Nota Fiscal Avulsa descubra o que é e como emiti-la

A Nota Fiscal Avulsa é uma solução interessante para quem não realiza operações de venda de produtos com frequência. Não por acaso, ela é bastante utilizada por microempreendedores individuais (MEIs).

Mas você conhece as suas regras e sabe o que é preciso para emiti-la? Neste artigo, vamos apresentar um guia completo sobre o assunto.

Nota Fiscal Avulsa: o que é?

A Nota Fiscal Avulsa é um documento fiscal emitido individualmente, seja em papel ou em formato eletrônico, com campos semelhantes aos da nota fiscal tradicional (modelo 1, 1-A ou 55). O que muda nela está muito mais relacionado ao emissor do que ao documento em si.

Para entender melhor o conceito, cabe um exemplo.

Vamos considerar duas pequenas indústrias calçadistas. Uma delas é uma EPP, uma Empresa de Pequeno Porte. A outra, um MEI.

Para que os pedidos saiam de qualquer uma das fábricas para entrega aos clientes, é preciso que tenha sido emitida uma nota fiscal, que é o documento que comprova a regularidade da operação e serve para recolhimento de impostos, em especial o ICMS.

No caso da EPP, o documento escolhido é uma NF-e, a nota fiscal eletrônica. A emissão ocorre por meio de um sistema informatizado, como o Conta Azul. Neste caso, as notas fiscais são emitidas a cada nova venda realizada no mês.

Já com o MEI é diferente, pois ele não é obrigado a emitir uma NF-e.

Supondo que essa indústria faça apenas uma venda para pessoa jurídica por mês, a nota avulsa surge como alternativa para comprovar a operação, nos casos em que o cliente exija a emissão de nota fiscal

Mais que um documento, ela é um serviço virtual, pois permite a geração ou emissão única a partir do site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz). Quando emitida eletronicamente, é chamada de Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e).

Quando emitir uma Nota Fiscal Avulsa

Há quem chame a Nota Fiscal Avulsa de nota fiscal do MEI – e não sem razão. Afinal, esse é um tipo de documento cuja emissão deve se restringir a esse público ou nos casos em que a empresa, devido ao seu ramo de atividade, não esteja obrigada à emissão de NF-e. Ou seja, deve ser emitida apenas em eventualidades.

Além disso, não é uma opção prática para vendas recorrentes, pois depende de solicitação e autorização individuais, obtidas junto à Sefaz correspondente.

Como você sabe, o microempreendedor individual não é obrigado a emitir nota fiscal quando vende produtos para pessoas físicas. Já se o cliente é pessoa jurídica, isso muda: ou o MEI emite uma NF-e, ou o comprador precisa emitir umanota fiscal de entrada para justificar a operação.

Temos, então, dois problemas aí:

1. É preciso contar com a boa vontade e disposição do cliente para emitir a nota de entrada, cuja necessidade pode justificar a busca por outro fornecedor
2. Sem atender aos requisitos, o MEI não pode emitir uma NF-e.

E agora? Para não perder o negócio, quando se tratar de uma venda eventual, a Nota Fiscal Avulsa é a solução.

O mesmo pode ocorrer com profissionais autônomos, sem CNPJ, cujos clientes condicionam a negociação à emissão de nota fiscal, não aceitando o RPA (Recibo de Pagamento Autônomo).

Como fazer a emissão de Nota Fiscal Avulsa

Como já dito, a emissão de uma Nota Fiscal Avulsa depende da autorização da Sefaz. Então, o primeiro passo é sempre procurar esse órgão para se informar sobre as regras.

A autoridade tributária estadual tem liberdade para estabelecer os requisitosexigidos para a emissão do documento. Inclusive, pode nem mesmo oferecer o serviço aos contribuintes do ICMS, restringindo os mesmos à utilização da NF-e. Como é o caso do Distrito Federal, por exemplo.

Já o modelo da nota pode variar entre estes dois tipos:

• Modelo 55: é o mesmo da NF-e e, portanto, tem emissão e armazenamento exclusivamente eletrônicos, sendo a nota enviada ao remetente através de um arquivo XML;
• Modelo 1-A: a nota é gerada eletronicamente, mas a sua versão impressa é que vale como documento fiscal.

Importante destacar que o procedimento de emissão da Nota Fiscal Avulsa é o mesmo para ambos os formatos. Ou seja, é necessário solicitar individualmente o documento junto à Sefaz. E isso precisa ser repetido a cada nova nota. Apenas o cadastro no ambiente virtual do órgão é realizado uma única vez.

Vantagens da nota avulsa e da NFA-e

A Nota Fiscal Avulsa permite aos microempreendedores negociar com empresas maiores através de operações regulares quanto ao recolhimento de impostos.

Vale destacar que muitos são aqueles que buscam somente fornecedores que emitem o documento fiscal. Se isso não é possível através de uma NF-e, seja por custo ou conveniência, a solução está na nota avulsa.

Como dá para perceber, esse fato coloca o MEI ao menos em condições de disputar o mercado com quem já emite o documento regularmente. Pode ser a oportunidade não apenas de gerar mais uma venda, mas de crescer enquanto empresa.

Ainda como vantagem, podemos citar a segurança da operação, em especial quanto à NFA-e, que tem emissão e armazenamento eletrônicos, não em papel. Esse é um modelo já testado e aprovado pelos contribuintes brasileiros há mais de uma década.

Desvantagens da Nota Fiscal Avulsa

Diferentemente da NF-e, não há um padrão nacional para a emissão da Nota Fiscal Avulsa. Ou seja, você vai ter que obrigatoriamente consultar a Sefaz no seu estado para saber como proceder. Nesse momento, pode descobrir limitações ou mesmo a indisponibilidade do serviço.

Caso ele exista, a falta de praticidade é evidente. Solicitar nota por nota junto ao órgão e preencher alguns campos idênticos em todas as vezes que for emitir não é nada produtivo.

Pior fica se descobrir que precisa da nota em papel. Nesse caso, será necessário entregar o documento em mãos para o cliente. E se ele estiver longe, em outra cidade, por exemplo?

É preciso considerar ainda que o armazenamento da cópia da nota fiscal por cinco anos é obrigatório também no caso do documento avulso. É preciso ter muita organização para não perder esses documentos.

E tem mais: se houve erro, não há possibilidade de ajuste por meio de carta de correção, ainda que o emitente perceba prontamente o equívoco. Só mesmo cancelando a nota e solicitando outra para resolver o problema – lembrando que o processo é sempre individualizado.

Para terminar, a Nota Fiscal Avulsa limita a inserção de itens/produtos. É possível emitir uma nota fiscal com até dez itens. Ainda que no seu estado a situação seja diferente, é importante saber que uma venda de vários itens distintos pode exigir dois documentos fiscais, solicitados um a um na Sefaz, é claro.

Conta Azul ajuda a ir além da Nota Fiscal Avulsa

A Conta Azul tem auxiliado donos de pequenos negócios de todo o Brasil em diversos desafios comuns à gestão empresarial. Nos aspectos fiscal e tributário, não tem sido diferente.

Mesmo para microempreendedores, a adoção do nosso emissor de NF-e vai muito além de não depender da Nota Fiscal Avulsa. O sistema funciona como um poderoso instrumento para que você possa cuidar bem do seu negócio, integrando os controles financeiros e de vendas.

Conteúdo via ContaAzul