Atenção: Obrigatoriedade da Nota Fiscal 4.0 começa a valer em julho para micro e pequenas empresas

Já está por dentro da NF-e 4.0? Durante o ano de 2018, haverá mudanças na emissão de notas fiscais. Em julho, o novo padrão para a validação das notas estará em funcionamento. Se você vende produtos (bens e mercadorias), deve ficar ligado nas alterações do documento. A gente ajuda você a entender o novo layout da nota.

Entenda a o que é NF-e 4.0 e o fim da NF-e 3.10

NF-e 4.0 é a “cara” nova da nota fiscal eletrônica de mercadorias. Ela se aplica a compras e vendas de produto, com regras específicas e diferentes do padrão usado anteriormente (NF-e 3.10). O arquivo XML da nota agora passa a ter uma nova organização e o sistema emissor precisa estar preparado para isso.

Depois de três anos, a “cara” da NF-e (nota fiscal eletrônica) está de mudança.Nota Técnica 2016.002, divulgada em novembro de 2016 pela Encat (Coordenação Técnica do Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais) estabelece um novo layout da NF-e 4.0 para o documento fiscal, emitido em operações envolvendo produtos.

Para complicar, em abril de 2017, a Receita Federal atualizou a nota técnica e o prazo para desativação do layout 3.10.

Quando a NF-e 4.0 passa a valer?

A NF-e 4.0 já funciona desde 2017, mas ela será obrigatória a partir de 2 de julho de 2018. Essa é a data definitiva: depois disso, notas no padrão 3.10 não serão mais validadas pelos órgãos do governo (Sefaz).

Só lembrando, a nota fiscal eletrônica só existe digitalmente: é um arquivo eletrônico no formato XML, que carrega as informações de uma operação de compra ou venda organizadas de forma estruturada. Essa estrutura, no arquivo XML, recebe o nome de “layout” (ou leiaute, em uma versão aportuguesada do termo, usada com frequência pela Receita Federal).

A nova versão do documento fiscal é fruto da mais significativa mudança promovida na NF-e nos últimos anos e obedece a uma política do Encat de só mexer no leiaute da nota quando há necessidades de alteração acumuladas.

A razão para isso é bastante fácil de compreender, pois cada modificação acaba exigindo ajustes tanto nos sistemas emissores quanto nas secretarias estaduais da Fazenda e nas próprias empresas que diariamente utilizam o documento em operações de compra e venda de mercadorias.

NF-e 4.0: Sequência de prazos para as mudanças

Desde 2014, a versão em uso é a 3.10, mas o novo leiaute da NF-e 4.0 já tem cronograma para entrar em vigor. A partir de 1º de junho, será iniciado o ambiente de homologação. Dois meses depois, será a vez do ambiente de produção com a nova versão. Mas a desativação completa, inicialmente prevista para ocorrer ainda em 2017, vai ficar para julho de 2018.

Na prática (segundo a versão 1.50 da NT2016.002):

• Ambiente de Homologação para testes por sistemas e por emissores: 20/11/2017
  (prazo mantido)
  Início dos testes dos programas emissores de nota. As notas na versão 3.10 ainda serão válidas.
• Ambiente de Produção para emitir notas no novo layout: 02/07/2018
  (prazo mantido)
  Início do funcionamento na prática da emissão e validação das notas. Tanto as notas na versão 3.10 quanto 4.0 serão aceitas.
• Desativação da versão 3.10 do layout anterior da nota:  02/07/2018
  (prazo original era 06/11/2017 e foi adiado)
  Prazo máximo para a migração para NF-e 4.0. A partir daqui, a versão 3.10 não será mais aceita pelo governo.

Um fôlego para os donos de negócio que ainda não se informou sobre as mudanças na emissão de notas fiscais? Em parte, sim.

Como a versão 3.10 só será desativada daqui a um ano, nenhuma empresa será obrigada a adotar a NF-e 4.0 antes disso, embora seja recomendado para se habituar às novidades.

Entretanto, nada impede que notas já sejam geradas por fornecedores contra o seu CNPJ a partir de agosto, adotando o novo leiaute. Nesse caso, o recebimento do arquivo XML da nota fiscal já deverá atender ao formato atualizado.

Quem deve se preocupar com a mudança?

