Como fazer a Escrituração Contábil do Simples Nacional?

Podem falar o que for. Mas a contabilidade presta – há muito tempo – um serviço de fundamental importância não só para empresas como para organizações civis e corporativas como um todo, em todas as vertentes econômicas, como ferramenta e instrumento de gestão e de controle. Sem contabilidade não existe um norte para gestores e empresas. E esse norte passa muito diretamente pela escrituração contábil. E isso vale para qualquer tipo de empresa, inclusive as do Simples Nacional. É o que vamos falar aqui. Acompanhe.

O tamanho do problema

Um grande problema que temos hoje no Brasil é que muitos contadores e empresas desconhecem as regras da Escrituração Contábil para as empresas do Simples Nacional. Mas, segundo a lei, o fato é que, mesmo estando no SN, ainda assim se faz necessária a escrituração contábil. Essa é uma obrigatoriedade independentemente do Regime Tributário, como traz o Conselho Federal de Contabilidade, na ITG 2000, aprovada pela Resolução 1.330/11.

Ora, quando o assunto é contabilidade, tributação e finanças, é muito importante ter noção da relevância dessas áreas para uma empresa. Quem possui o seu próprio negócio deve se manter informado a respeito, afinal, isso faz parte da organização básica do seu empreendimento.

Se aproximarmos um pouco mais a lente para a realidade empresarial do país, o Simples Nacional é disparado a modalidade tributária mais escolhida. Só em 2019 o SN teve mais de 1 milhão de pedidos de opção por esse regime no país, segundo dados da Receita Federal.

E, de acordo com o Sebrae, entre 2017 e 2018 foram quase 12 milhões de empresas registradas nesse regime. Daí temos um vislumbre da importância de falarmos da escrituração contábil, assunto que não é tão discutido pelos gestores e empresários como deveria.

Claro, isso se explica pelo fato de que o Simples Nacional é um regime tributário direcionado para empresas que faturam menos que 4,8 milhões de reais brutos anualmente. Os outros regimes comuns são o Lucro Real, que pode ser escolhido por empreendimentos que faturam mais de R$ 78 milhões por ano, e o Lucro Presumido, que pode ser adotado por empresas que faturam entre R$4 e R$78 milhões por ano.

Além de ser fator fundamental para manter a empresa dentro da legalidade e das regras de conformidade (o famoso compliance), conhecer as questões de contabilidade ajuda muito a saber qual é a situação financeira da sua empresa e qual é a porcentagem de impostos que estão sendo pagos.

Por isso é bom frisar que o Conselho Federal de Contabilidade e o Código Civil brasileiro concordam no que diz respeito à obrigatoriedade da escrituração contábil, não importando qual o regime tributário. Ou seja, o Simples Nacional precisa ter escrituração contábil.

Entendendo o regime

Quem abre uma empresa e opta pelo Simples Nacional tem a facilidade de realizar o pagamento de impostos municipais, estaduais e federais por meio de um único documento. Por isso é que é chamado de Simples. O processo de pagamento dos tributos é menos burocrático e mais prático, o que ajuda quem está começando a empreender e crescer no mercado.

Além disso, se levarmos em conta a realidade econômica do país, as empresas iniciantes raramente possuem estrutura para contratar um contador para organizar as finanças, o que torna o Simples Nacional um grande facilitador nesta situação.

Porém, mesmo se tratando de um sistema mais descomplicado, o Simples Nacional também exige obrigações dos empreendedores para continuar a oferecer benefícios e ajudar a empresa a crescer.

A título de informação, elencamos os oito impostos diferentes que são unificados por meio de uma única guia no regime do SN:

• Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS
• Imposto sobre Circulação de Serviços – ISS
• Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – IRPJ
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSLL
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social – Cofins
• Programa de Integração Nacional – PIS
• Instituto Nacional de Seguridade Social – INSS

Empresas optantes pelo Simples Nacional não necessariamente precisam realizar uma apuração dos impostos individuais para órgãos em cada uma das instâncias municipal, estadual e federal, uma vez que todos os tributos já estarão dentro do DAS. Mas vale destacar que optantes do SN precisam realizar o cadastro estadual para aqueles que são contribuintes do ICMS.

O cálculo da escrituração

Na legislação tributária, o Simples Nacional utiliza as regras do Lucro Presumido em determinado momento. Mas é necessário compreender melhor como é dado o raciocínio que resulta neste cálculo.

Nesse ponto, dependendo do resultado comparável, será obrigatória ou não a escrituração contábil. Esse resultado você vai comparar efetivamente com os dividendos pagos. Se esses dividendos forem superiores ao resultado comparável, a escrituração contábil é obrigatória. Se for inferior, é possível manter o Livro Caixa. De qualquer forma recomendamos fazer a escrituração contábil mesmo que não seja obrigatória, mas já falaremos o porquê.

