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Microempreendedor: Saiba como solicitar a liberação para emissão de Notas Fiscal MEI

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Sabemos que a formalização de profissionais independentes foi bastante simplificada graças a invenção do regime tributário MEI. 

Esse regime garante ao microempreendedor acesso a benefícios do INSS. Essa proposta de simplicidade parece ser uma mão na roda, não é mesmo?!

Mas será que na prática isso funciona, ou o MEI possui as mesmas obrigações que as grandes empresas? Será que o microempreendedor individual precisa emitir notas fiscais, pagar tributos e declarar imposto de renda?

Para responder essas e outras dúvidas, desenvolvemos este guia para ajudar esses profissionais a entenderem suas obrigações, e esclarecer seus principais deveres junto ao fisco.

Então bora começar!

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Vamos abordar os seguintes assuntos ao decorrer deste artigo:

MEI precisa emitir Nota Fiscal?

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal em todas as vendas e prestações de serviços que realizar, para pessoas jurídicas de qualquer porte. Porém, fica dispensado de emitir para o consumidor final (pessoa física) exceto se o mesmo exigir.

Mesmo não sendo obrigatório em todos os casos, é extremamente recomendado que se faça a emissão do documento fiscal. Pois, além de comprovar a prestação do serviço ou venda, o lançamento de notas ainda ajuda no controle sobre o faturamento da empresa. E claro, sempre fique atento ao limite de faturamento do MEI.

A principal finalidade da nota fiscal é comprovar qualquer transação, seja ela um venda de produtos ou serviços. Além de registrar a transação, a nota ainda serve para o recolhimento de impostos e controle do faturamento do negócio.

Como solicitar a liberação para emissão de Notas Fiscal MEI?

Para estar apto para a emissão do documento, é necessário o fazer um cadastro da empresa no município da cidade em casos de prestação de serviços.

Caso a empresa faça venda de produtos ou mesmo transporte intermunicipal e interestadual, é preciso pedir liberação junto a Secretaria de Fazenda (SEFAZ), para a emissão de notas fiscais.

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Já a nota fiscal de serviço (NFS-e) é liberada pela Prefeitura de cada município. 

No primeiro caso há um modelo padrão de documento e no segundo pode haver variação de acordo com a administração municipal.

Além disso, para a emissão de notas fiscais, o MEI precisa de um certificado digital para pessoa jurídica. 

certificado digital é um arquivo eletrônico que serve como uma identidade digital com uma assinatura digital, utilizado tanto para pessoas físicas quanto jurídicas, e com ele é possível fazer transações online com garantia de autenticidade e maior segurança das informações.

Outro ponto importante sobre o MEI é que esse profissional não é obrigado ter um contador. Mas em seu primeiro ano tendo contato com as questões burocráticas, esse profissional tem direito a uma consultoria de um profissional contábil.

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Mas claro, nem precisamos dizer sobre a importância de manter a empresa organizada, sempre registrando as entradas e saídas, contas a pagar e receber, assim como o faturamento.

Essa organização ajuda nas entrega mensais de obrigações, bem como na declaração anual do MEI (DASN).

Mas afinal, o que é e para que serve a Nota Fiscal?

A nota fiscal é um recibo que precisa ser emitido pela empresa no momento de uma transação de venda ou prestação de serviço.

Esse documento tem a função de registrar uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial, prestada por uma empresa a uma pessoa física ou para outra empresa.

Além disso, serve também para garantir que os tributos foram calculados para recolhimento ou fisco, possuindo uma função contábil e de fiscalização pelos órgãos públicos.  

Conheça abaixo os tipos de Notas Fiscais existentes e para que serve cada uma delas:

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Nota Fiscal Avulsa (NFA)

Esse é o modelo mais econômico e simples para o MEI emitir nota fiscal. No geral, o microempreendedor solicita o documento à secretaria de estado da fazenda (SEFAZ) e retira já impresso.

Pode ser nota fiscal de serviço ou nota fiscal de consumidor.

Não existe uma regra para esse tipo de emissão, já que cada estado possui a sua própria regra. Para ter conhecimento de todos os procedimentos necessários para a solicitação da nota fiscal avulsa, é importante verificar junto a SEFAZ estadual. 

