A Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf) é um módulo do SPED que visa complementar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) e contempla todas as retenções do contribuinte sem relação com o trabalho, bem como as informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas. A nova escrituração substituirá as informações contidas em outras obrigações acessórias, tais como o módulo da EFD-Contribuições, que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB). Além disso, abarca todas as retenções do contribuinte sem relação com o trabalho (PIS, Cofins, Imposto de Renda, CSLL, INSS).

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Segundo a Instrução Normativa RFB nº 1701, de 14 de março de 2017, que institui a EFD-Reinf, estarão obrigados a adotar esta nova obrigação as:

• pessoas jurídicas que prestam e que contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra nos termos do art. 31 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991;

• pessoas jurídicas responsáveis pela retenção da Contribuição para o PIS/Pasep, da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);

• pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);

• produtor rural pessoa jurídica e agroindústria quando sujeitos a contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural nos termos do art. 25 da Lei nº 8.870, de 15 de abril de 1994, na redação dada pela Lei nº 10.256, de 9 de julho de 2001 e do art. 22A da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991, inserido pela Lei nº 10.256, de 9 de julho de 2001, respectivamente;

• associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional que tenham recebido valores a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;

• empresa ou entidade patrocinadora que tenha destinado recursos a associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;

• entidades promotoras de eventos desportivos realizados em território nacional, em qualquer modalidade desportiva, dos quais participe ao menos 1 (uma) associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional;

• pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram rendimentos sobre os quais haja retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), por si ou como representantes de terceiros.

A EFD-Reinf passará a recepcionar mensalmente outras informações até então declaradas ao Fisco anualmente, como a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), além de Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip) e Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (Gfip).

Tanto a Reinf quanto o eSocial carregam consigo uma particularidade em relação aos demais módulos do SPED: sua transmissão é responsável pela geração de créditos tributários. O coordenador Nacional do Sped e auditor-fiscal da Receita Federal, Clóvis Belbute Peres, ressaltou que “as informações deverão chegar a um nível de detalhamento que não ocorria em nenhuma das exigências anteriores”.

O leiaute está no site do SPED da Receita Federal e nele constam 14 registros e cada registro desses contempla um leiaute e um arquivo a ser transmitido.

Os arquivos serão transmitidos na extensão XML, portanto, não haverá programa validador, as informações terão de ser geradas em sistema próprio e transmitidas diretamente ao ambiente do SPED.

Assim como no eSocial a EFD-Reinf possui características diferentes se comparada com outros projetos do SPED, pois o envio de cada registro contempla um arquivo digital e a sua transmissão será feita  de forma isolada de acordo com a obrigatoriedade de cada empresa.

A sistemática de envio da EFD-Reinf traz um novo olhar para os procedimentos que estamos acostumados a fazer, atualmente, primeiro efetuamos o pagamento do imposto e somente depois apresentamos o DARF na DCTF e na DIRF, com a EFD-Reinf é justamente ao contrário.

Ao analisar o leiaute da EFD-Reinf é possível destacar cruzamento de informações com os seguintes projetos: o SPED Fiscal por conta da escrituração das notas fiscais, o eSocial por tratar de informações previdenciárias, o SPED Contábil pois na EFD-Reinf é solicitado a conta contábil analítica referente o serviço contratado ou prestado e o SISCOSERV para o caso de contratações de serviços do exterior.

Conforme IN 1.701/2017, os prazos se iniciam em Janeiro de 2018, para aquelas empresas que no ano de 2016 o seu faturamento tenha sido superior a R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais); ou a partir de 1º de julho de 2018, caso o faturamento da pessoa jurídica no ano de 2016 tenha sido de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais). Sua transmissão será mensal, até o dia 20 do mês subsequente ao que se refira a escrituração, para as entidades promotoras de espetáculos desportivos o prazo é de até 2 (dois) dias úteis após a  realização do evento.

A escrituração será modularizada por eventos de informações, com a possibilidade de múltiplas transmissões em períodos distintos, de acordo com a sua obrigatoriedade.

Em média 80% das empresas não possuem seus processos e procedimentos relacionados à contratação de terceiros de maneira centralizada e uniforme ou ainda não possuem políticas formalizadas e estabelecidas para esses processos. Portanto, haverá necessidade de maiores controles internos de integração de dados e informações dos diversos departamentos dentro da empresa. Como consequência, uma inevitável mudança de rotina dos profissionais envolvidos e responsáveis por essa nova obrigação acessória. É recomendável uma análise da rotina e novo desenho dos processos, uma maior integração entre departamentos: Fiscal, RH, Contabilidade e TI e as adequações nos softwares de geração de informações, de forma que todas as exigências sejam cumpridas e os layouts atendidos.

Vale lembrar que, em conformidade à Norma Regulamentadora MTE nº 7 e a Instrução Normativa nº 971/2009, o tomador do serviço é obrigado a fornecer às empresas prestadoras as informações dos riscos existentes no ambiente onde serão alocados os trabalhadores e as empresas contratantes devem auxiliar as empresas contratadas na elaboração dos respectivos PCMSO’s dos locais de trabalho onde os serviços serão prestados.

Quanto às microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional (Lei Complementar nº 123/2006), o cronograma vai depender de ato específico do Comitê Gestor do Simples Nacional. Que estabelecerá condições especiais para cumprimento desta obrigação.

Para atender as obrigações contidas na EFD-Reinf e eSocial, será necessária uma interação muito maior entre prestador e tomador de serviços, pois ambos precisarão de informações que o outro detém, de forma a evitar erros, que possam ocasionar penalizações tais como multas e bloqueio de CND.

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