquer problemas com localização, inclusive tornando o atendimento ao cliente muito mais rápido e eficaz.
Você não quer que o cliente espere você receber uma remessa do fornecedor sem dar a ele uma previsão de atendimento, só porque não sabe quando conseguirá dados sobre o rastreamento do produto, não é? Com um controle de estoque aprimorado, você será capaz de rastrear suas mercadorias com muito mais assertividade, mesmo que elas ainda estejam em rota para o armazém.
Quando o estoque não é controlado corretamente, podem ocorrer situações em que há falta ou excesso de produtos, o que pode levar a prejuízos financeiros. Se o estabelecimento não tem uma mercadoria de alta procura pelos fregueses, poderá perder receitas. Caso tenha em demasia, esta pode sair da validade ou se deteriorar com o tempo.
Por meio de um sistema de controle de estoque, pode-se diminuir os erros com confecção de notas, cotações e com diversos outros aspectos da rotina. Dessa maneira, se evita o desperdício de tempo, materiais e retrabalho, dando mais fluidez às operações da empresa.
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Por Suellen Martins
Original de Maino