LGPD na contabilidade: impactos, desafios e implantação nos escritórios

A entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Lei nº 13.709/2018, marcou uma transformação significativa no panorama da proteção de informações em território nacional. 

Desde sua implementação em 2021, essa legislação estabeleceu novos padrões, princípios e obrigações que impactam diretamente a gestão e o armazenamento de dados. 

Nesse contexto, a LGPD desempenha um papel crucial não apenas na esfera contábil, mas também em todas as áreas que lidam com informações pessoais, promovendo uma abordagem mais segura e responsável no tratamento desses dados.

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Mudanças com a LGPD nos escritórios de contabilidade

Os escritórios contábeis lidam diariamente com uma vasta quantidade de dados pessoais de seus clientes, que incluem informações financeiras, registros de salários e dados de empregados. 

Com a implementação da LGPD, torna-se imprescindível garantir o tratamento adequado dessas informações, assegurando a privacidade e a segurança dos dados.

Diante disso, os profissionais contábeis devem adotar medidas em conformidade com a LGPD. Isso engloba a implementação de políticas e procedimentos específicos para proteção dos dados, a obtenção do consentimento explícito dos clientes para o uso das informações pessoais e o treinamento especializado da equipe para conscientização sobre a legislação.

Além disso, é crucial que sejam adotadas medidas de segurança cibernética para prevenir o acesso não autorizado aos dados. A LGPD também pode influenciar significativamente a maneira como os contadores coletam e compartilham informações com outros profissionais ou órgãos governamentais. 

Portanto, compreender e aplicar corretamente as disposições da lei é fundamental para evitar penalidades e proteger a reputação do escritório contábil.

Como se adaptar à LGPD?

A adaptação à LGPD é uma prioridade para os escritórios de contabilidade que ainda não se adequaram, exigindo ação imediata. 

Uma valiosa ajuda nesse processo pode vir por meio da conformidade com a ISO 27701:2019, uma norma específica voltada para técnicas de segurança e gestão da privacidade das informações, já alinhada com a LGPD e auxiliando na implementação dos controles internos de proteção dos dados.

Como implantar a LGPD no escritório de contabilidade?

O primeiro passo para implementar a LGPD no seu escritório de contabilidade é entender que a lei é responsabilidade de todos os contadores, portanto, a compreensão do que é permitido e o que não é, deve ser compreendido e praticado por todos.

A LGPD possui regras e condições complexas, dando origem a novos especialistas no assunto. Caso procure ajuda de profissionais para adequar-se a LGPD, fique atento à lei na íntegra e dê os primeiros passos para caminhar para se adequar à legislação.

• Revise todos os contratos

Deve ser revisado todos os contratos, termos e aditivos por categorias, como contratos de empresas, fornecedores e prestadores de serviços, colaboradores CLT e PJ, a fim de verificar se os parâmetros da LGPD constam nos documentos.

• Eleja um responsável pela LGPD

A LGPD impõe que tanto a contabilidade quanto a empresa, devem ter um profissional responsável pela lei, com a finalidade de cuidar da dados e garantir que as cláusulas da LGPD sejam cumpridas.

• Crie uma política de privacidade

É importante criar uma política de privacidade de dados para assegurar que as medidas de proteção e dados próprios e dos clientes estejam adequadas à lei.

Além de ter normas internas para o tratamento de casos de vazamento de dados, com procedimentos de resposta e de notificação para os incidentes, é um canal para melhorar os processos de privacidade de dados dentro da organização.

• Alertar e responsabilizar as terceirizadas

Exija que as empresas terceirizadas se adaptem às medidas de proteção de dados, pois também estarão sujeitas a sanções em caso de vazamentos. É crucial ter clareza sobre os procedimentos de segurança em todas as etapas.