Desenvolver um contrato de prestação de serviços de contabilidade no meio digital

A prestação de serviços contábeis tem passado por muitas modificações ao longo dos últimos anos. Uma delas é que é cada vez maior o número de empresas que negociam e fazem transações com escritórios contábeis de forma 100% online. Mas como construir um contrato de prestação de serviços de contabilidade que contemple esse tipo de serviço?

Antes de mais nada é preciso ficar muito atento aos detalhes. A prestação de serviços online envolve algumas características que não são contempladas pelos serviços tradicionais e, por essa razão, é preciso estar respaldado por tudo aquilo que a legislação prevê. Além disso, é fundamental contar com o auxílio de profissionais experientes na elaboração deste documento.

Contrato dá credibilidade ao negócio

O que difere uma empresa que trabalha na informalidade de uma que recolhe corretamente os seus impostos é o fato de ela prestar contas ao Governo Federal de suas entradas e saídas. Sob o ponto de vista de consumidor, uma nota fiscal pode até ser suficiente para o ressarcimento de valores ou para a resolução de pendências jurídicas. Entretanto, é o contrato de prestação de serviços que deixa claro para ambas as partes quais são os direitos e deveres de cada um.

Embora a prestação de serviços contábeis online siga exatamente o mesmo código de ética pressuposto para os serviços offline, existem alguns pequenos detalhes que podem fazer toda a diferença. Por exemplo, um contrato padrão pode prever reuniões presenciais entre o escritório e o cliente com uma certa frequência, algo que a prestação de serviços online dispensa por completo.

Contudo, em caso de litígio, um cliente pode se valer de uma cláusula como essa para indicar o não cumprimento de um contrato em sua totalidade – e ele terá razão, uma vez que o item em questão não foi mesmo oferecido. Sendo assim, estar precavido de infortúnios como esse é o primeiro passo para estabelecer uma relação de confiança e credibilidade com os clientes.

Vale lembrar ainda que, de acordo com a Resolução CFC 1.457, de 11 de dezembro de 2013, os escritórios de contabilidade são obrigados a fornecer para os seus clientes a chamada Carta de Responsabilidade de Administração. É por meio desse documento que se comprova à fiscalização que os serviços contábeis foram prestados.

Como elaborar um contrato de prestação de serviços

Se não há em sua empresa um profissional familiarizado com a composição de contratos, nós recomendamos que você procure um advogado para obter orientações mais precisas com relação ao que deve constar no documento. Entretanto, algumas dicas gerais de elaboração de contratos se aplicam a esses casos, e você deve estar atento a todas elas.

Apresente quais são as partes que estão firmando negócio, identificando-as com razão social, CNPJ e endereço completo. Em alguns casos, pode ser interessante incluir um campo para identificar o nome do responsável pela contratação do serviço, incluindo-se aí também os seus dados pessoais.

Em seguida, apresente os termos de contrato, sempre deixando claro que, ao assinar o documento, o contratante concorda com todos eles. Se for necessário fazer algum tipo de alteração contratual, então ela deve ser feita antes da assinatura das empresas. Caso ainda assim exista a necessidade de mudanças contratuais, um termo aditivo, novamente assinado pelas duas partes, pode resolver o problema.

No que diz respeito à assinatura, aí entra um ponto interessante a ser observado. Você pode exigir que uma cópia assinada seja enviada para a sua empresa – e vice-versa – ou também pode recorrer a serviços de assinatura online, como o Clicksign, o Autentique, o D4sign e o Docusign.

Descrição dos serviços prestados e variáveis tributárias

Esse é um dos pontos mais sensíveis na elaboração de um contrato. Em geral, as empresas não conhecem à fundo os detalhes do mundo contábil e quando contratam um escritório esperam que ele faça todo o serviço relacionado aos aspectos burocráticos. Todavia “todo o serviço” é uma expectativa ampla e vaga.

Por essa razão, é fundamental que no contrate conste um descritivo de quais serviços estão cobertos pelo valor pago mensalmente. As cláusulas devem detalhar as demandas mensais e os itens relacionados à folha de pagamento. Os demais serviços podem ser considerados pontuais e avulsos, e cabe ao escritório deixar claro para o cliente que haverá cobranças extras caso eles sejam necessários.

Os serviços de contabilidade têm uma característica diferente de outras atividades. Em muitos casos, para que os prazos sejam cumpridos, é preciso que o cliente forneça documentos ou faça o pagamento de tributos no prazos indicados. Caso contrário, o escritório fica impedido de dar sequência a certos procedimentos. Sendo assim, certifique-se de orientar quantos aos prazos para pedidos e entrega da documentação necessária.

A forma de envio também precisa ser caracterizada. Escritórios que atuam presencialmente junto ao cliente podem solicitar o envio impresso ou ainda via e-mail de documentos digitalizados. Já aqueles que atuam à distância podem disponibilizar plataformas específicas, geralmente embarcadas em um site oficial, que permitam o upload de conteúdo.

Suspensão dos serviços e penalidades

Por último, mas não menos importante, é preciso pensar naquelas situações em que o cliente não cumpre a sua parte no acordo e acaba atrasando pagamentos ou abandonando os serviços. Para casos como esse, é preciso prever que medidas tomar em caso de não pagamento. Por exemplo, além de estabelecer multas e juros por inadimplência, você pode criar mecanismos para romper o contrato a partir de uma certa data.

A recomendação é que você suspenda a prestação de serviços após 30 dias de inadimplência. Esgotadas as tentativas de cobrança, após 45 dias de atraso já é possível rescindir o contrato e incluir o CNPJ ou CPF do cliente nos órgãos de proteção ao crédito. Todas essas informações devem estar expressas no contrato.

Por fim, não deixe de mencionar qual é a vigência do termo que está sendo assinado. Alguns contratos têm duração definida, por exemplo um ano, com renovação automática. Outros requerem que ambas as partes deem novo consentimento à renovação, aditando-se os contrato com as alterações necessárias. A regra mais importante é: deixe sempre tudo por escrito. Como diz o ditado, “aquilo que é o combinado, não é caro”.

Com Sage