Contabilidade online: veja como funciona esse serviço

O que é contabilidade?
A contabilidade possibilita avaliar se, em determinado período, o negócio obteve resultado positivo (lucro) ou resultado negativo (prejuízo), além de apresentar seus direitos (ativos) e obrigações (passivos).

A contabilidade é responsável por:

métodos para registrar transações (como ordens de compra e notas fiscais);
registrar as compras e vendas, traduzindo essas informações em dados confiáveis;
traduzir os registros financeiros em padrões adequados para a tomada de decisão;
conduzir auditorias internas;
oportunizar dados confiáveis para auditorias;
com base nas informações obtidas, identificar qual tributação é mais adequada ao seu negócio.
O que é e como funciona a contabilidade online?
A contabilidade online é um serviço localizado na nuvem, ou seja, em servidores externos. Isso significa que é necessária uma conexão com a internet para usá-la. E, também, que ela pode ser acessada de qualquer lugar, inclusive de um tablet ou smartphone. Assim, é possível acessar o sistema de onde você estiver, até mesmo da sala de espera do dentista ou do saguão do aeroporto. Seus serviços incluem:

auxílio em todas as etapas de abertura da empresa;
apuração dos impostos e identificação do que a empresa precisa pagar;
assistência na composição de contratos e obrigações societárias;
organização do processo de pagamento de salário dos funcionários e retirada do pró-labore.
Adotar uma contabilidade online (em vez de usar um escritório tradicional) faz grande diferença de uma perspectiva prática. A seguir, confira algumas vantagens dessa solução.

Quais as diferenças entre o serviço online e o tradicional?
Os objetivos da contabilidade permanecem, mas os métodos online buscam alcançá-los de forma mais eficiente. Veja as diferenças entre a online e a tradicional!

Mais fácil de fazer
Os serviços de contabilidade online são fáceis de aprender e usar na operação do dia a dia da organização. A empresa assinante do serviço pode atualizar as contas com poucos envios de dados ao sistema. Informações de extratos bancários e recibos podem ser carregadas automaticamente e processadas nas categorias adequadas.

Segurança
As informações contábeis da empresa ficam protegidas por um sofisticado sistema de segurança online. Além disso, como está tudo concentrado em único lugar, é mais difícil alguma informação se perder ou vazar. Quando está tudo em papel, os documentos importantes podem se perder.

Um funcionário pode esquecê-lo em uma gaveta, por exemplo. Ou a única pessoa que sabe ao certo onde o documento se localiza pode estar de férias no momento em que a empresa precisa dele. Com a contabilidade online, todas as informações importantes ficam disponíveis 24 horas por dia e na mesma plataforma.

Consistência e precisão
Uma das atividades mais importantes da contabilidade em qualquer empresa é fazer os números “baterem”, isto é, as informações como valores, CNPJ, endereço, etc. devem ser consistentes com a realidade e coerentes entre si. A organização trazida pela contabilidade online ajuda a empresa a reduzir o erro humano.

É mais fácil produzir documentos consistentes se está tudo organizado na mesma plataforma, reduzindo, também, o risco de erros de digitação.

Custo
Um dos grandes benefícios da contabilidade online é o custo: especialmente em pequenas e médias empresas, o gasto com contabilidade é alto em relação à receita. O serviço online é mais barato, seu custo é mais fácil de controlar e, por ser muito fácil de usar, o investimento para treinar os funcionários é pequeno.

As empresas online normalmente vendem assinaturas, de modo que seu negócio paga apenas um pouco por mês.

Por que a contabilidade online é vantajosa?
Você já viu várias diferenças em relação à contabilidade tradicional que tornam a online interessante, mas existem algumas vantagens desse serviço especialmente marcantes. Entenda!

Agilidade
A contabilidade online oferece facilidade e rapidez no atendimento ao cliente. Enquanto escritórios tradicionais são lentos para responder a dúvidas e entregar tarefas, a solução online é focada em oferecer rápido atendimento.

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Disponibilidade
Como a solução é 100% online, o administrador pode acessar e acompanhar as informações da empresa a qualquer momento e em qualquer lugar, usando computador, notebook ou smartphone. Dá para conferir um balanço entre uma reunião e outra ou durante um almoço de negócios, por exemplo.

Produtividade
Trabalhar com papelada é tedioso, cansativo e pode gerar distrações e erros. Com a contabilidade online, seus funcionários gastam menos tempo com a burocracia contábil e mais tempo com a atividade-fim da empresa. Além disso, todo mundo é poupado dos deslocamentos ao escritório de contabilidade, bem como do entra e sai de documentos de papel.

O que observar na hora de contratar uma empresa da área?
Na hora de contratar, é importante entender quais os serviços que a empresa oferece e se eles vão ajudar o dia a dia do seu negócio. Pergunte sobre a disponibilidade e horários de suporte (inclusive para tirar dúvidas) e sobre os diferentes preços e planos. Finalmente, verifique se a empresa goza de boa reputação no mercado e como ela atende aos clientes já existentes.

Buscar uma empresa de qualidade é fundamental para garantir uma boa prestação de serviços. A ContaÁgil nasceu para facilitar e desburocratizar as rotinas contábeis das empresas. Com ferramentas tecnológicas e expertise no mercado contábil, entrega serviços contábeis confiáveis a preço justo.

Se este artigo foi útil para você e você quer entender como a contabilidade online pode contribuir com sua empresa na prática, entre agora em contato conosco e comece a mudar o futuro do seu negócio!

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