Mas atenção: muitos estados com o intuito de acabar com a nota fiscal impressa em papel, não disponibilizam mais a opção para emissão de NFA.

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

Este documento é totalmente eletrônico e emitido via um software. Essa é aquela NF que normalmente os consumidores recebem ao realizar uma compra pela internet.

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Para solicitar a liberação para emitir esse tipo de nota fiscal, o MEI deve solicitar à Secretaria da Fazenda e seguir o processo que cada estado exige.

Vale lembrar que ao escolher esse modelo de nota, o MEI deve pagar as mesmas taxas que outros tipos de empresas, podendo não ser muito vantajoso para o profissional.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A NFA-e é ideal para o MEI que não possui obrigatoriedade em emitir a NF-e. No entanto, a NFA-e é um documento fiscal legalmente constituído para fins fiscais. 

Além disso, sua emissão é gratuita e emitida pelo sistema disponibilizado pela SEFAZ do estado. 

Veja alguns detalhes importantes sobre a NFA-e:

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  • Permite o cadastro de, no máximo, 10 produtos. Em caso de mais itens, é preciso emitir outra NFA-e;
  • Assim como acontece com a NF-e, a NFA-e também pode ser reimpressa. Caso isso seja necessário, o MEI deve solicitar junto ao Portal da Secretaria da Fazenda, utilizando seu login e senha para acesso ao sistema;
  • A impressão da NFA-e pode ser feita em papel comum A4;
  • O Cancelamento de uma NFA-e poderá ser feito de 24 a 168 horas via sistema SEFAZ;
  • Contribuintes que não são MEI, e aderiram a outro regime, não poderão emitir a NFA-e;
  • A NFA-e deve ser arquivada por 5 anos.

NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é aquele documento entregue para os clientes no momento da compra de produtos. 

Este modelo prevê a substituição do cupom fiscal e da nota fiscal antiga, além de garantir ao consumidor a conferência das mercadorias e valores.

Esse modelo de nota também permite ao governo um melhor controle fiscal, já que as informações são passados para a receita estadual no momento da emissão do documento.

Sua maior vantagem é a possibilidade de fazer a sua impressão em qualquer modelo de impressora, barateando todo o processo.

Para fazer a emissão, é necessário ter um certificado digital, e possuir um software específico.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

Microempreendedores que prestam serviços fazendo a emissão da Nota fiscal de Serviços Eletrônica.

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O MEI deve solicitar uma liberação na Secretaria de Estado e da Fazenda (SEFAZ) e senha WEB para a emissão dessa nota diretamente no sistema disponibilizado gratuitamente.

Vantagens das notas fiscais eletrônicas:

  • Economia de papel, e de espaço dentro da empresa;
  • Diminui os custos com impressões, reduzindo o impacto ambiental;
  • Mais praticidade e automação no processo;
  • Menor margem de erro;

Como funciona a emissão da nota fiscal eletrônica?

Após solicitado a liberação para emissão de Notas, o MEI receberá um login e senha para poder acessar um sistema disponibilizado pela prefeitura do estado, para emissão das notas fiscais gratuitamente. 

No entanto, os sistemas disponibilizados pelo SEFAZ não possuem nenhum tipo de automação com a seu negócio, isso significa que sempre que o MEI precisa emitir notas terá que preencher todas as informações necessárias dentro do sistema, para cada venda e cliente.

Porém já existem no mercado sistemas próprios para a automatização do negócio, que fazem a integração de vendas, estoque e financeiro, além de emitir vários tipos de notas fiscais de maneira mais prática e online, esse é o caso do sistema vhsys, que é muito completo e bem simples de usar.

DICA EXTRA  DO JORNAL CONTÁBIL : MEI saiba tudo o que é preciso para gerenciar seu próprio negócio.  Se você buscar iniciar como MEI de maneira correta, estar legalizado e em dia com o governo, além de fazer tudo o que é necessário para o desenvolvimento da sua empresa, nós podemos ajudar. 

Já imaginou economizar de R$ 50 a R$ 300 todos os meses com contador e ainda ter a certeza que está fazendo suas declarações e obrigações de forma correta.

