Livro Razão e Livro Diário na contabilidade: O que são e quais suas funcionalidades

Livros de escrituração são relatórios que registram tudo o que ocorre em termos financeiros e patrimoniais na administração de uma empresa. Entre eles, destacam-se dois livros muito importantes para os negócios: o Livro Razão e Livro Diário, que são obrigações contábeis de uma empresa.

Cada livro destina-se a uma finalidade diferente, entre elas: o objetivo de registrar a venda de produtos, as movimentações de estoque, os lucros em determinado período ou a compra de bens para a empresa.

Dessa forma, Livro Razão e Livro Diário fazem parte das rotinas contábeis, auxiliam na gestão empresarial e, obrigatoriamente, devem ser escriturados pelas empresas a cada ano.

Neste artigo, vamos entender melhor o que são Livro Razão e Livro Diário, para que servem e como a sua empresa deve fazer esses registros, otimizando, assim, a administração financeira e patrimonial do empreendimento. Confira!

Quais empresas devem escriturar Livro Razão e Livro Diário?

Todas as pessoas jurídicas devem escriturar o Livro Razão e Livro Diário, inclusive as que optaram pelo Simples Nacional. A única exceção é o Microempreendedor Individual (MEI), que tem um modelo simplificado de recolhimento de tributos e declaração de rendimentos. A MEI, dessa forma, segue menos tipos de obrigações contábeis.

Livro Diário: o que é, para que serve

O Livro Diário deve registrar todas as movimentações diárias de valor que possam modificar a situação patrimonial de uma empresa. Pela legislação comercial, é um registro obrigatório para a escrituração comercial e contábil das organizações e deve obedecer às Normas Brasileiras de Contabilidade.

No Livro Diário, todas as operações devem ser lançadas em ordem cronológica, do primeiro ao último dia do ano, com individualização, clareza e referência aos documentos comprobatórios dos fatos.

Ele pode ser escriturado de forma resumida, desde que sejam apresentados livros auxiliares e sejam conservados os documentos para sua verificação. Tudo isso garante a legitimidade do Livro Diário.

Existem ainda algumas formalidades, como as folhas numeradas, o termo de abertura e de encerramento, a assinatura do empresário e do contador e a autenticação junto à Junta Comercial – que é feita após o envio pela empresa.

Livro Razão: o que é, para que serve

O Livro Razão também é um livro contábil obrigatório para as empresas. A grande diferença entre os livros é que este não precisa seguir algumas formalidades, como o Livro Diário. Ou seja, não é preciso registrá-lo na Junta Comercial, por exemplo.

Este livro, que também pode ser chamado de Razão Auxiliar, serve para apresentar a movimentação analítica das contas escrituradas no Livro Diário e constantes no balanço da empresa.

Por meio dele, é possível fazer o controle de forma individualizada e detalhada, além de manter os registros de todos os dados em aberto e contas a pagar ou a receber. No Livro Razão, o foco são aquelas contas que afetam o resultado do patrimônio da empresa, embora registre todas as contas.

Como fazer o registro do Livro Razão e Livro Diário?

Desde 2007, com a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o Livro Razão e Livro Diário podem ser escriturados por meio da Escrituração Contábil Digital (ECD).

A intenção desse sistema online é facilitar o envio, arquivamento e validação das informações tributárias, além de permitir um controle mais eficiente, por parte do governo, com a regularidade das empresas.

Uma das suas funções, dessa forma, é a transmissão eletrônica do Livro Razão e Livro Diário, sem mais a necessidade de impressão e encadernação.

O envio do ECD é uma obrigatoriedade para as empresas tributadas pelo lucro real e pelo lucro presumido. As empresas que optaram pelo Simples Nacional ainda podem adotar o método tradicional de apresentação do Livro Razão e Livro Diário, embora a transmissão eletrônica seja mais prática. Para acessar o SPED, é necessário obter um certificado digital.

Para garantir que os registros sejam feitos e enviados da maneira correta pelo SPED Contábil, é necessário contar com o auxílio de um contador ou um escritório de contabilidade.

Os profissionais da área estão habilitados para isso e conhecem as normas que orientam a elaboração dos livros de escrituração. Além disso, os arquivos enviados devem ser assinados digitalmente pelo empresário ou representante legal e pelo contabilista responsável pela escrituração.

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