Manter os registros das entradas e saídas de capital é fundamental em qualquer tipo de empresa. Tendo esse controle, é mais fácil entender a situação pela qual ela está passando e evitar problemas. Essas anotações são feitas normalmente em um documento chamado livro-caixa.
Seus lançamentos são feitos, obviamente, quando há movimentação, mas é importante avaliar e consultar esse documento em um intervalo de tempo regular.
No entanto, além do registro correto e mapeamento do fluxo financeiro, é preciso ir muito além neste assunto. Entender toda a importância do item para que uma empresa colha os bons frutos de uma gestão financeira bem feita, garantindo a saúde do negócio e, além disso, tendo acesso à informações estratégicas para tomada de decisão.
Saiba tudo sobre o livro caixa acompanhando a leitura a seguir!
Leia também: Exercendo Atividade De Fluxo De Caixa No Escritório Contábil
O livro caixa é uma ferramenta usada para auxiliar diretamente no registro contábil de empresas. Nele, ficam registradas todas as entradas e saídas de dinheiro em um determinado período, que pode ser diário, mensal ou anual, a depender do tamanho do negócio.
Além disso, quando bem estruturado, esse livro ajuda na hora da demonstração de resultados (DRE) e o balanço patrimonial do negócio, bem como pode ajudar a evitar problemas contábeis com a Receita Federal.
Quanto à obrigatoriedade, o livro caixa se faz obrigatório para empresas que optam pelo Simples Nacional e é uma responsabilidade facultativa para os negócios que possuem Lucro Presumido.
Os nomes são semelhantes, a função também, mas livro caixa e fluxo de caixa não são a mesma coisa. Ambas são ferramentas muito importantes em uma organização, mas cada uma tem características específicas.
O livro caixa faz o controle de pagamentos e recebimentos em dinheiro que acontecem dentro da empresa. Ele é um documento complementar que auxilia no processo de gestão contábil. Ainda, a empresa pode usá-lo também como um apoio para o fluxo de caixa.
Já o fluxo de caixa é uma ferramenta que controla todas as entradas e saídas da empresa, sejam elas fixas ou variáveis. Assim, não ocorre o controle apenas dos gastos e das receitas, mas também dos investimentos, projeções de faturamento e outros dados de cunho gerencial.
Outra diferença é a obrigatoriedade legal do livro caixa para algumas empresas. Aquelas empresas que aderiram ao regime tributário do Simples Nacional são obrigadas por lei a criar e preencher o livro caixa e devem apresentar os dados quando solicitadas.
Já o fluxo de caixa, apesar de sua extrema importância, não é um documento que as empresas precisam, por obrigação legal, apresentar aos órgãos fiscalizadores. É uma ferramenta importante para gestão e domínio das finanças de um negócio. Mas, se a empresa não o apresentar, não sofrerá sanções por isso.
Alguns dados essenciais que devem constar no livro caixa. São os seguintes:
Depois disso, você precisa fazer a escrituração do livro caixa. Como? Em um processo dividido em três partes principais:
Leia também: Como Está O Fluxo De Caixa Do Seu Escritório De Contabilidade?
O preenchimento é a parte mais fácil do processo. Existem apenas duas recomendações principais e algumas dicas que podem facilitar ainda mais o processo. A primeira recomendação é que o preenchimento deve acontecer de forma cronológica, para facilitar a organização e localização dos dados.
A outra recomendação é registrar absolutamente tudo! Assim o retorno que essas informações podem te dar estarão mais próximos da realidade.
O preenchimento do livro caixa é simples, mas exige cuidado e organização não só para evitar erros, mas também para melhorar a visualização dos dados.
As empresas obrigadas a fazer a escrituração do livro caixa são aquelas optantes pelo regime do Simples Nacional. No entanto, o recomendado é que todas as empresas utilizem o livro caixa para controle gerencial.
O livro caixa geralmente é de responsabilidade do contador ou do setor financeiro da empresa. Em empresas menores, o documento pode ficar de responsabilidade do dono do negócio mesmo.
O livro caixa registra somente movimentações das disponibilidades da empresa, como caixa e bancos. Já o livro diário contém todos os lançamentos contábeis da empresa. No diário ocorre toda a escrituração contábil da empresa, com os lançamentos que envolvem patrimônio, investimentos e imobilizados.
Mín. 21° Máx. 34°