Como elaborar uma carta de cobrança?

A carta de cobrança é uma ótima maneira de manter contato com seus clientes inadimplentes.

Esse elegante instrumento de cobrança, como o próprio nome já diz, ajuda o empresário a manter seu número de vendas em ordem.

O principal objetivo da carta cobrança é lembrar o cliente sobre a dívida que ele possui com você. No entanto, ela não constrange ou ameaça em momento algum.

A ideia é ser cordial, mas lembra-lo de possíveis consequências jurídicas caso a dívida não seja sanada.

O que é exatamente carta de cobrança

A carta de cobrança é um instrumento administrativo extrajudicial utilizado por empresas para tratar com seus clientes sobre dívidas em aberto. Ela pode ser enviada pelo correio, por e mail, ou disparada por SMS ou Whatsapp.

Entenda: Usar o sistema ERP online é a solução para quem precisa fazer a gestão completa e integrada da sua empresa. Conheça mais sobre essa tecnologia.

Mais importante, ao escrever uma carta cobrança, se alie o tom direto com a cordialidade. É necessário ser direto, sem parecer seco. Ser curto sem parecer frio. Ser severo sem parecer grosseiro.

Entretanto, perceba que existe uma linha tênue entre o que você quer dizer, e o que você não quer parecer estar dizendo.

Portanto, é necessário que se leve isso muito a sério pois uma carta cobrança mal escrita pode causar sérios prejuízos como a perda do cliente, processos por constrangimento ilegal e cobrança indevida.

Tudo é uma questão de ser honesto e saber qual tom você irá utilizar.

Todos devedores devem receber uma carta de cobrança?

Por se tratar de um instrumento de cobrança para manter seu faturamento alto e as contas em ordem a resposta é sim. Todos os clientes inadimplentes devem estar cientes de que estão devendo.

O que é salutar lembrar é a diferença entre um cliente de anos e um cliente mais recente, que não possui uma história com a empresa.

• Leia também: CRM para gestão de clientes

Com certeza todos os dois tipos de cliente são igualmente importantes de se manter. No entanto, o cliente mais antigo, de anos, pode se sentir melindrado em receber tal carta cobrança.

Afinal, anos e anos como bom pagador não contam para nada? É claro que sim! É para continuar a deixar claro que se trata de alguém especial que a carta cobrança deve ser acompanhada de um telefonema de cortesia, explicando a situação.

Procure saber o que aconteceu

Todavia é importante lembrar que todos nós estamos sujeitos a complicações financeiras de qualquer natureza o que pode ocasionalmente afetar com compromissos de pagamento firmados anteriormente.

Tendo isso em vista, um telefonema pode ajudar a descobrir o motivo da não quitação dos débitos.

Essa aproximação possui o objetivo único de encontrar uma possível maneira de o cliente quitar o que deve.

Talvez, até mesmo encontrando novas formas de pagamento ou outros prazos.

• Leia mais: Ticket médio: como calcular para boa gestão empresarial

O que deve ter na carta de cobrança

Antes de tudo, para dar mais celeridade ao processo de envio de carta cobrança é prudente ter alguns modelos prontos em mãos onde se mude apenas os dados necessários. Assim, qualquer funcionário responsável pode preencher as lacunas sem quaisquer prejuízos.

Logo, é imprescindível que em sua carta cobrança contenha as seguintes informações:

• Data de Vencimento;
• Nome da empresa contratante e contratada;
• Informações do produto/serviço;
• Valor da fatura em aberto;
• Meio de pagamento disponíveis.

Modelo de carta de cobrança

• Leia mais: Borderô de contas: Veja o que é e como emitir

Quando enviar a carta de cobrança

Mais ainda, a utilização da carta de cobrança se dá somente quando o cliente de seu serviço ou produto passa a não honrar com os prazos preestabelecidos no ato da compra ou contratação de serviço.

Certamente a empresa deve definir datas para o envio automático da carta cobrança caso não haja o pagamento dos débitos.

Por exemplo, as datas em questão devem ser organizadas por etapas bem definidas:

• A partir de X dias após o vencimento do débito, o título irá para o cartório;
• Após Y dias sem quitação o caso é encaminhado para uma empresa terceirizada especialista em cobranças;
• Não havendo solução em até Z dias, o caso segue para o setor jurídico da empresa e será cobrado em juízo.

Cobrar e receber são direitos

Possuir controle semanal desse cadastro de pagadores e não pagadores pode ser o ideal, contanto que a empresa possua alguém específico para fazê-lo.

Lembre-se que a ideia é cobrar o que é justo e devido, não ser importuno. Se a pessoa já quitou o que devia a você, não continue a cobrança.

Por fim, é importante manter atualizado o cadastro de devedores e não devedores de sua empresa para ninguém se sentir constrangido ou coagido.

Dica extra: Precisando de um sistema ERP com módulo financeiro para gestão de sua empresa? Conheça a opção online mais completa do mercado.

DICA EXTRA  DO JORNAL CONTÁBIL : MEI saiba tudo o que é preciso para gerenciar seu próprio negócio.  Se você buscar iniciar como MEI de maneira correta, estar legalizado e em dia com o governo, além de fazer tudo o que é necessário para o desenvolvimento da sua empresa, nós podemos ajudar. Já imaginou economizar de R$ 50 a R$ 300 todos os meses com contador e ainda ter a certeza que está fazendo suas declarações e obrigações de forma correta. E o melhor é que você pode aprender tudo isso em apenas um final de semana. Uma alternativa rápida e eficaz é o curso MEI na prática. Trata-se de um curso rápido, porém completo e detalhado com tudo que um MEI precisa saber para ser autônomo e nunca mais passar por dificuldades ao gerir o seu negócio. Quer saber mais? Clique aqui e mantenha sua empresa MEI em dia!

Fonte: FoxManager