Conheça as declarações obrigatórias do Simples Nacional

Sejam bem-vindos a mais um podcast do Jornal Contábil! Eu sou a Laura Alvarenga, e hoje eu vou apresentar para vocês, as principais declarações obrigatórias do Simples Nacional. 

Muitas pessoas pensam que a etapa inicial de abertura de uma empresa é o único processo burocrático que irão enfrentar no decorrer da vida empresarial, no entanto, não sabem que, toda empresa precisa seguir algumas regras relacionadas à entrega mensal de declarações obrigatórias, direcionadas aos mais diversos órgãos públicos e de fiscalização do país. 

Esta tarefa também é uma obrigação das empresas enquadradas no Simples Nacional, ainda que este seja conhecido por ser o regime tributário mais descomplicado em comparação aos demais, o Lucro Real e o Lucro Presumido. 

Porém, é essencial que o empreendedor saiba quais são essas declarações e quais são as informações exigidas por cada uma delas, pois, erros, atrasos e omissão de dados podem resultar em sérias penalizações.

Observe as sete declarações que devem ser cumpridas regularmente: 

https://youtu.be/GZ2APqPgjbk

DEFIS

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), se trata de uma das declarações que estão diretamente ligadas ao Simples Nacional, isso porque, as demais também são exigidas pelos outros regimes. 

Em resumo, a DEFIS tem o intuito de informar aos órgãos fiscalizadores tudo o que aconteceu na empresa no decorrer do ano-calendário, além de apresentar as receitas e impostos apurados e pagos.

A entrega anual deste documento, requer a apresentação dos seguintes dados: 

• Quantidade inicial e final de empregados no ano anterior;
• Identificação de sócios e participação na empresa;
• Rendimentos dos pró-labores de sócios;
• Saldo inicial e final em caixa e contas bancárias no ano anterior;
• Despesas do ano anterior.

Boa parte das informações solicitadas são preenchidas manualmente no portal do Simples Nacional, agregado ao site da Receita Federal.

Já no que se refere ao faturamento e aos dados equivalentes a impostos pagos e calculados, estes são lançados automaticamente pelo sistema ao longo do ano.

Declaração mensal no site do Simples Nacional 

Esta é a segunda e última declaração obrigatória exclusiva do Simples Nacional, a qual consiste na contabilização dos impostos de uma empresa, atividade em que o responsável precisa informar o faturamento gerado durante o mês anterior, bem como, a natureza das atividades e a maneira como são tributadas dentro do Simples com base nos anexos. 

Após o preenchimento das informações, o cálculo finalmente pode ser feito e, por fim, a transmissão do Documento de Arrecadação do Simples (DAS) é emitido para pagamento. 

O Das, por sua vez, é o documento que unifica o recolhimento e pagamento de todos os tributos devidos pelas empresas optantes pelo Simples Nacional, o qual também registra uma série de informações relacionadas às movimentações da empresa durante o ano-calendário. 

RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), reúne todos os dados gerados pelos funcionários na folha de pagamento do ano anterior, sendo uma declaração obrigatória mesmo se o empreendimento não possuir nenhum colaborador contratado, neste caso, deve-se entregar a RAIS Negativa. 

CAGED

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), como o próprio nome indica, é o balanço responsável por fazer o registro e o envio mensal aos órgãos federais sobre todos os colaboradores contratados e dispensados das empresas mensalmente. 

DIRF

A Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF), é uma das obrigações da empresa optante pelo Simples Nacional e que deve ser entregue anualmente. 

Neste documento, é necessário apresentar todas as retenções de Imposto de Renda que ocorreram tanto em pagamentos quanto em recebimentos, além de considerar as pessoas físicas e as jurídicas. 

GFIP

A Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), também se trata de uma das obrigações que devem ser entregues mensalmente, esta, contendo todos os dados referentes aos vínculos empregatícios mantidos, bem como, as respectivas remunerações, contribuições previdenciárias e recolhimento ao Fundo de Garantia.

Como se trata de uma obrigação, o envio desta declaração deve ser feito mesmo quando não houver mais nenhum vínculo da empresa com colaboradores, caracterizando a GFIP Declaratória. 

eSocial 

O eSocial é um sistema eletrônico elaborado pelo Governo Federal a partir de um desdobramento do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), o qual tem o intuito de integrar todas as obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas em um único documento declaratório. 

EFD-Reinf

A Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf), também se trata de uma declaração agregada ao Sped como um complemento ao eSocial.

Esta obrigação abrange todas as retenções do contribuinte em relação ao trabalho e os dados correspondentes à receita bruta, que possibilita a apuração das contribuições previdenciárias substituídas.

No que se refere à entrega dessa declaração, ela foi distribuída em grupos, cada um deles com datas distintas, que são elas:

• 1º grupo: empresas com receita bruta superior a R$ 78 milhões;
• 2º grupo: demais entidades empresariais;
• 3º grupo: empregadores de pessoas físicas, empresas optantes pelo Simples Nacional, produtores rurais pessoas físicas e entidades sem fins lucrativos; e
• 4ª grupo: órgãos públicos e organizações internacionais.

Por fim, para preencher a EFD-Reinf, é necessário apresentar uma série de informações, as quais deverão ser tratadas como eventos no formato XML.

Alguns deles, são:

• Registro R-1000 – que contém informações do contribuinte como: dados cadastrais, apuração de retenções e contribuições devidas, regime tributário a que se encontra a empresa, etc;
• Registro R-1070 – que apresenta a tabela de processos administrativos judiciais: no caso de processos judiciais e administrativos que influenciam a escrituração das notas fiscais e no cumprimento das principais obrigações tributárias e acessórias.  Entre os dados mencionados, se destacam o tipo e número do processo, validade e outras informações complementares.
• Registro R-2010 – que consiste na Retenção da Contribuição Previdenciária – para Tomadores de Serviço: o qual reúne informações referentes às notas fiscais de serviços tomados na data de sua competência. Caso haja notas perdidas ou esquecidas na gaveta, é preciso que sejam enviadas como arquivo de retificação. Isso porque o Fisco não aceita eventos com data de emissão diferente do mês corrente.

DCTFWeb

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTFWeb), é aquela que reúne os dados referentes às contribuições previdenciárias (INSS) e para demais entidades a fundos terceiros. 

A DCTFWeb irá receber informações diretamente do eSocial e da EFD-Reinf, devendo ser entregue mensalmente.

Estas foram as principais obrigações que devem ser declaradas pelas empresas enquadradas no Simples Nacional. 

Espero que tenham gostado de nos acompanhar e até a próxima!

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