Podemos citar como exemplo uma empresa que tenha faturado R$ 100 mil no SN. Como não há limitação para a distribuição em si, o montante pode ser dividido integralmente. Em regra, a distribuição é isenta do IR para o sócio/titular que recebe.

Contudo, somente pode ser integralmente isento se houver escrituração contábil que comprove. Caso contrário, somente será isento a distribuição até o limite de presunção do lucro presumido e o excedente é rendimento tributável pela RF.

Transformando em números no exemplo dos R$ 100 mil de faturamento, poderão ser distribuídos até R$ 32 mil sem escrituração contábil.

Caso a distribuição seja em um valor maior e não tiver a escrituração contábil (ex.; o valor distribuído foi de R$ 50 mil), não tem problema; as regras permitem. Porém, somente R$ 32 mil serão tratados como rendimento isento na pessoa física. Já os R$ 18 mil restantes deverão ser encarados como rendimento tributável, ou seja, sujeito à cobrança de impostos.

Apenas lembrando, neste exemplo, essa porcentagem de 32% se refere apenas às empresas prestadoras de serviços. Se o negócio for ligado ao setor do comércio ou da indústria, os limites são outros, de 8% a 16%.

A mesma regra vale para o MEI – Muitos entendem que o MEI (Microempreendedor Individual) não necessita de escrituração contábil, mas a regra que determina isso é a mesma sobre a qual estamos falando neste artigo, ou seja, sem uma contabilidade, o empreendedor será tributado em todo valor que ultrapassar 32% de seu lucro. E, como se sabe, esse imposto não é baixo, podendo chegar a até 27,50%.

Crescendo no regime

A Escrituração é o registro de todos os fatos administrativos que acontecem dentro de uma empresa. Falando de maneira bem resumida, é o registro do todo o capital que entra e que sai.

E se você quiser expandir seu negócio, você precisa de dados sólidos que apontem os melhores caminhos. Dentro de um demonstrativo financeiro o gestor vai ter toda a composição do ativo da empresa dele, conseguindo visualizar o patrimônio líquido e o capital que a empresa tem. Dessa forma, em uma DRE se consegue ter todas as contas de resultados da empresa, o que torna mais fácil inclusive a obtenção de crédito em instituições financeiras, que costumam solicitar esses demonstrativos para liberar financiamentos.

Claro, o livro-caixa já mostra isso em parte, mas uma escrituração contábil é mais efetiva para essa finalidade por mostrar o todo. Assim o gestor ou empresário consegue fazer uma análise muito melhor para identificar possíveis gargalos e corrigir esses pontos antes de solicitar um financiamento ou obter uma linha de crédito que ajudarão a empresa a crescer.

Um detalhe importante nesse ponto é que com o demonstrativo, tudo o que acontecer na empresa em termos fiscais e tributários vai refletir no Imposto de Renda dos sócios. 

Deixar de fazer a escrituração contábil pode impactar negativamente no ano seguinte, expondo a empresa a ter de explicar ao Fisco os motivos daqueles números. Quem não tem uma escrituração contábil efetiva corre riscos desnecessários. Esse é um dos motivos de recomendarmos a elaboração da escrituração.

Para quem quer expandir é ótimo ter um relatório que mostra a saúde financeira da empresa por completo. E é esse o ponto que muitas pessoas desconhecem. Essa escrituração contábil ajuda grandemente o empresário.

É comum que empresas do Simples Nacional não tenham uma pessoa dedicada a analisar esses dados. E aqui esse papel cabe à contabilidade. Alguém tem que chegar nesse gestor e analisar junto essas informações que ele necessita para fazer o negócio prosperar. 

Infelizmente não é incomum que muitos empresários não saibam nem o que é um ativo e passivo ou não saiba a importância de um relatório, já que não sobra tempo para gerir a empresa e analisar os dados ao mesmo tempo.

Dando um outro exemplo um tanto extremo, mas que acontece, é o fato de alguns empresários não disponibilizarem os dados financeiros da empresa, acreditando que isso deva ser sigiloso e ficar a cargo somente da empresa. Ora, o contador precisa ter acesso a algumas informações para elaborar o demonstrativo e a escrituração completa dos documentos contábeis.

É preciso raciocinar que o dinheiro da empresa não é o dinheiro do empresário, embora muitas vezes isso se confunda. Mas no papel é muito mais fácil mostrar essa diferença e, munido de informações precisas, apontar caminhos seguros, aconselhando o empresário a como atuar dentro do regime tributário do Simples Nacional.

Através de uma escrituração contábil completa é possível analisar, por exemplo, se as taxas de cartões do banco ou da operadora de cartão estão compatíveis com o contrato ou mesmo se existem outras opções mais baratas na concorrência. E isso faz diferença no final do ano nas contas da empresa.

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Conteúdo original Solutta