Aplique o teste para medir a eficiência da sua empresa contábil

A quantidade de funcionários é condizente com o faturamento da minha empresa? A resposta poderá chamar a atenção para a necessidade de mudanças. Veja a fórmula.

As estatísticas revelam que mais da metade das empresas constituídas encerram suas atividades antes de completar cinco anos. Na maior parte dos casos, os motivos alegados são a falta de capital de giro ou de clientes. No entanto, sabemos que a ausência de planejamento e o despreparo para a gestão dos negócios são os fatores que impedem o sucesso de qualquer empresário.

Esta realidade também acontece em empresas de contabilidade constituídas por contadores que ficaram desempregados ou por outros que desejam tentar a sorte dado ao bom relacionamento com “meia dúzia” de clientes.

Normalmente iniciam as atividades em suas próprias casas sem planejamento, análise de viabilidade e de controles capazes de gerir a carteira, atestar periodicamente a produtividade dos colaboradores e a rentabilidade dos clientes.

Objetivando contribuir com uma rápida análise da sua empresa contábil proponho fazer a seguinte conta para saber se o faturamento é compatível com o número existente de colaboradores:

Resultado = FM – (CO x HV x PV)

Onde:

FM = Faturamento médio

CO = número de colabores, inclusive os sócios que atuam na empresa

HV = número médio de horas mensais colocadas à disposição dos clientes

PV = valor médio de venda da hora (custos totais mais lucro desejado)

Sabemos que cada colaborador poderá vender aproximadamente 140 (HV) horas mensais, pois as demais são diluídas pelas faltas, treinamentos, reuniões internas, ociosidade etc.

Já o preço de venda (PV) da hora com 15% de lucro, que é considerado modesto para a área de serviços, e todos dos custos de uma empresa prestadora de serviços contábeis, fica na ordem de R$ 50,00. Claro que tanto as horas vendidas quanto a formação do preço de venda da hora devem ser calculados, mas aqui fornecemos informações médias para permitir a conta rápida.

Agora falta apenas informar o número de colaboradores que a sua empresa possui. Atenção para totalizar este número: considere todos os funcionários, inclusive os sócios que atuam com exclusividade na empresa. Recomendamos excluir apenas a zeladora ou pessoal de manutenção, caso tenha. Se houver funcionários que trabalham períodos menores, considere-os na proporcionalidade.

Para exemplificar tomemos a empresa que possui 10 colaboradores e um proprietário, com faturamento médio mensal (FM) de R$ 60.000,00.

CO = 11

HV = 140

PV = 50,00

FM = 60.000,00

Resultado = 60.000,00 – (11 x 140 x 50,00)

Resultado = 60.000,00 – 77.000,00

Resultado = -17.000,00 (negativo)

Se o resultado apurado foi negativo você deve ficar alerta, pois só há duas possibilidades para tanto: os honorários contratados são incompatíveis com o volume de serviços ou os seus colaboradores têm baixa produtividade. No exemplo apresentado a empresa fatura, ao menos, R$ 17.000,00 abaixo do mínimo ideal.

De qualquer forma proponho que invistam tempo para analisar o desempenho da empresa. Especialmente para as que tiveram resultado negativo é importantíssimo aprofundar o estudo com a formação do preço de venda da hora e o controle do tempo dos funcionários nas tarefas por cliente para apurar a lucratividade (ou prejuízo) em cada um deles. Desta forma será possível saber onde é que está o erro.

Gilmar Duarte – www.gilmarduarte.com.br