Motivos fundamentais para automatizar o contas a pagar de sua empresa

Com a solução certa, a equipe do financeiro dedica-se a questões estratégicas e a empresa conta com mais velocidade e precisão na gestão da área

Gerenciar a área financeira de uma empresa é uma tarefa complexa. O papel primordial de um profissional do setor é administrar uma série de atividades, como fazer o controle de contratos, contratar fornecedores, além de realizar o planejamento para quitação de custos e despesas, fornecendo informações importantes para tomada de decisões sobre todos os compromissos da companhia que representem o desembolso de recursos.

“Equipes inchadas e uma rotina de trabalho pouco produtiva são problemas recorrentes que travam o desempenho do departamento financeiro e refletem em resultados aquém do desejado. Atualmente o gestor financeiro não precisa mais ser refém de um modelo, a automatização de processos financeiros permite aproveitar os talentos disponíveis em atividades muito mais rentáveis para a companhia”, afirma Celso Sato, presidente da Accesstage (www.accesstage.com.br), uma das principais empresas de tecnologia integradora de soluções e serviços para a gestão de pagamentos, recebimentos e tráfego eletrônico de informações financeiras do país.

Para auxiliar os profissionais da área financeira, argumenta Sato, a automatização de processos é de fundamental importância. “Ela garante que a informação não se perca e traz uma série de benefícios para o relacionamento com fornecedores ávidos para ver a liberação de mercadorias e receber por elas”, diz o executivo. “Com o aumento das expectativas sobre a área, espera-se do time atuação estratégica e gestão eficiente, além de trabalho voltado às melhores alternativas quanto aos prazos e possíveis renegociações”, afirma.

Confira quatro boas vantagens oferecidas pela automatização dos processos do contas a pagar nas empresas, de acordo com o presidente de Accesstage.

1 – Acuracidade nas operações financeiras

Pequenos erros e falhas nas contas e operações vão ficando cada vez mais difíceis de serem contornados. Não há tempo para controlar manualmente prazos e meios de pagamento, bem como os reflexos no fluxo de caixa e planejamento. Com soluções adequadas para automatização de processos financeiros os erros são minimizados, pois existe menos interferência manual, o que leva a eficiência do trabalho e acuracidade das informações, tornando o controle sobre as transações ainda mais eficaz.

2 – Mais agilidade no dia a dia

O contato com fornecedores também é um ponto que pode ser otimizado com o apoio da tecnologia. Emitir segunda via de boleto a pagar ou confirmar que sua empresa já quitou algum débito são atividades que consomem muito tempo e tem baixo valor agregado. Não perder prazos e controlar o fluxo de caixa com exatidão é primordial. Com a padronização dos processos, a tecnologia gera facilidade de leitura e controle de todas as cobranças, centraliza o recebimento das informações, viabiliza uma comunicação clara e rápida com seus parceiros de negócios, como bancos e fornecedores, e garante que o setor mantenha o foco na gestão e não no operacional.

3 – Otimização do trabalho com notas fiscais e boletos

A redução de circulação de documentos físicos é uma das grandes vantagens da tecnologia. Os pagamentos digitais são um ótimo exemplo. Utilizando a solução adequada para automatização de processos, é possível ganhar agilidade na conciliação de boletos versus notas fiscais, já que a ferramenta verifica, automaticamente, os dados de todos os documentos e detectam eventuais divergências. Com isso, além de verificar se as cobranças são válidas, é possível checar o cadastro dos fornecedores (mês de pagamento da nota fiscal e modelo de pagamento) e automatizar o processo de conciliação e a formatação de dados dos pagamentos.

4 – Redução de custos

Seja qual for o tamanho da empresa, custos devem ser reduzidos constantemente visando a sustentabilidade e longevidade do negócio, e nenhuma área melhor do que a financeira para dar o exemplo. Uma solução de automatização de processos financeiros, que garante maior controle sobre os pagamentos (incluindo pagamento digital) e menos papel impresso circulando, reduz sensivelmente as chances de erros (já que diminui a necessidade de digitação). É uma aliada que as empresas não podem ignorar.

ACCESSTAGE: Especialista em soluções para intercâmbio de dados financeiros, a Accesstage é sinônimo de conectividade financeira e pioneira na utilização dos recursos da internet como impulsionadores de negócios.