ECD – Saiba tudo a respeito e a importância da obrigação para a sua empresa

A Escrituração Contábil Digital ECD já é uma daquelas obrigações que a maior parte das empresas deve entregar e que está no calendário fiscal dos contadores.

O fato é que ano após ano a obrigação vem evoluindo, atingindo mais empresas e sendo um instrumento de fiscalização por parte da Receita Federal. Por isso é importante ficar atendo e saber do que se trata.

Apesar desta questão do fisco, o fato é que existem benefícios de sua entrega desde que feita corretamente.

Vamos saber mais sobre essa obrigação? Então acompanhe este post com informações sobre a ECD.

O que é a ECD

A Escrituração Contábil Digital faz parte do Projeto SPED e foi introduzida em 2007. Essa obrigação diz respeito à entrega para a Receita Federal, de forma digital e organizada, dos Livros Contábeis.

Ela substitui a entrega dos Livros Diário, Razão, Auxiliares e do Balanço e das Demonstrações Financeiras.

A obrigação atualmente é anual e deve-se ficar atento, pois como trata-se das demonstrações financeiras completas, ela certamente será um excelente instrumento de cruzamento a outras obrigações do SPED.

Quais empresas estão obrigadas à entrega da ECD

Quando foi introduzida como obrigação acessória, a ECD não atingia muitas empresas.

Ao longo do tempo, a Receita Federal foi ampliando a sua obrigatoriedade e em 2017 até algumas empresas do Simples Nacional serão atingidas.

Vamos ver quem está obrigada a sua entrega:

• A totalidade das empresas do Lucro Real;
• As empresas do Lucro Presumido que distribuíram lucros acima da presunção conforme legislação do imposto de renda;
• As Sociedades em Conta de Participação, sendo enviadas pelo sócio ostensivo;
• As organizações isentas e imunes que foram obrigadas a EFD Contribuições no período;
• As empresas do Simples Nacional que receberam aporte através de investimento anjo, à partir de 2017.

Para as empresas não obrigadas a sua entrega é facultativa.

Existem alguns prós em se entregar, porém o empresário deve ficar atento, pois se as demonstrações não foram confiáveis isso poderá trazer riscos.

Benefícios na Entrega da ECD

Isso mesmo! Existem benefícios na entrega da obrigação, veja alguns deles.

Primeiro devemos nos lembrar que a Escrituração Contábil sempre foi obrigatória, a única diferença com a ECD é que ela passa a ser digital, ou seja, entregue através de arquivos eletrônicos.

E o primeiro benefício é justamente este. Ter um livro digital é muito melhor do que tê-los em na forma física.

Ter que preparar, imprimir, encadernar e depois registrar é simplesmente tudo o que não deve ser feito em uma sociedade moderna. Sem contar que dado o trabalho, muitos empresários não registravam o livro.

Esse benefício traz uma grande vantagem no formato eletrônico. O custo.

Fazer a impressão e registro dele no formato físico custava algum dinheiro, inclusive com mais taxas nas Juntas Comerciais. Já o livro eletrônico não tem custos adicionais, a não ser aqueles relacionadas ao trabalho do contador.

O que é necessário para entregar a ECD

Para entregar uma ECD corretamente deve-se seguir alguns passos.

O primeiro e essencial deles é realizar uma escrituração contábil adequada. 
Aqui nesse ponto não adianta fazer “meia boca” ou economizar, pois lembre-se: o livro vai para a Receita Federal. Por isso seguir todas as orientações do contador é muito importante.

Se você é obrigado a entregar a ECD adote boas práticas, encaminhe todos os documentos para o contador, solicite e emita sempre notas fiscais, não misture as contas pessoais com as da empresa. Tenho certeza que isso se reverterá em benefícios para a sua escrituração contábil.

O contador será responsável por fazer os registros contábeis e validar o arquivo no programa disponibilizado pela Receita Federal.

Um ponto importante na entrega é que o arquivo deve ser assinado digitalmente. Isso é feito utilizando um Certificado Digital ECPF do modelo A3, considerado mais seguro. É necessário a assinatura do Contador e do Administrador da Empresa.

Muitos me perguntam sobre a necessidade de ser um eCPF e não um eCNPJ como nas outras obrigações. O governo exige ser um eCPF justamente para substituir a assinatura do livro físico, vamos nos lembrar que eram as mesmas assinaturas.

Importante mencionar é que se houver a escrituração por dois contadores diferentes deverão ser entregues dois arquivos, um para cada profissional contador responsável.

O que se atentar antes do envio da ECD

A ECD é a obrigação acessória que mais possui informações sobre a empresa. Por isso deve ser entregue com muita atenção. Enviar por enviar, ou enviar informação ruim o prejudicado será você.

O Plano de Contas é algo importante. Você deve utilizar o da sua empresa, porém referenciar ele corretamente com o Plano de Contas do Governo.

Outra questão é analisar as demonstrações antes da entrega, afinal será a forma como o governo irá olhar a sua empresa.

Aqui na Capital Social fazemos verificações adicionais de consistências das demonstrações contábeis. Essa ‘auditoria’ se assemelha com as análises que o fisco fará com as demonstrações.

Alguns exemplos:

• Avaliamos se existem saldos credores (negativos) nas contas caixa e bancos. Essa verificação é dia a dia. O fisco entende que não existe essa situação e pode arbitrar impostos caso isso ocorra;
• Verificamos se há Patrimônio Líquido negativo que é a situação onde não há mais recursos de sócios, somente de terceiros;
• Distribuição de Lucros aos sócios com atrasos nos impostos também é uma situação que pode ficar evidente no livro diário e prejudicar a empresa;
• Contas Patrimoniais com saldo invertidos que denotam escrituração deficiente e incorreta;
• Validamos se todos os adiantamentos têm contrapartidas nas contas banco ou caixa;
• Além de verificar se a receita eleva o Contas a Receber e as compras e serviços do Contas a Pagar.