eSocial: terceira fase do programa traz novos desafios para as PMEs

São Paulo, 18 de dezembro de 2018 – Em 10 de janeiro de 2019, terá início a terceira fase do eSocial para empresas do 2º grupo, que faturaram em 2016 até R$ 78 milhões e que não são pertencentes ao Simples Nacional. Nesta fase, devem ser enviados ao programa os eventos periódicos, que são aqueles cuja ocorrência tem periodicidade previamente definida.

“Esse grupo de eventos abrange as informações de folha de pagamento, portanto, é uma das fases mais importantes, que exigirá das empresas comprometimento e clareza no envio das informações de seus funcionários”, afirma Luana Martin, analista de treinamento em departamento pessoal da Sage Brasil.

A folha de pagamento é um conjunto de informações que reflete a remuneração de todos os trabalhadores que estiveram a serviço do empregador naquela competência. Nela, estão os dados e valores de contribuições previdenciárias, depósitos fundiários e imposto sobre a renda retido na fonte de pagamentos realizados à pessoa física.

“Para uma implantação eficiente, o ideal é conhecer as configurações de preenchimentos técnicos e se adiantar nas entregas a fim de evitar o congestionamento de informações nos últimos dias”, conclui a executiva.

Veja, abaixo, as principais dicas da Sage com relação aos eventos periódicos:

1. Informações do trabalhador

Cada trabalhador deve ser tratado de forma individual, ou seja, deve haver um evento de folha por funcionário no sistema do eSocial, deverá também ser informado durante o período: rescisões, afastamentos e admissões (todos com histórico: retornados com sucesso).

1. Pagamentos

Todos os pagamentos que foram efetuados ao trabalhador deverão ser detalhados de forma correta para evitar inconsistências. Levando em consideração o regime de pagamento da empresa: caixa ou competência.

1. Tabela de rubricas

É necessário dispensar especial atenção às rubricas utilizadas pela empresa na sua folha de pagamento e o seu correto enquadramento quanto às incidências de encargos legais (trabalhista, previdenciário e IRRF). É muito importante, para o profissional de RH, entender como funciona essa tabela, pois pequenas falhas poderão gerar problemas. Ao enviar as informações das remunerações dos trabalhadores e servidores pelo eSocial, as rubricas da folha precisam constar na tabela de rubricas no site do eSocial.

1. Folha de pagamento

A folha de pagamento deve refletir o mês completo, assim, independentemente do dia que a empresa fecha a sua folha, no eSocial ela irá refletir o mês todo, ou seja, do primeiro ao último dia do mês. Todos os procedimentos deverão ser enviados pelo sistema de folha de pagamento, para não ocorrer informações e valores divergentes entre folha e o eSocial.

1. Comunicação Interna

Para informações de retenção de notas fiscais, compensações e desoneração de folha, deverá existir uma comunicação interna com o setor fiscal da empresa para o envio de informações antes do pagamento das guias de cada mês.

1. Layout 2.5

O novo layout do eSocial entra em vigor no dia 21 de janeiro de 2019, entre as principais novidades do manual, destacam-se os novos eventos totalizadores do FGTS (S-5003 e S-5013), alteração de CPF do trabalhador e cronograma de implantação do eSocial.

Para os eventos periódicos é importante ressaltar que a versão 2.5 exige o preenchimento de CPF para todos os dependentes, independentemente da idade.

A Sage ainda destaca outras dicas importantes:

– Não transmita a folha de pagamento antes de verificar se todos os eventos transmitidos ao eSocial retornaram com sucesso. Principalmente afastamentos e rescisões (S-2230 e S-2299).

– O retorno do protocolo com sucesso não é a garantia que a folha de pagamento está correta para fechamento mensal. Antes de enviar o S-1299 faça a conferência de INSS, IRRF e FGTS com os relatórios S-5001, S-500 e S-5003.

Sobre a Sage

A Sage (FTSE: SGE) é a líder global em tecnologia para ajudar empresas de todos os tamanhos na gestão de tudo o que precisam: de dinheiro a pessoas – sejam elas start-ups, scale-ups ou de grande porte.

Nós fazemos isso com o Sage Business Cloud – a primeira e única solução de gestão que contempla as áreas de Contabilidade, Gestão Financeira, Gestão de Empresas, Recursos Humanos, Folha de Pagamentos e Pagamentos.

Nossa missão é liberar os empreendedores do peso das tarefas administrativas para que eles possam passar mais tempo fazendo o que amam. É o que fazemos todos os dias para três milhões de clientes em 23 países, por meio de nossos 13 mil colegas e de uma rede de contadores e parceiros. Nosso compromisso é fazer negócios de forma responsável e retribuir para as comunidades onde atuamos por meio da Sage Foundation.

É hora de se capacitar e especializar seu departamento pessoal em eSocial

Como você pode perceber, o eSocial traz muitas mudanças importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de implantação do programa se aproximando.

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