Muitas das mudanças na emissão de notas fiscais são estritamente técnicas e não devem preocupar os donos de negócios, desde que já estejam usando um sistema emissor confiável. Isso porque quem precisará se ocupar de atualizar a solução para a nova versão são as empresas que fornecem a tecnologia.

Quem usa tecnologias ultrapassadas e não migrar para a NF-e 4.0 até o prazo limite estabelecido, não poderá mais emitir os documentos fiscais. Na prática, isso significaria ficar irregular em caso de uma venda ou compra descoberta de nota fiscal.

Se você utiliza o ContaAzul, fique tranquilo, porque o sistema será atualizado e vai continuar facilitando o preenchimento dos campos do documento fiscal. Ainda não é cliente? Comece agora.

As principais mudanças na emissão de notas fiscais

Entre as novidades, vale destacar a adoção do protocolo TLS 1.2 ou superior, sendo vedado o uso do protocolo SSL como padrão de comunicação, como vinha ocorrendo. O que é interessante saber sobre a alteração é que ela objetivagarantir maior segurança ao processo, o que não ocorria em razão da alegada vulnerabilidade do protocolo SSL.

Também estão previstas modificações diversas em regras de validação, em atendimento a novos campos ou a novos controles.

Quanto ao conteúdo da nova NF-e, é recomendável ter atenção especial aoFundo de Combate à Pobreza (FCP), previsto pela Constituição Federal e que recebe recursos oriundos do ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.

O novo leiaute traz campos relativos ao FCP para operações internas ou interestaduais com ou sem substituição tributária, devendo ser identificado o valor devido em decorrência do percentual do imposto recolhido ao fundo. Base de cálculo e ocorrência de retenção aplicada o FCP também receberam novos campos.

Outra informação importante é que o campo indicador da forma de pagamento agora passa a integrar o Grupo de Informações de Pagamento, que, por sua vez, inova ao prever o preenchimento com dado sobre o valor de troco.

Além disso, se antes o campo se restringia a informar se o pagamento ocorreu à vista ou a prazo, agora é preciso informar qual o meio de pagamento utilizado, como dinheiro, cheque, cartão de crédito, de débito ou vale alimentação, entre outros.

Também aparecem entre as novidades da NF-e 4.0 as seguintes modificações:

• No Grupo Identificação da Nota Fiscal Eletrônica, o campo Indicador de presença (indPres) agora pode ser preenchido com a opção 5 (operação presencial, fora do estabelecimento), que é o que ocorre no caso de venda ambulante.
• Por sua vez, o Grupo X- Informações do Transporte da NF-e ganhou duas novas modalidades de frete. São elas: transporte próprio por conta do remetente e transporte próprio por conta do destinatário.
• Já o Grupo Rastreabilidade de Produto, que hoje não existe, passará a vigorar no novo leiaute. Sua função é trazer informações que permitam o rastreamento de produtos sujeitos a regulações sanitárias, como é o caso de defensivos agrícolas, itens veterinários, odontológicos, medicamentos, bebidas, águas envasadas e embalagens.
• Por fim, quando se trata de medicamentos, o código da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) deve ser informado em campo específico que estreia nesta versão do documento.

Prepare-se para a NF-e 4.0: o ContaAzul estará pronto

Neste artigo, falamos sobre as principais mudanças na emissão de notas fiscais promovida pela atualização de seu leiaute. Como muitas dessas alterações são de linguagem técnica, você que é dono de negócio pode imaginar que o conteúdo tenha interesse restrito.

Mas não se engane: a estimativa é que haja 1,3 milhão de empresas emissoras de NF-e no Brasil. Todas elas terão que adaptar seus sistemas ao novo padrão.

Menos mal para você se já utiliza uma solução completa, como a ofertada pela ContaAzul, que vai além da emissão de NF-e para disponibilizar uma ferramenta que agrega resultados ao controle e à gestão financeira.

Se você já faz uso da tecnologia, aproveite o novo leiaute da nota fiscal eletrônica para que possa estabelecer um período de transição confortável e seguro. Lembrando que a correção no documento é fundamental para prevenir problemas com órgãos de fiscalização e para tornar a tomada de decisão na empresa mais simples e eficiente.

Via ContaAzul