Notas frias são um problema para empresas que mantêm suas operações dentro da lei. As notas fiscais fraudulentas geralmente são emitidas com o objetivo de praticar atos ilícitos e burlar a Receita Federal.
As notas frias são utilizadas, principalmente, para crimes como sonegação fiscal (simular despesas que não existem, a fim de diminuir o valor dos impostos devidos), lavagem de dinheiro (“legalizar” fundos obtidos de forma ilícita por meio de transações falsas) e fraudes em empresas e benefícios sociais.
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A prática configura crime, de acordo com o Artigo 172 do Código Penal, e pode render de 2 a 4 anos de prisão e pagamento de multa. No entanto, não são somente as empresas que emitem as notas frias que sofrem penalidades.
Mesmo sem se beneficiarem do esquema ilegal, as empresas vítimas delas podem ter sua situação cadastral baixada pela Receita Federal e sua Inscrição Estadual cancelada, o que significa que elas podem ser impedidas de emitir novas notas e de atuar comercialmente.
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Por isso, saber como se proteger desse crime é de suma importância para a integridade de um negócio.
Quando um CNPJ recebe uma nota fiscal, a primeira medida de segurança a ser tomada é a verificação da autenticidade daquele documento. Isso pode ser feito por meio do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, onde é possível inserir a chave de acesso à nota.
Outro recurso interessante é a checagem de dados básicos, como nome e CNPJ da empresa emissora. Apesar de parecer simples, uma vistoria minuciosa dos principais campos do documento pode ajudar a verificar a existência de erros de digitação e/ou ortografia e gramática, que geralmente indicam um documento falso.
Avaliar a coerência dos valores que constam na NF-e também é importante. Cifras inconsistentes com aqueles praticados pelo mercado podem indicar uma nota fiscal falsa.
Além disso, vale realizar uma checagem regular de notas fiscais emitidas em nome do CNPJ, o que pode ser realizado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Dessa forma, é possível captar eventuais notas emitidas sem o conhecimento da empresa.
É possível adotar algumas medidas para evitar o recebimento de notas fiscais fraudulentas. Uma delas é consultar o CNPJ de fornecedores e parceiros antes de realizar transações comerciais, a fim de verificar se a empresa tem operações normais e dentro da lei.
Além disso, as empresas devem estabelecer controles internos diligentes, realizando checagens duplas e até triplas de todas as transações comerciais recebidas e efetuadas, bem como notas fiscais recebidas e emitidas.
Vale citar também a importância de se manter registros fiscais atualizados para comprovar a legitimidade de transações em caso de necessidade.
Quando uma empresa é vítima de uma nota fiscal falsa, o primeiro passo é alertar o Fisco por meio do manifesto de notas fiscais. Com esse processo, uma empresa pode sinalizar que desconhece a operação indicada, protegendo-se de possíveis impostos e investigações decorrentes do documento em questão.
Além disso, é recomendado realizar um boletim de ocorrência, oficializando em mais um órgão o desconhecimento da operação. Também é importante guardar todos os documentos referentes ao processo, incluindo a própria NF-e falsa. Dessa forma, a empresa torna-se isenta de possíveis investigações criminais e penalidades que podem impedir a operação.
Por: Mariana Monteiro, Digital PR Conta Azul