Documentação Contábil: Conheça os 6 documentos mais importantes de uma empresa

A documentação contábil é a base para o registro de atividades importantes de uma empresa, pois, eles servem como comprovação da movimentação financeira e lançamentos que podem ser auditados por órgãos regulatórios e fiscalizadores, como a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda.

Torna-se obrigação manter o compromisso e a disciplina na organização e no envio desses documentos periodicamente à contabilidade, sendo que a sua ausência ou alguma irregularidade pode tanto prejudicar a gestão financeira, fiscal e contábil do negócio, e também sujeitar a empresa a multas e sanções por falta de cumprimento de obrigações ligadas a eles.

Portanto, muitos gestores e empresários não conseguiram encontrar uma rotina mais eficiente para fazer isso.

Por isso preparamos este conteúdo para você  empresário que não sabe quais são os principais documentos contábeis.

Confira!

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O que são documentos contábeis?

Como já falamos anteriormente, essas documentações são aquelas que servem de base à escrituração e aos registros obrigatórios feitos pela contabilidade.

Eles são às  movimentações  financeiras do negócio e servem de base para registros contábeis e para o cálculo de obrigações principais e acessórias na rotina fiscal. Exemplos:

  • As notas fiscais;
  • Os recibos de pagamentos e de vendas;
  • As cópias de cheques etc.

Nestas documentações não podem conter rasuras, portanto é preciso que tenham total integridade e se houver algum dano ou rasura, a atitude mais segura é reconstruí-los ou substituí-los.  

E cada uma precisa ser arquivado em ordem cronológica, conforme o respectivo lançamento nos livros contábeis com fechamento por mês, trimestre ou ano.

A escolha vai depender do volume de documentos da empresa.

No geral os registros contábeis são feitos com base na data de emissão desses documentos, e cada um deles serve como elemento de comprovação.

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Por isso é importante mantê-los arquivados e protegidos.

Quais são os documentos contábeis?

São vários tipos de documentos que servem de base para os lançamentos contábeis. Vamos citar abaixo  os principais:

  • Notas fiscais de entrada, que se referem à compra de bens e à aquisição de serviços;
  • Notas fiscais de saídas, referentes às vendas de produtos e à prestação de serviços;
  • Extratos bancários contendo movimentações financeiras das contas da empresa;
  • Duplicatas pagas;
  • Comprovantes de pagamentos de gastos (custos e despesas);
  • Cópias de cheques emitidos;
  • Comprovantes de créditos e débitos bancários etc.

Preparamos os 6 principais documentos contábeis para explicar para você leitor de uma forma mais detalhada. Confira!

1.   Notas Fiscais

As notas fiscais são documentos oficiais de faturamento da empresa.

Até porque a venda de produtos e serviços sem nota constitui crime de sonegação fiscal e além disso são as notas fiscais que comprovam compras, custos de operação, despesas e movimentação de impostos.

Com a nova tecnologia da Nota fiscal eletrônica não será mais necessário imprimir todas as vias das notas, emitidas ou recebidas, muito menos digitaliza-las para enviar cópias ao contador, pois o arquivo XML funciona como versão digital da NF-e e já obedece aos padrões de escrituração fiscal.

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2.  Dados e cópias de despesas diversas

Como de costume uma empresa efetua vários pagamentos e em decorrências disso o empreendedor acaba juntando diferentes comprovantes, como contas de água, energia, telefone e afins, mas nada disso gera Notas Fiscais ou arquivos XMLs, porém esses também são documentos contábeis e devem ser lançados periodicamente, sendo assim o envio das cópias ao contador é tarefa obrigatória.

Documentos contábeis

3.  Extratos bancários

Qualquer empresa tem basicamente dois tipos de rendimentos:

  • Os operacionais, obtidos diretamente pela realização das suas atividades, na venda de produtos e serviços;
  • Os financeiros, gerados a partir das suas aplicações financeiras.

Por conta desses últimos, os extratos das contas bancárias da empresa também são considerados documentos contábeis, até por que registram as despesas e as receitas financeiras do negócio, incluindo ganhos de aplicações e pagamento de taxas e tarifas bancárias.

4.  Extratos de meios de pagamentos

Não é toda movimentação financeira que resulta em um registro imediato no extrato bancário. 

Para os que vendem por outros meios de pagamentos, por exemplo, conta com outro tipo de controle.

É o caso dos emissores de boleto e das máquinas de cartão de crédito.

Os pagamentos a entrar, também chamados de recebíveis, devem ser lançados nos controles da contabilidade.

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Este tipo de registro gera entradas únicas na conta bancária da empresa, mas conta com extratos detalhados dos fornecedores que permitem fazer a escrituração contábil da forma mais exata possível.

 Vamos te dar um exemplo:

Recebíveis de cartão de crédito não são pagos à vista pela operadora, ou seja, você não tem a movimentação no extrato bancário assim que faz a venda, mas na contabilidade, eles ficam provisionados na escrituração, como direitos a receber, até que sejam efetivamente compensados e registrados, fazendo a liquidação da ocorrência.

5.  Comprovantes de impostos e encargos trabalhista pagos

Este documento é importante por que ele permite lançar os pagamentos das obrigações.

Para uma gestão financeira organizada, o ideal é aprovisionar os valores relativos a essas despesas, como objetivo de gerar menos impacto sobre as contas quando forem compensadas.

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Portando o comprovante de pagamento serve para liquidar o compromisso e dar baixa no aprovisionamento.

Além do mais, os pagamentos em atrasos ou relativos a multas e juros precisam ser lançados de forma individualizada, informando a data do lançamento, a origem, o destino e o valor total.

6.  Documentos de profissionais autônomos

Nem todo profissional que presta serviço à sua empresa tem vínculo trabalhista (CLT), você pode optar, por exemplo, por contratar profissionais para limpeza, pintura, manutenção, entregas e inúmeras outras atividades, em caráter eventual, com pagamento por serviço prestado.

Quando essa relação é entre empresas, a emissão da Nota Fiscal é obrigatória. 

O que não acontece quando o prestador do serviço é uma pessoa física. 

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Neste caso, a relação é oficializada por meio de contratos de prestação de serviços, e o pagamento é feito por recibo.

Por que enviar esses documentos todos os meses?

Atuar de acordo com a legislação é um requisito básico para a segurança financeira de qualquer empresa.

Ao organizar a documentação e logo após enviá-la para a contabilidade, você evitará de sofrer sanções e pagar multas que podem te trazer grandes prejuízos e desequilibrar as contas do negócio, até por que esses documentos servem como base para demonstrações financeiras importantes, com os quais você pode ter um diagnóstico da sua empresa.

Conclusão

Com a rotina do dia a dia é fácil de se auto sabotar, positivamente ou negativamente, quanto à saúde financeira da empresa, é comum acontecer de você ignorar o peso de pequenos gastos e simplesmente achar que o negócio está indo bem, mas a verdade é que sua margem de lucro pode estar comprometida.

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Wesley Carrijo

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