A fraude documental tem se tornado uma ameaça crescente para as corporações modernas, onde documentos falsificados ou adulterados podem causar estragos nos sistemas financeiro e legal de uma empresa, além de afetar sua reputação e confiança do cliente.
Segundo o Mapa da Identidade e da Fraude, realizado pela CAF, nos primeiros três meses de 2023, os serviços financeiros, incluindo bancos, fintechs, empresas de crédito e de pagamento, estavam no foco dos fraudadores, com 60%.
Os três estados que mais concentraram números de tentativas de golpe no período são da região sudeste: São Paulo (27%), Rio de Janeiro (15%) e Minas Gerais (8%). A tentativa de fraude mais utilizada é a fraude documental.
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Pensando em auxiliar as empresas e, também, pessoas a não caírem nas tentativas de fraudes, Marcelo Araújo, Diretor Comercial da eBox Digital, empresa especialista em Gestão e Proteção de Documentos Físicos e Digitais no Brasil, listou os tipos mais comuns, para os leitores do Jornal Contábil.
Essa forma de fraude ocorre quando há alterações intencionais nas informações cruciais de documentos, como assinaturas e datas, prejudicando a confiabilidade dos registros empresariais. As consequências vão além de perdas financeiras, podendo resultar em processos judiciais e danos à reputação corporativa.
A simulação de falso é outra técnica perniciosa, onde os fraudadores criam uma cópia enganosa de um documento legítimo, muitas vezes indistinguível do original. Araújo adverte que essa prática pode levar a contratações fraudulentas e comprometer seriamente as operações empresariais.
Com o advento de ferramentas tecnológicas avançadas, a montagem de documentos fraudulentos tornou-se mais sofisticada. "Usando softwares de edição gráfica, os fraudadores podem alterar o conteúdo de um documento existente ou inventar um completamente falso, desafiando a autenticidade dos registros corporativos", alerta Araújo.
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A clonagem de documentos é especialmente perigosa, ao envolver a reprodução exata de um documento legítimo, facilitando transações fraudulentas e roubo de identidade.
Para combater esses riscos, Araújo recomenda a implementação de soluções tecnológicas avançadas e políticas internas rigorosas. Implementar um programa de compliance robusto é fundamental para prevenir e detectar fraudes em uma empresa. Aplique políticas e procedimentos claros que orientem os funcionários sobre como lidar com documentos, transações e situações suspeitas.
Além disso, ter um código de conduta e ética que defina padrões dos comportamentos esperados de todos os funcionários, promove uma cultura de integridade, assim, todas as práticas dos colaboradores ficam alinhadas aos princípios da instituição.
Outra estratégia que costuma dar certo é estabelecer a segregação de funções, ou seja, divida as responsabilidades de maneira que nenhuma pessoa tenha controle absoluto sobre um processo ou transação. Isso reduz as oportunidades para a fraude.
"O investimento em tecnologia de proteção documental, como a autenticação digital e o monitoramento contínuo de documentos, é essencial para prevenir fraudes", finaliza ele.