A relação entre empresas e seus contadores transcende a mera prestação de serviços contábeis. Trata-se de uma parceria estratégica, na qual a comunicação eficaz e o compartilhamento de informações desempenham um papel fundamental para o sucesso e a sustentabilidade do negócio. A negligência na comunicação com o contador, manifestada pela falta de envio de documentos e informações relevantes, pode desencadear uma série de problemas que vão muito além de meros transtornos administrativos.
A ausência de documentos fiscais, como notas fiscais de compras e vendas, recibos e comprovantes de pagamentos, impede que o contador realize o cálculo correto dos impostos devidos. Essa situação pode levar a erros nas declarações fiscais, resultando em multas e penalidades significativas por parte das autoridades fiscais. Além disso, a falta de informações sobre as operações da empresa dificulta o planejamento tributário eficiente, o que pode levar ao pagamento de impostos desnecessários, impactando negativamente a lucratividade do negócio.
A contabilidade é o instrumento que permite aos gestores ter uma visão clara e precisa da situação financeira da empresa. A falta de informações sobre as transações realizadas impede que o contador mantenha a contabilidade atualizada, o que compromete a análise da saúde financeira do negócio. Essa situação dificulta a identificação de problemas, como despesas excessivas, inadimplência de clientes e baixa lucratividade, impedindo a tomada de medidas corretivas em tempo hábil.
A falta de informações contábeis confiáveis também prejudica a tomada de decisões estratégicas. Sem dados precisos sobre o desempenho da empresa, os gestores podem tomar decisões equivocadas, como investimentos em áreas de baixo retorno, cortes de custos em setores essenciais e expansão precipitada do negócio.
Instituições financeiras, como bancos e cooperativas de crédito, exigem demonstrações contábeis atualizadas e confiáveis para analisar o risco de crédito e conceder financiamentos. A falta de informações contábeis completas impede que o contador prepare esses documentos de forma adequada, dificultando o acesso da empresa a recursos financeiros essenciais para seu crescimento e desenvolvimento.
A falta de comunicação com o contador pode levar à perda de oportunidades de economia e redução de custos. O contador, por meio da análise das informações financeiras da empresa, pode identificar possibilidades de otimização tributária, renegociação de contratos com fornecedores e redução de despesas desnecessárias. A ausência dessas informações impede que o contador atue de forma proativa, buscando soluções que beneficiem financeiramente o negócio.
Uma empresa que não demonstra organização e transparência em suas informações financeiras pode ter sua reputação e credibilidade prejudicadas. Fornecedores, clientes e parceiros de negócios podem questionar a capacidade da empresa de honrar seus compromissos e cumprir suas obrigações, o que pode levar à perda de negócios e oportunidades.
Para evitar os problemas decorrentes da falta de comunicação com o contador, é fundamental que a empresa adote uma postura proativa e transparente. Isso envolve:
Envio regular de documentos: Notas fiscais, comprovantes de pagamentos, extratos bancários, contratos e outros documentos relevantes devem ser enviados ao contador periodicamente, de forma organizada e completa. Hoje vários Softwares Contábeis já utilizam deste processo.
Comunicação constante: Manter contato frequente com o contador para esclarecer dúvidas, solicitar orientações e discutir estratégias financeiras.
Organização interna: Implementar processos internos eficientes para o controle e arquivamento de documentos, facilitando o acesso e o envio das informações ao contador.
Conscientização da equipe: Informar e conscientizar os colaboradores sobre a importância de fornecer informações precisas e em tempo hábil ao contador.
A comunicação eficaz entre empresas e contadores é um investimento que gera resultados positivos a curto, médio e longo prazo. Ao estabelecer uma parceria sólida e transparente com seu contador, a empresa garante o cumprimento de suas obrigações fiscais, a saúde financeira do negócio, o acesso a crédito e a tomada de decisões estratégicas acertadas, contribuindo para o sucesso e a longevidade da empresa.