Apesar das inúmeras facilidades que a mudança trouxe, como a rapidez no acesso ao documento, é preciso estar atento para não tomar prejuízo com a emissão das NF-e.
Riscos envolvendo o evento Ciência da emissão
A manifestação do destinatário é um conjunto de eventos que consiste na possibilidade daquele que recebe determinada mercadoria se manifestar sobre a sua participação na transação identificada na NF-e, confirmando as informações prestadas por seu fornecedor. É um processo que pode contar com quatro tipos de eventos: ciência da emissão; registro de operação não realizada; desconhecimento da operação e confirmação da operação.
A legislação ainda obriga uma pequena parcela de situações em que o destinatário precisa manifestar, mas isso é ampliado largamente com a realização do evento da ciência da emissão. Ao manifestar-se com a ciência da operação, cria-se a obrigação de realizar posteriormente uma manifestação conclusiva (registro de confirmação da operação, de operação não realizada ou de desconhecimento da operação). E sem essa manifestação conclusiva, estará o destinatário cometendo infração fiscal, sujeitando-se a multas.
Nesse aspecto, vale alertar que é comum algumas empresas se valerem de informações de notas fiscais eletrônicas que foram recuperadas automaticamente por softwares que deram ciência ao ambiente nacional. Esses softwares que recuperam NF-e dando “ciência da emissão” podem então ser fonte de risco e autuações! É como no velho ditado: o barato pode sair caro.
Em muitos casos o destinatário desconhece o fato de que notas fiscais recuperadas dessa forma já iniciam o procedimento de manifestação do destinatário, vez que é após o evento “Ciência da Emissão” que é habilitada a possibilidade de download do arquivo XML.
Esse procedimento dá início à contagem dos prazos para conclusão dos eventos da “Manifestação do Destinatário”. Uma vez tomada ciência da existência da nota, o destinatário é obrigado a se manifestar e a falta de manifestação conclusiva gera para o ele um potencial passivo.
Falando em valores
As penalidades variam de acordo com a legislação estadual, sendo que para alguns a multa é por documento e para outros estados é sobre o valor da operação.
Os valores são altos, o destinatário não pode “vacilar”, acumulando um passivo desnecessário simplesmente por desconhecer que as NF-e foram recuperadas automaticamente no ambiente nacional, dando ciência automática da existência do documento fiscal eletrônico.
Esse é um problema sério! O prazo para o evento “Desconhecimento da Operação”, por exemplo, é relativamente curto, são 15 dias contados da data de autorização de uso da NF-e. Isso significa que se o destinatário não se atentar ao fato de que o software por ele utilizado já deu ciência automática do documento fiscal poderá perder esse prazo e acumular um passivo junto ao fisco do estado, as multas podem ser altas e não há um padrão, cada unidade da Federação pode estabelecer um percentual.
O estado do Amazonas, por exemplo, aplica 10% de multa sobre o valor da operação, limitado a R$ 5.000,00, ao destinatário que não prestar informação sobre a confirmação de ocorrência da operação. O Ceará, por sua vez, aplica multa equivalente a 5 UFIRCEs por Nota Fiscal Eletrônica não manifestada, limitada a 1.000 UFIRCEs por período de apuração, em reais isso significa R$ 19,66 limitado a R$ 3.931,23 (valor da UFIRCE 2018 = R$ 3,93123). Já Minas Gerais aplica 100 UFEMG por documento fiscal, isso em reais equivale a R$ 325,14 (valor da UFEMG 2018= R$ 3,2514).
Em Minas Gerais, se o destinatário deixar 10 documentos sem confirmação, terá que pagar ao fisco multa de R$ 3.251,40, isso sem falar que sendo a multa por documento, pode ocorrer de o valor da multa ser maior do que o valor da operação. Imagine então se deixar de confirmar 100 documentos, o valor a ser pago de multa é de R$ 32.514,00.
A importância de uma solução adequada
Para o destinatário vale a reflexão sobre o assunto, e principalmente o cuidado com o serviço contratado para apoiar no recebimento das suas NF-e – pois o “barato pode sair caro” e o que era para ser uma solução pode acabar se transformando em uma fonte de multas. Por essa razão, é interessante procurar soluções que conseguem recuperar o documento sem que se inicie o evento “Ciência da Emissão”.
*Nadja Carvalho Barreto é Coordenadora de Consultoria da empresa Systax.
Sobre a Systax
A Systax Sistemas Fiscais acompanha diariamente as mudanças da legislação tributária para garantir a atualização constante dos parâmetros fiscais nos diversos ERPs e sistemas fiscais. Também valida as informações tributárias constantes da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), permitindo a correta geração do SPED. Para tanto, mantém uma base de dados com mais de 3,8 milhões de regras fiscais estaduais e federais, abrangendo ICMS, ICMS-ST, PIS, COFINS e IPI. Combinam essas regras para gerar e monitorar mais de 600 milhões de itens dos clientes da Systax. Veja mais: http://www.systax.com.br/