3 Elementos essenciais para automação de processos em fechamentos remotos

Seja no final do mês, no final do trimestre ou no final do ano, as equipes financeiras têm um objetivo universal: fornecer um fechamento financeiro oportuno e preciso.

Se o departamento financeiro é igual a maioria, as equipes enfrentam prazos apertados, que geralmente promovem níveis mais altos de estresse e colaboradores desmotivados.

A rotina se repete: as demandas estão sempre sufocadas.

A falta de recursos e tempo tornou-se ainda mais evidente à medida que as organizações em todo o mundo passaram a trabalhar remotamente.

E essa nova maneira de trabalhar está dificultando ainda mais a entrega de resultados completos e precisos durante os primeiros fechamentos remoto.

A boa notícia é que, com a automação financeira, é possível capturar, validar e analisar continuamente seus dados de maneira oportuna e precisa.

A integridade dos dados, juntamente com o processamento em tempo real, pode melhorar os processos manuais, como substituir as planilhas do Excel pela automação.

Embora as planilhas sejam uma ferramenta útil, elas podem estar sujeitas a erros e não têm como rastrear as alterações feitas, diminuindo a velocidade do fechamento.

A automação reduz a necessidade de entrada manual de dados.

Como resultado, as equipes financeiras recuperam certo tempo.

Isso significa que, em vez de temer que seus trabalhos estejam em risco, os colaboradores podem aprender a desempenhar funções que oferecem suporte e análise estratégicos para os negócios.

Isso pode torná-los mais proativos em vez de reativos.

Essas habilidades também podem capacitar os colaboradores, permitindo que eles se sintam mais valorizados, promovendo a retenção de bons talentos para a organização.

Comece com melhoria de processos

Se você ainda não possui automação, existem ferramentas prontas para te ajudar a melhorar seus processos.

Depois que você decidir automatizar, sua fundação será muito melhor estabelecida.

Aqui estão algumas sugestões para ajudar você a começar:

1. Padronize os arquivos, lançamentos e processos manuais;
   
2. Consolide diversas pequenas anulações em um diário e publique no início do mês;
   
3. Automatize ao máximo os lançamentos periódicos;
   
4. Mova tarefas de fechamento demoradas, executadas em locais críticos, no início do mês;
   
5. Espalhe análises de dados de grande volume para análises semanais.

Em seguida, siga estas práticas recomendadas antes de começar a implementar a automação financeira:

Comunique-se com a equipe

Antes de implementar uma plataforma de automação financeira, é essencial reunir todos os profissionais e enfatizar a importância de cada membro da equipe para este projeto.

Ao fazer isso, você descobrirá que seus colaboradores sentirão propriedade pessoal durante o processo e entenderão a importância do resultado.

Planeje sua visão de transformação

Os dias de processos manuais e demorados estão cada vez mais próximos de um fim.

Os controles financeiros e a plataforma de automação simplificam e automatizam os muitos processos necessários para se aproximar de um fechamento bem-sucedido.

Fazer melhorias como a padronização de processos para automatizar as rotinas (como reconciliações de contas bancárias e lançamentos contábeis manuais) economizará tempo e minimizará as chances de erros.  

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Fonte: Dattos