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E o melhor é que você pode aprender tudo isso em apenas um final de semana. Uma alternativa rápida e eficaz é o curso MEI na prática. Trata-se de um curso rápido, porém completo e detalhado com tudo que um MEI precisa saber para ser autônomo e nunca mais passar por dificuldades ao gerir o seu negócio. 

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Fonte: VHSYS

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Hora Extra: Quem Pode Fazer e Quais as Regras?

Veja se qualquer profissão oferece essa possibilidade

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Seja por conta da alta demanda de trabalho, erros na gestão de tempo ou até mesmo pela vontade dos funcionários em complementar a renda, as horas extras são muito comuns nas empresas. E elas são asseguradas por lei, mas existem regras para isso.

A hora extra é um recurso que a empresa e o trabalhador possuem para possibilitar a extensão esporádica da jornada de trabalho. Algumas empresas tratam esse tema como regra, e outras proíbem totalmente por receio do descontrole financeiro sobre a folha de pagamento. 

Tanto a Constituição Federal quanto às Leis trabalhistas garantem o direito ao empregado, no entanto existem regras e modalidades, bem como o tipo de regime de trabalho e até mesmo características específicas de cada turno. 

Essas diferenças precisam ser de pleno conhecimento do departamento de recursos humanos para auxiliar a empresa e seus funcionários.

Mas toda profissão tem a liberdade de fazer isso? Sim, de modo geral, todo trabalhador possui direito a hora extra. Como seu próprio nome diz, a hora extra, é o tempo trabalhado além da jornada normal de trabalho.

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Conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a jornada normal de trabalho tem uma duração máxima de oito horas diárias, respeitando o limite de 44 horas por semana.

No entanto, apesar de ser um direito da maioria dos trabalhadores, é um equívoco acreditar que todo profissional pode fazer hora extra.

Nesse sentido, é importante esclarecer que existem sim alguns trabalhadores que não possuem direito às horas extras, e é sobre eles que falaremos a partir de agora!

O que é a hora extra?

A hora extra se refere ao tempo adicional que um funcionário trabalha além da sua carga horária diária, estabelecida em seu contrato de trabalho. Ou seja, sempre que a jornada diária do colaborador for ultrapassada, ele terá direito de receber horas extras.

Conforme expresso no artigo 58 da CLT, a jornada de trabalho normal deve ter no máximo, 8 horas diárias e 44 horas semanais. Vale lembrar que existem exceções, mas essa é a carga horária mais comum.

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Outra questão importante é que a legislação determina que o máximo de tempo que um trabalhador pode cumprir de hora extra são duas horas diárias.

A CLT define, ainda, que o empregador deve pagar um valor adicional por essa hora extra trabalhada. Esse valor, em regra normalmente, corresponde ao valor da hora normal de trabalho acrescido de 50%.

Leia também:

Limite de horas extras por dia

O limite diário de horas extras são 2 horas e não importa o regime de trabalho. Ou seja, se a jornada de um funcionário for de 8 horas, ele poderá somar, no máximo, 10 horas de trabalho. Se forem 6 horas, ele poderá cumprir 8 horas.

Todavia, existem algumas exceções a essa regra. No caso de serviços inadiáveis, aqueles que precisam ser concluídos na mesma jornada de trabalho, sob pena de prejuízos ao empregador, por exemplo, a empresa pode solicitar que o colaborador cumpra até 4 horas extras naquele dia.

Quais trabalhadores não têm direito a hora extra?

É importante esclarecer que mesmo sendo direito da maioria dos trabalhadores, alguns profissionais não possuem direito a hora extra.

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Nessa regra de trabalhadores que não possuem direito a hora extra, estão os profissionais onde não é possível fixar um horário de trabalho específico. Por exemplo, os vendedores externos.

A regra das horas extras, também costumam não valer para os profissionais que atuam em cargos superiores, como gerentes, diretores ou chefes de departamento.

Essa situação também se estende aos profissionais com cargos hierárquicos mais altos como gestores, coordenadores ou até mesmo da direção, tendo em vista que para esses trabalhadores o regime pode ser diferenciado para cada empresa.

Uma outra situação que merece atenção está relacionada aos trabalhadores em cargos que possuem jornada de trabalho parcial, que normalmente não pode fazer hora extra, dependendo do regime de contratação e do contrato de trabalho.

