Folha de ponto: Entenda como funciona e qual o melhor tipo para sua empresa

80

Para garantir a transparência e o pleno funcionamento das empresas, o gestor também deve estar atento à entrada e saída de cada funcionário.

Essa medida conhecida como folha de ponto, está prevista pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e garante a comprovação das horas trabalhadas, principalmente, em casos de processo trabalhista.

É preciso ressaltar que a folha de ponto é uma obrigatoriedade para as empresas que possuem mais de 20 funcionários e a implantação do sistema segue as recomendações da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Para aquelas que possuem menos de 10 colaboradores, a lei não obriga o registro do ponto, porém, as micro e pequenas empresas podem fazer o controle que fiscaliza a jornada de trabalho.

Assim, para te ajudar a entender melhor como funciona e otimizar esse processo, separamos as principais dicas que podem ser eficazes para sua empresa. 

Implantação da folha de ponto

A folha de ponto deve ser preenchida com as informações de cada funcionário, bem como, os horários de entrada, saída e pausa do trabalho.

Para isso, o RH deve acompanhar o processo  e, ao final de cada mês, o documento deve ser assinado pela empregadora para que ele possa assinar no fim de todo mês trabalhado.

O documento permanece sob responsabilidade da empresa.

Para fazer a folha de ponto de forma correta, existem alguns critérios previstos em lei.

Você sabia que é possível fazer esse registro manual, mecânico ou eletrônico? Então, conheça os tipos de acordo com a necessidade de cada empresa:

Folha de ponto manual: este é um dos tipos mais conhecidos pelos trabalhadores e o funcionário faz seu registro de forma manuscrita, sendo considerada mais prática;

Folha de ponto mecânica: na folha de ponto mecânica, é utilizado um relógio de ponto cartográfico.

Assim, quando for realizar o registro deve ser inserido um cartão no relógio que faz as marcações de horário.

Porém, o setor responsável pela conferência deve fazer a leitura manual das informações ao final de cada mês;

Folha de ponto digital: atualmente é bastante utilizado e considerado uma opção mais segura.

Ele registra a jornada através de uma plataforma de controle de ponto digitalizada para o controle de jornada dos funcionários.

Outras alternativas

Com o advento da modernidade, é possível que o trabalhador faça esse registro por meio de um aparelho celular, tablet ou computador.

Assim, os dados aparecem em tempo real para o responsável.

Também é possível ter uma planilha folha de ponto, o que irá ajudar na organização dos registros e facilitar os cálculos das horas trabalhadas, faltas e demais registros.

Há ainda outras opções como o crachá magnético ou código de barras.

Nesse tipo de controle, o colaborador aproxima o cartão do leitor e seus dados são automaticamente armazenados.

A outra opção prática é o controle de por biometria que funciona de forma semelhante ao explicado acima.

No entanto, ao invés de um crachá, o cadastro do colaborador é atrelado à sua impressão digital. 

Quem deve registrar o ponto? 

Sabemos que todos os funcionários de uma empresa devem registrar seus horários na folha de ponto, porém, a legislação flexibiliza alguns casos e a liberação do registro é feita de acordo com a função exercida pelo colaborador.

Dentre eles estão: 

• Estão em cargos de confiança ou de gerência;

• Aqueles que exercem atividades externas nas quais não é possível fixar e controlar horários; 

• Aqueles que atuam em regime de teletrabalho, desde que não seja compatível ou que seja impossível o controle de jornada. 

Fazendo os cálculos

Nesta etapa, o responsável deve estar atento à informações importantes como o início de jornada, saída para pausa, retorno da pausa e fim de jornada, de acordo com a jornada de trabalho previsto pela CLT que é de 44 h semanais e 220 h mensais.

Além das horas trabalhadas, também devem ser incluídas as horas extras; horas noturnas e intervalo de intrajornada que é o horário de almoço.

Além disso, em algumas empresas o trabalhador também tem direito  a pausas para descanso que também são registradas.

Algumas empresas também utilizam o espelhamento de ponto para seu controle e, entre as obrigações está a disponibilização do documento ao trabalhador para que esse possa conferir com a folha de frequência.

O documento deve conter a assinatura do trabalhador para sua validade.

Vantagens 

• O empregador tem controle de jornada de acordo com cada realidade de contrato de trabalho;

• Os colaboradores têm maior controle sobre as horas trabalhadas a cada mês, principalmente relacionadas às horas extras;

• Transparência entre as equipes e líderes;

• Redução de ações trabalhistas; 

• Mais segurança 

Dica Extra do Jornal Contábil: Você gostaria de trabalhar com Departamento Pessoal?

Já percebeu as oportunidades que essa área proporciona?

Conheça o programa completo que ensina todas as etapas do DP, desde entender os Conceitos, Regras, Normas e Leis que regem a área, até as rotinas e procedimentos como Admissão, Demissão, eSocial, FGTS, Férias, 13o Salário e tudo mais que você precisa dominar para atuar na área.

Se você pretende trabalhar com Departamento Pessoal, clique aqui e entenda como aprender tudo isso e se tornar um profissional qualificado.

Por Samara Arruda