Para diminuir os erros na folha de pagamento, o primeiro passo é entender o que está sendo feito de forma errada. Ou seja, é preciso revisar processos para identificar o que precisa ser melhorado e decidir como implementar as melhorias.
Para entender como diminuir os erros na folha, leia esse artigo da Contjet e veja os principais erros e quais as soluções assertivas para eliminá-los.
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Para diminuir os erros na folha de pagamento, é preciso saber quais os tipos de erros são mais frequentes de acontecerem. De fato, ajuda a procurar o problema e entender o que está errado. Por isso, veja a seguir os erros mais comuns em uma folha de pagamento:
1.º – Ocorrência de lançamentos de dados incorretos, que podem gerar uma violação aos direitos trabalhistas, bem como problemas com o fisco;
2.º – Falta de acompanhamento da legislação, provocando a continuidade de erros por ter ocorrido uma alteração na lei, que não foi implementada na folha da empresa;
3.º – Existência de erros de cálculos dos salários dos funcionários, principalmente quando a empresa tem de lidar com horas extras, adicionais e banco de horas;
4.º – Alocação dos funcionários em categorias incorretas, gerando o cálculo incorreto da sua remuneração e benefícios;
5.º – Falta de um planejamento para elaborar a folha de pagamento, ou seja, um passo a passo para assegurar que todas as etapas sejam realizadas;
6.º – Não ter registro dos dados da folha de pagamento para a verificação de qualquer inconsistência futuramente.
Sem dúvida, estes erros na folha de pagamento geram inúmeros problemas para a empresa, inclusive podendo causar transtornos com a fiscalização.
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Por certo, para diminuir os erros na folha de pagamento é preciso definir uma estratégia assertiva para que todo o processo seja desenvolvido. Além disso, é fundamental verificar se os funcionários encarregados da tarefa possuem os conhecimentos necessários.
Em seguida, veja como evitar esses erros na folha de pagamento ao adotar as seguintes ações estratégicas:
Para começar, é preciso ter uma atenção especial para a exigência da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) de pagamento dos funcionários até o quinto dia útil. Por isso, é preciso definir datas para fechamento da folha e realização dos procedimentos.
Certamente, este é um processo que depende da comunicação interna entre os setores da empresa, visando assegurar o compartilhamento adequado das informações. Assim como que as informações sejam transmitidas quando de sua ocorrência, ou seja, em tempo real.
Certamente, essa classificação dos funcionários por categorias profissionais evita que muitos erros venham a acontecer. Isso porque cada uma tem as suas próprias convenções e acordos sindicais. De fato, estabelece algumas diferenças para os cálculos da folha.
4.º – O levantamento das horas trabalhadas, bem como faltas, licenças, horas extras, adicionais noturnos, dentre outros, requerem uma atenção especial. Além disso, exigem um controle detalhado para não gerar complicações futuras para a empresa.
Este é um dos pontos que mais necessita de atenção e cuidado, pois são muitos detalhes a serem observados para realizar os cálculos da forma correta. Desse modo, deve ser realizado de acordo com a legislação específica e informações coletadas anteriormente.
Portanto, para diminuir os erros na folha de pagamento é essencial revisar os processos e implementar os procedimentos corretos. Além disso, a empresa deve estar sempre atualizada quanto às mudanças na legislação que impactam na folha de pagamento.
Por isso, uma das melhores formas para resolver esse problema e outros da folha de pagamento, é contratar uma empresa especializada em contabilidade e finanças. Pois, além da expertise no assunto, os profissionais estão sempre informados de legislação.
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