Atenção e principalmente eficiência na elaboração e no cálculo de folha de pagamento, esses são alguns dos principais cuidados que o RH deve ter em sua rotina.
Devido a sua complexidade e inúmeras particularidades, a folha de pagamento gera erros bastante comum nas empresas.
Esse é o documento que deve conter informações sobre rendimentos, descontos, horas extras e o valor líquido a ser pago para o empregado.
Por isso, empresas que erram no cálculo de folha de pagamento podem ter que pagar multas, indenizações e até ter problemas com o Governo.
Falhas na previsão de custos, pagamentos indevidos, uso de planilhas e registros manuais são alguns dos erros mais comuns cometidos nocálculo de folha de pagamento.
A obrigatoriedade da folha de pagamento está presente no artigo 225 do Decreto 3048/1999. E qualquer erro no cálculo de folha de pagamento, que é organizada mensalmente, pode acarretar em graves prejuízos financeiros.
Dessa forma, é essencial possuir um processo organizado para elaborar esse documento.
Quer saber quais os erros mais comuns no cálculo de folha de pagamento e as possíveis soluções para corrigir o erro? Neste artigo você confere todos os detalhes sobre o tema. Veja!
Mesmo sendo uma atividade rotineira do departamento pessoal, o cálculo de folha de pagamento é recheado de detalhes. Sendo assim, é comum que os erros sejam muito comuns nas empresas.
Portanto, o departamento pessoal deve conhecer as obrigatoriedades da lei e todas as diretrizes para que o cálculo de folha de pagamentoseja feito corretamente. Isso mantém sua empresa regular perante a lei e evitar processos trabalhistas.
Para que você evitar os erros, selecionamos abaixo os 5 principais erros cometidos no cálculo de folha de pagamento. Confira!
E cada um dos erros de cálculo de folha de pagamento citados acima ocorrem principalmente por falta de planejamento e organização das empresas.
Os erros no cálculo de folha de pagamento são os mais comuns. Esse documento possui muitos percentuais a serem somados, detalhados e descontados.
Com isso, principalmente para que empresas que fazem tudo manualmente, a chance de equívoco é muito grande.
Alguns dos principais cálculos incidem sobre horas extras, pagamento de benefícios como VR e VT, adicionais noturnos, contribuição sindical, entre outros.
Diante de tantos detalhes, a falta de atenção nos cálculos pode causar gastos desnecessários à empresa.
Um problema bastante comum referente ao cálculo de folha de pagamento está na previsão de custos. Muitas empresas não se preparam mensalmente ou até mesmo anualmente sobre o que podem ou não gastar.
Sendo assim, comprometem o seu caixa e muitas vezes precisam recorrer a empréstimos e pagar uma alta taxa de juros. Isso acontece principalmente por não prever o pagamento de benefícios, décimo terceiro e férias.
Além de provisionar gastos extras como licença-maternidade, horas extras, adicionais noturnos, participação nos lucros e etc. Seguir o que foi prometido no contrato e prever esses gastos é fundamental para evitar erros no cálculo de folha de pagamento.
A lei permite que haja vária formas de legalizar o contrato de trabalho dos profissionais. Eles podem ser freelancer, assalariados, PJ e etc.
Portanto, enquadrar o colaborador adequadamente é fundamental para evitar erros de cálculo na folha de pagamento.
Isso porque cada contrato tem suas particularidades em relação a remuneração e descontos.
Além disso, é necessário estar atento também ao enquadramento na categoria correta na qual o profissional pertence. Já que cada função é ligada a uma convenção coletiva, com benefícios a serem pagos e descontos a serem feitos.
Quem erra nesse enquadramento consequentemente compromete todo o cálculo de folha de pagamento e abre a porta para que erros sejam cometidos constantemente.
Processos manuais em trabalhos rotineiros pode deixar a execução do trabalho mais suscetível a erros. Isso porque a chance de perder alguma informação no caminho do cálculo de folha de pagamento, devido a tantas informações, é muito grande.
Impossibilitando também a integração das informações e a automatização dos processos. Com isso, nos trabalhos manuais, tudo leva mais tempo e a burocracia é que rege a rotina dos profissionais de determinados setores nesse caso.
A automatização dos processos de RH foi um verdadeiro alívio para o setor.
Antes visto apenas como uma área completamente burocrática, hoje os profissionais de RH conseguem se dedicar mais para uma parte estratégica das empresas.
Contudo, é muito importante estar atento ao programa e ao software escolhido nos casos de gerenciamento da folha de pagamento.
Panes na tecnologia ou até mesmo fórmulas erradas podem comprometer um investimento nessa automatização.
Sendo assim é importante sempre conferir o processo, que na maioria das vezes é automático, para se certificar de que todos os cálculos estão corretos.
É fundamental também fazer backups constantes para que nenhum problema apague seus dados.
Identificar os erros de cálculo na folha de pagamento é o primeiro passo para conseguir corrigi-los. E para lhe ajudar a encontrar soluções vamos a um passo a passo para você não errar mais no cálculo de folha de pagamento.
Assim como em todas as rotinas da empresa, no gerenciamento da folha de pagamento, o planejamento é fundamental. É essencial mensurar previamente os gastos e a organização das documentações.
Além disso, empresas que possuem políticas de salário e benefícios têm maior facilidade para realizar o cálculo de folha de pagamento.
Outro controle essencial para corrigir os erros é conseguir diferenciar os tipos de contrato que a empresa possui. No mercado atual há uma grande variação entre freelas, assalariados, prestadores de serviço, autônomos e etc.
Com esse controle sobre os contratos que a sua empresa possui os processos são facilitados. Pois assim, os pagamentos de salário e dos benefícios para cada colaborador são devidamente planejados.
Devido às inúmeras particularidades e mudanças da legislação trabalhista, é essencial que os profissionais de RH conheçam as obrigatoriedades desse setor.
Possíveis alterações tributárias como de INSS, FGTS, contribuição sindical e etc., precisam sempre estar em dia.
Portanto, conhecer os impostos e suas variações é um dos primeiros passos para evitar os erros no cálculo de folha de pagamento.
A folha de pagamento tem uma função contábil, operacional e fiscal. Esse documento tem como objetivo oficializar todas as informações referentes aos rendimentos dos colaboradores em relação ao período trabalhado.
Realizar o cálculo de folha de pagamento exige cuidado e atenção. Como dissemos ao longo do artigo, qualquer erro pode gerar processos trabalhistas e como consequência o pagamento de multas e indenizações.
Identificar os erros e principalmente destacar possíveis soluções para o problema pode mudar esse cenário de erros. Levando em conta é claro que a organização e o planejamento são essenciais.
Empresas que não mensuram seus gastos ou que não possuem sua rotina organizada estão mais passíveis a erros.
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