Outra circunstância em que não se permite a hora extra é no caso de estagiários. O estagiário também não pode ultrapassar 30 horas de trabalho semanal. Caso ocorra com frequência, a empresa poderá sofrer com ação judicial por descumprir a Lei nº 11.788/08, mais conhecida como a Lei do Estágio.

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Veja as mudanças na ficha de “outros bens” e direitos do IR 2025

Em 2025, a Receita Federal ajustou e incluiu alguns itens a fim de dar maior transparência nas declarações

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Com o prazo de entrega das Declarações de Imposto de Renda definido para 17 de março até 30 de maio, o contribuinte deve se preparar para o envio das declarações.

Todavia, a cada ano há sempre algumas alterações e este ano não foi diferente. A Receita Federal anunciou mudanças na ficha de bens e direitos para a declaração deste ano. As atualizações visam tornar a prestação de contas mais transparente possível.

Veja a seguir o que muda na ficha de “outros bens” para não errar na hora de preencher.

O que mudou na ficha de “outros bens” e direitos no IR 2025

Toda atenção na hora do preenchimento nas fichas de bens classificados em ‘outros bens’. Veja o que alterou:

  • Foram criados 6 novos códigos para bens (holding, garagem, leasing…);
  • 13 bens tiveram o nome ajustado para facilitar o entendimento;
  • Foram extintos 3 códigos de bens e direitos;
  • 11 bens passaram a ser exclusivos no Brasil – não pode exterior.

Além disso, houve a exclusão dos seguintes campos na ficha de declaração do IR:

  • Título de eleitor;
  • Consulado/embaixada (quando residente no exterior);
  • Número do recibo da declaração anterior (quando declaração online).

Leia também:

Quem precisa declarar Imposto de Renda 2025?

  • Recebeu rendimentos tributáveis acima de R$ 33.888 no ano de 2024, como salários, aposentadorias, pensões e aluguéis;
  • Teve receita bruta anual de atividade rural superior a R$ 169.440 ou deseja compensar prejuízos de anos anteriores com a atividade;
  • Possuía bens e direitos acima de R$ 800 mil em 31 de dezembro de 2024, incluindo imóveis, veículos, investimentos e outros patrimônios;
  • Passou a residir no Brasil em 2024 e permaneceu nessa condição até o final do ano;
  • Recebeu rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte acima de R$ 200 mil, como indenizações trabalhistas, doações e rendimentos de caderneta de poupança;
  • Obteve ganho de capital  na venda de bens ou direitos sujeitos à incidência do Imposto de Renda, como imóveis e veículos vendidos com lucro;
  • Realizou operações na Bolsa de Valores com movimentação acima de R$ 40 mil ou teve lucro sujeito à tributação;
  • Optou pela isenção do IR na venda de imóveis residenciais, ao usar o valor da venda para comprar outro imóvel no Brasil dentro do prazo de 180 dias;
  • Declarou bens, direitos e obrigações de uma entidade controlada no exterior, como se fossem de sua titularidade direta;
  • É titular de um trust ou contratos similares regidos por leis estrangeiras;
  • Atualizou o valor de mercado de bens e direitos no exterior, conforme a legislação vigente;
  • Recebeu rendimentos no exterior, como lucros, dividendos e aplicações financeiras;
  • Pagou imposto sobre atualização de bens imóveis em dezembro de 2024.

O que acontece se não declarar Imposto de renda?

Quem tiver a obrigação de declarar e não enviar a documentação dentro do prazo estará sujeito a uma multa mínima de R$ 165,74, podendo chegar a 20% do imposto devido, com acréscimo de juros conforme a taxa Selic.

Por esse motivo, é importante ficar atento ao cronograma e organizar os documentos para evitar problemas com o Fisco.

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Preparação para o IRPF 2025: como evitar erros e maximizar benefícios

Visão do especialista, Murillo Torelli, professor de Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)

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Com a proximidade do período de entrega da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) 2025, os contribuintes devem se preparar para evitar problemas e, se possível, garantir a restituição o quanto antes. A Receita Federal ainda divulgará as regras oficiais na primeira quinzena de março, mas algumas diretrizes gerais já podem ser observadas para facilitar o processo.

