Deixe o medo de delegar tarefas para trás e aumente a produtividade do escritório contábil

O seu desempenho como profissional em um escritório é muito importante, considerando que não apenas o seu negócio, ou a empresa para a qual você trabalha, precisa prosperar, mas também porque seus clientes dependem de um trabalho realizado com organização e que entregue bons resultados.

Acontece que sua performance precisa ser tão boa quanto sua habilidade de delegar as tarefas, afinal, o sucesso de um empresa é a simples tradução de trabalho em equipe. Sem isso, você pode passar a viver com a sensação de que fez muitas coisas durante o dia, mas produziu muito pouco ou ainda entender que não precisa repassar atividades porque consegue dar conta de tudo sozinho. Se isso é o que você pensa, saiba que são alguns dos sintomas típicos de líderes que não têm o costume de delegar tarefas.

Delegar não é importante pra você, porque entende que consegue tocar tudo sozinho? Então relembre quando foi a última vez em que você parou para investir na sua carreira de contador do futuro, lendo livros e fazendo cursos, por exemplo? Há quanto tempo seu escritório contábil vem oferecendo aos clientes o mesmíssimo serviço, sem incluir nenhuma inovação que faça as MPEs perceberem seus diferenciais perante a concorrência? É por isso que a delegação de tarefas é vista como uma das principais estratégias que devem ser utilizadas em empresas que querem crescer e se destacar em um mercado altamente competitivo.

Delegar é o ato de transferir para outro a autoridade e responsabilidade de execução em uma tarefa inicialmente. De acordo com a coach e especialista em desenvolvimento organizacional Eliana Dutra, pesquisas de mercado sobre o perfil do executivo mostram que o brasileiro tem um dos estilos mais autoritários e centralizadores quando o assunto é repassar atribuições corporativas, dando ao país 75 pontos em uma escala de um a 100.

“Não é porque você é capaz de fazer algo que você deve fazê-lo”, ensina o coach de performance Marçal Siqueira, que complementa, “Muitas vezes, para se avançar em um projeto que vai render mais para sua empresa, vale dar uma atenção maior para este ponto e passar para outras pessoas o que é mais simples e operacional. É preciso distinguir o que precisa ser feito por você do que precisa ser feito para você”.

Para mudar o seu modo de liderar e treinar em si mesmo a capacidade de delegar, você pode reservar um tempo e listar todas as atividades sob sua responsabilidade e avaliar se seria possível distribuir parte delas entre os funcionários do escritório. Essa “aliviada” na agenda já ajudará a diminuir o estresse no trabalho, aumentar sua qualidade de vida com tempo e disposição maiores para pensar em ações estratégicas de crescimento na sua empresa contábil.

Além disso, o tempo que sua lista de afazeres pode demorar a ser cumprida, pode gerar insatisfação por parte de clientes e funcionários, dada a sua extensa lista de atividades, na qual fica difícil encaixar as solicitações de última hora, tão necessárias — e demandada! — pelos clientes. Ao delegar tarefas e conferir autonomia aos funcionários que passarão a tomarem decisões e resolverem problemas, o trabalho na empresa de contabilidade se tornará mais organizado e produtivo.

Na situação hipotética em que um cliente tenta tirar uma dúvida ou solicitar a realização de um novo serviço ao contador, ele prefere, é claro, desligar o telefone já sabendo a resposta, ao invés de receber um “vou verificar e retorno mais tarde”. Certamente é o que você também sente quando precisa entrar em contato com qualquer fornecedor.

A autonomia de seus funcionários para providenciar essa resposta imediatamente pode melhorar o fluxo de trabalho, passar aos clientes a segurança de que as coisas funcionam bem sem depender do dono do escritório e a imagem de organização e produtividade, características de negócios que têm tudo para crescer. Outra questão importante aqui está associada à motivação da equipe: uma pesquisa realizada pela consultoria Fellipelli mostrou que 58% dos profissionais brasileiros precisam ter liberdade no ambiente de trabalho e se sentem mais à vontade para trabalhar de forma independente. O que os seus funcionários acham disso?

Ao organizar o escritório de contabilidade por meio da delegação de atividades, o contador tira do papel um projeto que tem tudo a ver com a nova realidade das empresas mais competitivas do setor contábil, o de ser muito mais para as pequenas empresas do que simplesmente um contabilista de impostos, oferecendo serviços de maior valor agregado e capazes de contribuir para aumentar as chances de sucesso da MPE.  A intenção é, de fato, tornar-se um verdadeiro consultor de negócios para os clientes.

Uma forma de começar a adotar essa postura é montar periodicamente relatórios personalizados de análise financeira para os clientes, capazes de ajudá-lo a direcionar melhor seus investimentos, utilizando dados de referência do software de integração contábil, por exemplo. Para fazer essas análises e mostrar o quanto você se interessa pelo crescimento e desenvolvimento da empresa dele, no entanto, você precisa dispor de tempo e energia. E se não delegar tarefas e dividir responsabilidades, novamente, não terá tempo para isso.

Por fim, as tarefas que você pode começar a delegar são, normalmente, mais simples, operacionais e extremamente importantes para o bom funcionamento do escritório, porém, de baixo valor agregado. Alguns exemplos de atividades que você poderia delegar são a compra e o controle de insumos, o atendimento inicial de solicitações de clientes com base nas FAQs, a elaboração de documentação para admissão e demissão de funcionários do escritório, a preparação e impressão de folhas de pagamento do escritório, além de tarefas operacionais como digitação dos lançamentos contábeis, importação dos documentos comprobatórios e geração de arquivos para envio à Receita Federal também podem ser delegadas.

O uso de um sistema de integração contábil ajuda muito na organização e formalização do workflow dentro do escritório, indicando também quem é o responsável por cada etapa do processo. O cálculo dos impostos a recolher dos clientes, por exemplo, é composto por três etapas: o cálculo em si (feito pelo analista contábil), a aprovação do cálculo (responsabilidade do contador) e a disponibilização das guias para o cliente, que volta para o analista contábil. Dessa forma, o contador tem em suas mãos um procedimento para controlar a execução das atividades e organizar o escritório de contabilidade.

Mas atenção, antes de sair por aí dividindo tarefas com seu time, vale a pena destacar aqui a importância de delegar as atividades certas para as pessoas certas. Você não pode pedir para o funcionário A, por exemplo, que tem um desempenho excelente na área fiscal, mas pouca habilidade e paciência para explicar procedimentos, que faça o atendimento inicial de novas solicitações ou cobranças de envio de documentos. Ao mesmo tempo, você pode pedir para a funcionária B, que tem capacidade de concentração, organização e produtividade de sobra, para coletar e digitar informações que vão ajudar na elaboração daquele relatório de análise financeira que você vai apresentar à MPE na próxima reunião.

Uma das principais inseguranças das pessoas que não costumam delegar tarefas é o medo de que uma atividade não seja realizada da forma correta e no prazo devido, o que é perfeitamente compreensível vindo de um profissional como você, que zela sempre para que o cliente tenha ótimas experiências com seu atendimento.

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Marcelo dos Santos

Formado em Ciência Contábeis, Marcelo dos Santos tem MBA em Administração Global pela Universidade Independente de Lisboa e MBA pela Fundação Getúlio Vargas. Ganhou diversos prêmios como o Marketing Company on Technology Marketing e Grandes Sacadas de Marketing. Atualmente, é Sócio do ContaAzul & Head do ContaAzul para Contadores.