Definidos os prazos para o início da obrigatoriedade de entrega do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), é hora de começar a preparar a empresa para a chegada desse novo projeto do Governo Federal.
Empregadores e contribuintes com faturamento anual superior a R$ 78 milhões em 2016 deverão utilizar o eSocial a partir de 1º de janeiro de 2018. Os demais passarão a ter a obrigatoriedade a partir do mês de julho de 2018.
Apesar da prorrogação do prazo, é importante que a empresa comece a organização e a adequação dos processos internos o mais breve possível, já que o eSocial promete uma grande transformação na rotina de trabalho, principalmente do Departamento Pessoal.
No post de hoje, vamos entender a obrigatoriedade do certificado digital para envio das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e quais as vantagens do seu uso. Vamos lá?
Com a instituição do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) em 2007, os livros e documentos integrantes das escriturações contábil e fiscal deixaram de ser feitos manualmente e passaram a contar com um sistema informatizado e unificado de recepção, validação, armazenamento e autenticação.
Aquelas pilhas e mais pilhas de papéis foram eliminadas e o cumprimento das obrigações principais e acessórias passou a ser realizado e entregue de forma digital por meio do SPED. Mas para fazer a transmissão é obrigatório o uso do certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil.
O certificado digital é uma tecnologia que garante autenticidade, confidencialidade e não repúdio às transações eletrônicas. Em outras palavras, trata-se de uma assinatura eletrônica com validade jurídica que confere mais segurança aos documentos e às transações realizadas no ambiente virtual.
Se antes exigia-se a assinatura do próprio punho autenticada em cartório, com o certificado digital nada disso é preciso. A ferramenta oferece aos documentos a mesma segurança jurídica de uma assinatura manual. Isso é possível pois os certificados digitais autenticam seus portadores para as pessoas, sites e outros recursos de rede, como servidores e roteadores.
O eSocial vem para substituir uma série de outras obrigações que são enviadas aos órgãos fiscalizadores de forma isolada. Ou seja, a nova obrigatoriedade passa a unificar e a padronizar tanto a transmissão quanto o armazenamento da prestação de contas referente às informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, cuja responsabilidade de prestação é das empresas.
E onde entra o certificado digital no eSocial? Como o eSocial faz parte do SPED, o uso de uma assinatura eletrônica passa a ser obrigatória. Para empregadores domésticos, a exigência de enviar dados ao Sistema do eSocial já vigora desde 2015. E as novas obrigatoriedades valem para empresas que se enquadram no Simples Nacional com mais de 3 funcionários.
A aquisição do certificado digital é o primeiro passo no processo de adequação das empresas ao atendimento da exigência do eSocial. Na prática, ao assinar digitalmente as informações relativas às obrigações acessórias, a empresa encaminha aos órgãos fiscalizadores um arquivo que será transformado em um documento eletrônico.
O mesmo arquivo eletrônico é transmitido para o ambiente do eSocial, que, após verificar a integridade e a veracidade de todas as informações, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará à empresa empregadora.
O acesso ao sistema do eSocial e a transmissão apenas serão possíveis por meio do uso de um certificado digital. A empresa que deixar de enviar as informações no prazo fixado em lei ou que encaminhar os arquivos com erros ou omissões ficará sujeita às devidas penalidades legais.
Como a partir de 2018 o eSocial passa a ser obrigatório, é importante que a empresa comece o quanto antes a organizar as informações de seus empregados e adquira um certificado digital para envio dos referidos dados.
Tanto o certificado digital A1 quanto o A3 serão aceitos para a transmissão das informações ao sistema. Por exemplo, se a empresa já emite nota fiscal eletrônica (NF-e), poderá utilizar o mesmo certificado digital para o eSocial. O mesmo vale para escritórios contábeis que usam o padrão A3.
Veja abaixo as diferenças entre eles:
O arquivo com o certificado digital é armazenado no computador, que passa a conter uma chave privada. A chave pública é enviada com a solicitação de emissão. A validade do certificado A1 é de 1 ano.
A chave privada é armazenada em um dispositivo móvel, que pode ser um smart card ou um token. A validade do certificado A3 é de até 3 anos.
O detentor de um certificado digital precisa ficar atento a sua validade. Depois de expirado o prazo, é impossível enviar as informações exigidas, o que acarreta multas e outras autuações. Portanto, é necessário entrar em contato com a Autoridade Certificadora e requisitar a renovação do certificado digital.
Não pense que adquirir um certificado digital representa mais uma despesa, mas encare as novas exigências como um investimento que garantirá mais segurança aos processos da empresa, e como um facilitador na rotina de pessoas físicas e jurídicas.
Com a automação na transmissão das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias, tributárias e trabalhistas, é fundamental contar com ferramentas tecnológicas que tornem seguro o tráfego desses dados no ambiente virtual — e é este o principal papel de um certificado digital.
Como o rol de obrigações acessórias passa a ser substituído por uma única base de dados, de forma integrada com diversos órgãos do governo federal, o empregador deve adquirir o quanto antes um certificado digital e começar a se preparar para o eSocial.
Entre as principais vantagens do uso do certificado digital, se destacam:
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