Certificado digital: veja os tipos disponíveis para cumprir suas obrigações

Quando o assunto é o cumprimento de obrigações fiscais e tributárias, costumamos falar bastante sobre o uso do certificado digital.

Mas você sabe qual como essa ferramenta pode te ajudar a entregar todas as obrigações da empresa de forma correta e segura?

Para falar sobre isso, é importante te contar que o certificado digital foi criado diante da necessidade de garantir a segurança de informações que são enviadas e recebidas através da internet. 

Diante disso, foi criada no Brasil em 2001, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil.

A iniciativa teve como objetivo garantir a validade jurídica de documentos e segurança na utilização dos certificados digitais.

Então, para entender como utilizar essa ferramenta, continue conosco e veja como cumprir com obrigações fiscais e tributárias que fazem parte da rotina das empresas. 

Quem pode usar o certificado digital?

O certificado digital pode ser utilizado por todo tipo de pessoa jurídica ou equiparada.

Além disso, é importante que o gestor fique atento, pois, dependendo das características da empresa, o uso do certificado digital pode ser obrigatório para o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias.

Isso ocorre, por exemplo, com as empresas que são optantes dos regimes tributários de lucro real ou lucro presumido e aquelas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e). 

Tipos de certificados digitais

Saiba que existem tipos diferentes de certificados digitais, são eles: 

e-CNPJ: esta é a versão digital do CNPJ e garante a autenticidade das transações de empresas no meio eletrônico, sendo emitido e armazenado utilizando os modelos A1 (possui prazo de validade de 1 ano a partir da data de emissão) e  A3 (prazo de validade varia entre 1 ano e 3 anos a partir da data de emissão); 

NF-e: este arquivo garante a validade jurídica das emissões de notas fiscais emitidas pela empresa aos órgãos responsáveis. Desta forma, o certificado NF-e pode ser utilizado para assinar as notas fiscais eletrônicas emitidas, garantindo, assim, maior segurança contra qualquer tipo de fraude.

Entre os documentos que podem ser emitidos e assinados com o NF-e, estão: nota fiscal eletrônica; nota fiscal avulsa eletrônica; nota fiscal de consumidor eletrônica e nota fiscal de serviço eletrônica.

e-MEI: é um certificado digital feito especialmente para o microempreendedor individual (MEI) e fornece quase as mesmas funções do e-CNPJ, mas de forma simplificada. 

e-Simples: é voltado para as micro e pequenas empresas que optaram pelo Simples Nacional, sendo possível gerar assinaturas digitais com validade jurídica. 

e-CPF: sabemos que o CPF faz a identificação de pessoa física, então, também existe a versão digital. Através dele também é possível assinar contratos e acessar os serviços do site da Receita Federal. Ele utiliza a mesma tecnologia do certificado A, que veremos a seguir.

Tipo A (certificado de assinatura digital – A1, A3, A4): se trata do certificado mais utilizado atualmente e confere autenticidade a qualquer documento ou arquivo. É indicado para profissionais liberais que necessitam de realizar o envio de documentos digitais assinados. 

Tipo S (certificado de sigilo/confidencialidade – S1, S3, S4): é um modelo que busca trazer sigilo para as transações, sendo possível criptografar os dados, podendo ser acessado por meio de um certificado autorizado. 

Tipo T (certificado de tempo T3): é conhecido como carimbo de tempo e tem como objetivo atestar quando um documento digital foi emitido, mostrando a hora e data exata da informação digital, então garante a segurança das informações. 

Como usar?

Através do certificado digital o gestor ou contador têm acesso à serviços para empresas e equiparadas que podem ser realizados pela internet, como por exemplo, o e-CAC que pode ser acessado por meio do site da Receita Federal.

Além disso, também é possível utilizar o certificado digital para o envio das declarações de tributos e obrigações acessórias.

Assim, as informações estarão protegidas contra fraudes. O seu uso também pode ser feito para a autenticação em sistemas, envio e acompanhamento da declaração do imposto de renda, dentre outras possibilidades.

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Por Samara Arruda