Livros obrigatórios para S.A.: você sabe quais sãos?

Lei n° 6.404/76, a “Lei das S/A”, dispõe sobre as características desse tipo de sociedade, a sua forma de constituição, as suas obrigações, entre outras orientações.

Diante das obrigações que uma S.A. possui, vale lembrar a obrigação de publicação das Atas de Assembleia, que devem ser publicadas no órgão oficial da União ou do Estado ou do Distrito Federal e em outro jornal de grande circulação, considerando o lugar da sua sede.

Falando sobre os livros obrigatórios, a Sociedade Anônima deverá ter, além dos livros contábeis e fiscais obrigatórios – artigo 100 da Lei n° 6.404/76:

• sempre obrigatórios

ou

• b) obrigatórios apenas em alguns casos específicos

Sobre os livros sociais sempre obrigatórios, a companhia deverá escriturar os seguintes livros, revestidos das mesmas formalidades legais:

▶ o livro de Registro de Ações Nominativas, para inscrição, anotação ou averbação:

– Do nome do acionista e do número das suas ações.

– Das entradas ou prestações de capital realizado.

– Das conversões de ações, de uma em outra espécie ou classe.

– Do resgate, reembolso e amortização das ações, ou de sua aquisição pela companhia.

– Das mutações operadas pela alienação ou transferência de ações.

– Do penhor, usufruto, fideicomisso, da alienação fiduciária em garantia ou de qualquer ônus que grave as ações ou obste sua negociação.

▶ o livro de Transferência de Ações Nominativas, para lançamento dos termos de transferência, que deverão ser assinados pelo cedente e pelo cessionário ou seus legítimos representantes.

▶ o livro de Atas das Assembleias Gerais.

▶ de Presença dos Acionistas.

▶ os livros de Atas das Reuniões de Diretoria.

▶ o livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal.

Já no que se refere aos livros obrigatórios apenas em alguns casos específicos, a legislação relata que a companhia poderá ter que escriturar:

▶ os livros de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas e o de Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas, se tiver emitido esses títulos, aplicando-se a esses livros, no que couber, as normas previstas para os livros referidos nos itens “a” e “b”.

▶ os livros de Atas das Reuniões do Conselho de Administração, se houver esse órgão na companhia.

Escrituração do Agente Emissor

A companhia pode contratar a escrituração e a guarda dos livros de Registro e Transferência de Ações Nominativas e a emissão dos certificados com instituição financeira autorizada pela CVM a manter esse serviço.

Ações Escriturais

Ação escritural é a ação mantida em conta de depósito, em nome de seu titular, na instituição financeira que designar, sem emissão de certificados. O estatuto da companhia pode autorizar ou estabelecer que todas as ações da sociedade, ou uma ou mais classes delas, sejam escriturais.

Demonstrações Financeiras – Lei n° 6.404/76, art. 176

Ao final de cada exercício social, a diretoria fará elaborar, com base na escrituração mercantil da companhia, as seguintes demonstrações financeiras:

• Balanço Patrimonial
• Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados
• Demonstração do Resultado do Exercício – DRE
• Demonstração dos Fluxos de Caixa – DFC
• Se companhia aberta, Demonstração do Valor Adicionado – DVA.

Publicação da Demonstração Financeira e dos Fluxos de Caixa

No caso de companhia fechada com patrimônio líquido, na data do balanço, inferior a R$ 2.000.000,00, não será obrigada à elaboração e publicação da demonstração dos fluxos de caixa (Lei n° 6.404/76, artigo 176, § 6°).

Dispensa de publicação das demonstrações financeiras

A companhia fechada que tiver menos de vinte acionistas, com patrimônio líquido inferior a R$ 1.000.000,00, poderá (Lei n° 6.404/76, artigo 294):

a) convocar assembleia-geral por anúncio entregue a todos os acionistas, contra recibo, com a antecedência prevista no artigo 124 da Lei n° 6.404/76.

b) deixar de publicar os documentos da administração de que trata o artigo 133 da Lei n° 6.404/76 (entre eles estão as demonstrações financeiras), desde que sejam, por cópias autenticadas, arquivados no registro de comércio juntamente com a ata da assembleia que sobre eles deliberar.

A companhia deverá guardar os recibos de entrega dos anúncios de convocação e arquivar no registro de comércio, juntamente com a ata da assembleia, cópia autenticada dos mesmos. Lei n° 6.404/76, art. 294, § 1°

Ressalta-se que o disposto no item 3.2 não se aplica à companhia controladora de grupo de sociedade, ou a ela filiadas (Lei n° 6.404/76, artigo 294, § 3°).

Notas Explicativas

As demonstrações financeiras serão complementadas por notas explicativas e outros quadros analíticos ou demonstrações contábeis necessárias para esclarecimento da situação patrimonial e dos resultados do exercício. Lei n° 6.404/76, art. 176, § 4°.

Publicações e Arquivamentos

Nenhuma companhia poderá funcionar sem que sejam arquivados e publicados seus atos constitutivos (Lei n° 6.404/76, artigo 94).

Arquivados os documentos relativos à constituição da companhia, os seus administradores providenciarão, nos 30 dias subsequentes, a publicação deles, bem como a de certidão do arquivamento, em órgão oficial do local de sua sede (Lei n° 6.404/76, artigo 98).

As obrigações de uma companhia são muitas. Esteja preparado. Não deixe a sua empresa ser penalidade por profissionais despreparados. Conte com toda a equipe da LBRK para manter sua companhia em dia.

Sobre a LBRK

A LBRK presta serviços profissionais nas áreas de consultoria contábil, financeira e de negócios, auditoria e assessoria contábil. Auxiliamos organizações na superação dos seus desafios, nos destacando pelo foco de abordagem de relacionamento e de prestação de serviços que auxiliam os clientes a explorarem novas oportunidades.