Cliente de um escritório de contabilidade? Saiba quais são as suas responsabilidades

Em muitos casos, as atividades do contador dependem das informações prestadas pela gestão da empresa.

Assim, podemos afirmar que ambos andam de mãos dadas na administração de um negócio. Cada um com suas responsabilidades administrativas e legais.

Como funciona o processo contábil de uma empresa?

A contabilidade de uma organização é feita por meio do registro de toda a movimentação existente num negócio, caso tenha alterado a sua situação patrimonial, havendo ou não dinheiro envolvido na operação.

A compra de um computador a prazo é um exemplo claro de um fato que modificou a situação patrimonial da empresa sem a presença de dinheiro no primeiro momento e, portanto, é objeto de registro da contabilidade.

Esses registros são feitos por meio de lançamentos transformando em informações contábeis os dados existentes em cada documento de compra ou venda de algum item.

O processo contábil é obrigatório para quase todas as corporações legalmente constituídas (exceto o microempreendedor individual). Além disso, ele é uma ferramenta de gestão e controle essencial para qualquer tipo de negócio.

Até onde vão às responsabilidades do contador?

As responsabilidades do contador se dividem em três: civil, penal e tributária. Neste tópico, nós detalharemos cada uma delas.

A responsabilidade civil está relacionada à prática efetiva das técnicas contábeis executadas pelo profissional. Por exemplo, ele é responsável pela correta emissão do balanço patrimonial e transmissão das obrigações contábeis no prazo previsto.

Caso o contador não cumpra com as obrigações inerentes às suas práticas operacionais, ele deve responder perante o cliente e à justiça, caso ela for acionada.

A responsabilidade penal é aquela onde o contador responderá pela prática de ações perante o Judiciário na esfera criminal, podendo inclusive ser obrigado a cumprir penas, dependendo de sua conduta.

O contador é responsável pelo controle de créditos tributários, aplicação de alíquotas e outras questões que influenciam a emissão de guias para recolhimento dos tributos de uma empresa.

No entanto, a responsabilidade do contador começa a partir do recebimento das informações corretamente e no tempo ideal por parte do cliente.

Quais são as responsabilidades do empresário?

No âmbito das responsabilidades, existe uma questão muito interessante denominada pelos especialistas e pela Lei de “solidariedade”.

Responsabilidade solidária significa que aquelas obrigações contábeis que observamos no item anterior sobre a responsabilização civil, penal e tributária são extensivas ao empresário, uma vez que os dados e informações essenciais para a realização de toda e qualquer prática contábil parte dele.

Sendo assim, o empresário é o responsável por transmitir ao contador as informações referentes ao seu negócio.

Todos aqueles fatos que modificaram a situação financeira ou patrimonial da sua organização devem ser informados ao contador por meio de documentos específicos, como notas fiscais, extratos bancários, boletos pagos, comprovantes, etc.

Algumas obrigações do cliente:

• Notificar quando sobre o cancelamento de nota fiscal em mês diferente do da emissão: essa ação é importante para haver o controle adequado das notas fiscais emitidas nos períodos corretos. Isso impacta diretamente na contabilidade e na parte fiscal da empresa.
• Informar sobre previsão de aumento do faturamento quando tiver Fator R: Fator R é o nome dado ao cálculo realizado mensalmente para saber se uma empresa será tributada no anexo III ou V do Simples Nacional. Se a razão entre a folha de salários ou folha de pagamento (incluído o pró-labore) dos últimos 12 meses e a receita bruta da pessoa jurídica dos últimos 12 meses for igual ou superior a 28% (vinte e oito por cento), dependendo da atividade econômica, a empresa deixará de ser tributada no anexo V e será tributada no anexo III. É importante sempre informar à contabilidade qualquer alteração neste sentido.

Por que não devo esconder os dados do contador?

É muito comum encontrarmos empresários que tentam “enganar” seu próprio contador, deixando de apresentar certos documentos comprobatórios de receitas. É a sonegação de documentos.

Sabemos que existem muitos profissionais atentos às suas responsabilidades e que sempre zelam pelas receitas dos seus clientes, visto que são elas o principal fator que constitui a base de cálculo dos tributos de uma empresa.

O empresário que pratica a sonegação de documentos não está enganando apenas o seu contador, mas principalmente a si próprio. As consequências dessa prática são bastante sérias e podem, no longo prazo, ser o motivo de processos nas áreas civil e criminal. Além disso, certamente, a relação ficará desestabilizada e após certo tempo poderá haver a separação.

Contabilidade é um serviço obrigatório?

Toda empresa, obrigatoriamente, deverá contratar os serviços de um contador ou uma consultoria contábil. Ao contrário do que muita gente imagina, inclusive o MEI (Microempreendedor Individual) precisa de contabilidade para não ser tributado.

O que torna esse serviço uma exigência em toda organização está relacionada às declarações enviadas aos órgãos de fiscalização. Elas são obrigações que devem ser emitidas e enviadas mediante assinatura de um contador devidamente registrado em seu conselho de classe.

É impossível cumprir com essas exigências sem um profissional contábil. Não somente pela complexidade técnica que algumas dessas obrigações possuem, mas também pela necessidade de assinatura que elas exigem.

O que considerar na hora de contratar uma contabilidade?

Antes de qualquer coisa, na hora de contratar um serviço de contabilidade, verifique o registro dos profissionais em seu respectivo conselho de classe.

Feito isso, procure conhecer outros clientes daquele profissional ou empresa de contabilidade. Busque informações sobre a qualidade da prestação de serviços bem como as condições de atendimento.

Após reunir essas informações básicas, avalie a estrutura da empresa de contabilidade que deseja contratar.

Em alguns casos, vale a pena contratar uma corporação com mais funcionários e profissionais de contabilidade para facilitar o seu acesso a certas informações quando for necessário.

Verifique também a experiência do contador. Busque por profissionais que tenham certo conhecimento sobre a sua área de atuação.

Existem organizações contábeis especialistas em algumas atividades, como área da saúde,

É possível evitar problemas graves com autuações fiscais quando a contabilidade adequada é implantada ao seu negócio.

Fonte: Conub