eSocial já começa a impactar as pequenas empresas

Há menos de um mês para o início da obrigatoriedade do eSocial, projeto integrante do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED), os gestores das pequenas empresas – setor responsável por 52% dos empregos com carteira assinada no setor privado, segundo dados do Sebrae -, estão tendo que correr para atenderem o prazo de adesão do programa do governo, e assim evitarem as penalidades previstas em lei, com multas que podem chegar a R$ 42 mil.

A própria Receita Federal (RF) já havia expressado preocupação com a evolução do eSocial, pois até o meio do ano muitos pequenos negócios ainda não tinham começado as adaptações necessárias para adoção do novo sistema, que deixa evidente a necessidade de integração de todos os dados trabalhistas, que passam pelas áreas de RH, finanças, administração, jurídica, Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho (SESMT), entre outras, bem como a complexidade deste novo processo de repasse das informações ao Fisco.

No caso do SESMT, a apreensão da RF é ainda maior, visto que muitos pequenos negócios não têm o hábito de lidarem com os processos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST). Apesar de não haverem mudanças nas informações que deverão ser entregues ao governo, o formato de entrega desses dados sujeitará muitas pequenas empresas a multas.

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Isso porque o eSocial altera o modo como as companhias comunicam seus dados trabalhistas ao governo, ao unificar o envio das informações pelo empregador em relação aos seus empregados, por meio de uma única plataforma online, eliminando a fragmentação dos dados em diferentes guias, como o MANAD, GFIP, DIRF, RAIS e CAGED, eventos SST, com o objetivo de agilizar a fiscalização sobre informações relacionadas a contratações, declarações e recolhimentos previdenciários, por exemplo.

Até as admissões deverão ser informadas com os dados completos do funcionário para que o governo verifique se ele está recebendo os benefícios, como seguro desemprego, da maneira correta.

Essa mudança também significa o cadastramento de milhares de profissionais na plataforma do governo, para a emissão dos dados descritos acima, no formato digital, em tempo real e sem erros. Podendo, além da geração de multa, tornar impraticável a quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a administração federal, caso as obrigações não sejam cumpridas.

Nesse cenário, restam às pequenas empresas duas opções:

• Acesso direto ao site do eSocial, para cadastramento dos dados trabalhistas e envio das informações
• A incorporação da plataforma do governo ao software de gestão empresarial (ERP) utilizado na empresa.

Sendo este último o modelo considerado mais adequado, pois ele agiliza o processo de envio de dados e assegura que a integração das informações corporativas aconteça de maneira automática e sem gargalos, e que o atendimento às novas regulamentações legais, que podem surgir ao longo dos próximos anos, aconteça sem imprevistos.

Por tudo isso, caso a pequena empresa ainda não disponha de um sistema de gestão empresarial, essa é a hora de ir atrás dessa tecnologia para colocar tudo em ordem e não haver problemas com o Fisco lá na frente.

É nítido a importância do eSocial para as empresas. O eSocial pode se tornar mais complexo do que se imagina. Então fique atento e cumpra com o que determina a legislação, pois o eSocial vai fiscalizar.

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Por Liana Braia Felippe (capa), Gerente de Sucesso de Cliente da Jiva