Planejamento e Organização

A organização antecipada da documentação é fundamental para evitar erros e atrasos. Empresas e instituições financeiras já disponibilizaram os informes de rendimento, e os aposentados e pensionistas do INSS podem acessá-los pelo site Meu INSS. Além disso, documentos como recibos de despesas médicas, comprovantes de compra e venda de bens e informes de investimentos devem ser reunidos o quanto antes.
 

Outro ponto importante é manter uma cópia da declaração do ano anterior, que pode agilizar o preenchimento e reduzir as chances de inconsistências. A falta de organização pode levar à omissão de informações, um dos principais motivos para a retenção na malha fiscal.
 

Quem Deve Declarar?

Enquanto os valores oficiais para 2025 ainda não foram divulgados, as regras devem seguir parâmetros semelhantes ao ano anterior. Devem prestar contas ao Fisco aqueles que, em 2024, tiveram:

  • Rendimentos tributáveis acima de R$ 30.639,90;
  • Rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte acima de R$ 200.000,00;
  • Ganho de capital na venda de bens;
  • Operações em bolsa de valores acima de R$ 40.000,00;
  • Bens e direitos superiores a R$ 800.000,00;
  • Receita bruta de atividade rural acima de R$ 153.199,50;
  • Mudança de residência para o Brasil.

Vantagens da Declaração Pré-Preenchida

A declaração pré-preenchida, acessível por meio de conta gov.br de nível prata ou ouro, facilita o processo, reduzindo erros e garantindo maior agilidade. Em 2024, 41% dos contribuintes utilizaram essa ferramenta, que também concede prioridade na restituição. No entanto, é fundamental revisar as informações antes do envio.
 

Malha Fiscal: Principais Motivos de Retenção 

Em 2024, 3,2% das declarações ficaram retidas na malha fiscal. As principais razões foram:

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  • Deduções indevidas (57,4%), com destaque para despesas médicas (51,6%);
  • Omissão de rendimentos (27,8%).

Portanto, atenção especial deve ser dada às deduções, respeitando os limites estabelecidos: R$ 2.275,08 por dependente e R$ 3.561,50 para educação.
 

Prazo e Prioridade na Restituição

A expectativa é que a entrega da declaração inicie em 17 de março e siga até 31 de maio. Quem entrega mais cedo tem maiores chances de receber a restituição nos primeiros lotes, mas há regras de priorização:

  • Idosos acima de 80 anos;
  • Idosos acima de 60 anos, deficientes e portadores de moléstia grave;
  • Contribuintes cuja maior fonte de renda seja o magistério;
  • Quem optar pela declaração pré-preenchida e restituição via PIX.

Evite Multas e Problemas Fiscais

Atrasar a entrega pode gerar multas de 1% a 20% do imposto devido, com valor mínimo de R$ 165,74. Além disso, inconsistências podem levar ao bloqueio do CPF e problemas na regularidade fiscal.
 

A preparação antecipada permite ao contribuinte não apenas evitar erros e penalidades, mas também maximizar os benefícios fiscais. Com organização, uso da declaração pré-preenchida e atenção às deduções permitidas, é possível garantir uma declaração mais segura e tranquila. O planejamento financeiro e fiscal é essencial para um bom relacionamento com o Fisco e para evitar surpresas desagradáveis no futuro.

Murillo Torelli, professor de Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)
 Murillo Torelli, professor de Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)


*O conteúdo dos artigos assinados não representa necessariamente a opinião do Mackenzie.

Sobre a Universidade Presbiteriana Mackenzie

A Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM) foi eleita como a melhor instituição de educação privada do Estado de São Paulo em 2023, de acordo com o Ranking Universitário Folha 2023 (RUF). Segundo o ranking QS Latin America & The Caribbean Ranking, o Guia da Faculdade Quero Educação e Estadão, é também reconhecida entre as melhores instituições de ensino da América do Sul. Com mais de 70 anos, a UPM possui três campi no estado de São Paulo, em Higienópolis, Alphaville e Campinas. Os cursos oferecidos pela UPM contemplam Graduação, Pós-Graduação, Mestrado e Doutorado, Extensão, EaD, Cursos In Company e Centro de Línguas Estrangeiras.

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