A invoice é o documento oficial que formaliza pagamentos e recebimentos com o exterior, sendo obrigatória para todas as transações superiores a 3.000 dólares americanos.
A tradução da palavra significa “fatura” e tem o objetivo de garantir a regularidade dessas operações internacionais, tendo o mesmo valor legal que as notas fiscais no Brasil.
Este documento deve ser emitido sempre que houver a prestação de serviços para o exterior para validar o recebimento pelos serviços.
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Profissionais da área de tecnologia, por exemplo, têm maior familiaridade com o mercado de trabalho em outros países, e por isso devem estar mais atentos às regras de elaboração da invoice.
Por não poderem optar pelo MEI, desenvolvedores acabam tendo que emitir além da invoice, também a nota fiscal de prestação de serviços, inclusive nas exportações, sendo o contratante pessoa física ou jurídica.
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Vale ressaltar que mesmo que não seja obrigatória, a emissão da invoice é indicada também em operações inferiores a 3.000 dólares americanos, facilitando a comprovação dos recebimentos e evitando problemas futuros com a fiscalização.
Para preencher o documento é necessário ter em mãos as seguintes informações:
Não existe um modelo de invoice padrão que precise ser utilizado por todas as empresas, por isso é possível utilizar modelos prontos ou criar um layout próprio, desde que todas as informações obrigatórias constem no documento.
Também é ideal que o idioma da invoice seja o do contratante no exterior, ou em inglês, para maior compreensão por todos os usuários.
Confira um exemplo de invoice preenchida a seguir:
1. Insira os dados da sua empresa no Brasil
2. Insira os dados do seu cliente no exterior
3. Insira os dados da invoice:
Invoice number: Número sequencial de identificação, iniciando do 1.
Issue Date: Data da emissão da invoice
Due Date: Data de vencimento da invoice.
4. Insira os dados do serviço:
Quantity: Quantidade de horas despendidas para a prestação de serviço
Description: Descrição do serviço
Unit Price: Preço da hora do serviço em dólar
Total: Preço total do serviço em dólar.
5. Insira a(s) forma(s) de pagamento
Enquanto a nota fiscal é um documento com validade fiscal e que deve ser emitida por empresas no momento da venda dos produtos ou execução do serviço, a invoice não possui validade como documento fiscal e deve ser emitida por pessoas físicas e jurídicas no momento do faturamento da operação.
Elas também diferem quanto à tributação.
Enquanto as notas fiscais somarão para o cálculo dos tributos da empresa, de acordo com o regime tributário vigente, a invoice terá a tributação do Imposto sobre Operações Financeiras – IOF, atualmente com valor de 0,38% sobre o valor da transação e do Imposto de Renda, dependendo da natureza da operação.
A exportação de serviços e produtos também possui algumas isenções de tributos como PIS, COFINS, ICMS e ISS, inclusive para empresas optantes pelo Simples Nacional.
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Ter um arquivo editável padrão de invoice no computador ou celular facilita o processo de emissão do documento, uma vez que os dados podem ser atualizados a cada nova operação.
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Fonte: Contabilizei