DCTFWeb: Como entregar sem erros?

Com o avanço da tecnologia, sabemos que a Receita Federal se utiliza de formas digitais para fazer o cruzamento de informações e fiscalizar o cumprimento das obrigações principais e acessórias por parte das empresas.

A DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos) é um dos mecanismos mais importantes para esta finalidade.

Foi instituída por meio da Instrução Normativa RFB nº 1.787/2018 e veio para substituir a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social).

A finalidade desta declaração é informar à Receita Federal sobre as contribuições previdenciárias feitas a terceiros, além de integrar as informações prestadas no eSocial e na EFD-Reinf em um só local.

Para evitar surpresas desagradáveis aí vão 5 dicas para declarar a DCTFWeb corretamente:

Dica nº. 1:

Enviar a DCTFWeb mensalmente:

O envio da DCTFWeb é mensal e deve ser feito até o 15º dia útil do mês seguinte ao de ocorrência dos fatos geradores. Contudo, cumpre esclarecer que há também a DCTFWeb anual e diária.

A Declaração Anual presta informações sobre os valores de 13º salário pagos aos seus empregados. O prazo de transmissão é até o dia 20 de dezembro.

Vale lembrar, no entanto, que se o prazo final não for um dia útil, é obrigatório enviá-la até o dia útil imediatamente anterior. Já a Declaração Diária, por sua vez, presta informações sobre a receita de eventos desportivos. O prazo máximo de transmissão é até o segundo dia útil que sucede o evento.

Dica nº. 2:

Identificar os momentos corretos de envio

Neste contexto, temos que há três momentos em que este documento precisa ser declarado, quais sejam:

1. Mensalmente: para enviar dados sobre contribuições previdenciárias;
2. Anualmente: para enviar a declaração no mês de dezembro, informando os valores referentes ao 13º salário de cada um dos trabalhadores;
3. Eventos Desportivos: em dia específico, caso seja realizado um espetáculo desportivo em data estabelecida previamente.

Dica nº. 3:

Saber qual contribuinte está obrigado à declaração perante a Receita Federal.

De acordo com o art. 2º, da IN RFB nº 1.787/2018, são obrigados a entregar a DCTF Web:

1. Pessoas Jurídicas de Direito Privado em geral e as equiparadas a empresa;
2. Unidades Gestoras de orçamento;
3. Consórcios;
4. Entidades de fiscalização do exercício profissional;
5. Fundos especiais dotados de personalidade jurídica sob a forma de autarquia;

Dica nº. 4:

Gerar o DARF (Documento de Arrecadação das Receitas Federais) corretamente:

A principal função da DCTFWeb é consolidar as informações sobre escriturações que são provenientes dos sistemas de escrituração digital, como eSocial e EFD-Reinf e gerar o DARF.

Para que o DARF seja gerado corretamente, é preciso compreender a relação entre os sistemas: eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb.

No eSocial, devem ser inseridas as informações sobre créditos e débitos relacionados a folha de pagamento da empresa, incluindo os autônomos.

Já na EFD-Reinf, os dados são sobre retenções que não se relacionam a folha, como por exemplo, as retenções sobre serviços prestados e tomados por uma empresa.

A DCTFWeb, por sua vez, tem o papel de integrar esses dois sistemas de escrituração.

Neste contexto, antes de transmitir a DCTFWeb, é preciso preencher o eSocial bem como a EFD-Reinf, cada qual com suas respectivas informações.

Em seguida, basta apenas entrar no portal da Receita Federal do Brasil – RFB, através do e-CAC, portando um certificado digital do tipo A1 ou A3 para consolidar os dados e, finalmente, transmitir a DCTFWeb.

Dica nº. 5:

Estar atento aos prazos de envio para evitar a aplicação de penalidades por parte da Receita Federal.

O Diário Oficial da União publicou no dia 15/08/2019, a Instrução Normativa n.º 1.906, a qual altera regras relativas à Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos.

A referida norma adia a data de entrega da DCTFWeb para os integrantes do chamado Grupo 3 da DCTFWeb. De acordo com o cronograma, o documento deveria ser entregue em Outubro de 2019.

No entanto, a referida Instrução Normativa, informou que uma nova data será estabelecida e publicada em breve. Vale lembrar que estão enquadradas no Grupo 3 da DCTFWeb, as empresas com faturamento inferior a R$ 4,8 milhões no ano-calendário de 2017.

Além dessas, também as empresas optantes pelo Simples Nacional, o empregador pessoa física (exceto doméstico), o produtor rural pessoa física e as entidades sem fins lucrativos.

Dessa forma, a declaração deverá ser entregue quando os fatos geradores elencados abaixo ocorrerem, vejamos:

1. a) a partir do mês de agosto de 2018, para as entidades integrantes do “Grupo 2 – Entidades Empresariais”, do Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634, de 6 de maio de 2016, com faturamento no ano-calendário de 2016 acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais);
2. b) a partir do mês de abril de 2019, para as demais entidades integrantes do “Grupo 2 – Entidades Empresariais”, do Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634, de 2016, com faturamento no ano-calendário de 2017 acima de R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais);
3. c) a partir da data a ser estabelecida em norma específica para os sujeitos passivos não enquadrados nos casos de obrigatoriedade acima previstos.

Os sujeitos passivos que optaram antecipadamente pela utilização do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) na forma especificada no § 3º do art. 2º da Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 2, de 30 de agosto de 2016, devem apresentar a DCTFWeb em relação às contribuições previdenciárias cujos fatos geradores ocorrerem a partir de agosto de 2018.

O prazo de entrega da DCTFWeb pelos órgãos públicos das administrações federal, distrital, estaduais e municipais, bem como suas autarquias e fundações, e pelas organizações internacionais e outras instituições extraterritoriais será estabelecido futuramente pela Receita Federal.

Esteja atento às mudanças divulgadas no segundo semestre de 2019 para não ser pego de surpresa e evitar a aplicação de penalidades por parte da Receita Federal do Brasil e preserve o patrimônio da sua empresa.

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Dra. Gabriela B. Maluf, advogada com 15 anos de experiência, especialista em Relações Trabalhistas, Sindicais, Governamentais e Direito Previdenciário, articulista e palestrante.

LinkedIn: Dra. Gabriela B. Maluf via Nith