Os escritórios de contabilidade têm visto a abertura de um grande mercado pela frente com o aumento no número de startups e empresas de pequeno e médio porte. Essas são empresas cujos modelos não preveem – ou não necessitam – de um contador em tempo integral internamente, de forma que essa missão acaba recaindo aos escritórios de contabilidade. Mas é possível um escritório contábil lucrar com o aumento dessa demanda?

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A grande questão que preocupa os contadores autônomos e os pequenos escritórios é que essas empresas de pequeno porte, em geral, rendem honorários baixos e o trabalho costuma ser meramente operacional e bastante repetitivo. Assim, aumentar o faturamento mensal em meio a esse cenário parece um enorme desafio.

Contudo, a digitalização dos documentos pode ser uma saída para reduzir o trabalho e, consequentemente, aumentar o ticket médio de cada cliente. Graças ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), a consulta de NFe e outros documentos online agiliza muito os processos, ao mesmo tempo que permite que você agregue mais valor ao serviço.

Mais tecnologia é sinônimo de mais agilidade

Se o seu escritório de contabilidade ainda não possui nenhum sistema de gestão de documentos fiscais, então você deveria considerar seriamente a adoção de alguma alternativa do gênero. Isso porque esses sistemas são projetados para automatizar boa parte do seu trabalho. Em outras palavras, você faz mais em menos tempo, o que abre espaço para usar esse tempo livre na busca por novos clientes.

As soluções disponíveis hoje no mercado permitem fazer a consulta da NFes completas, por intermédio de uma interface muito mais simples e eficiente do que aquela fornecida pela Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Outro aspecto importante a ser observado é a obrigatoriedade de manutenção, por cinco anos, dos registros eletrônicos das transações comerciais – os documentos XML. Alguns contadores chegam a trabalhar apenas com as DANFes de pedidos e mercadorias, um risco caso a empresa questão sofra algum tipo de fiscalização por parte do Sefaz.

Acesso imediato à documentação

Você não precisa perder tempo com nenhum tipo de busca. Tendo a ferramenta correta em mão, basta digitar um CNPJ para encontrar em questão de segundos todas as notas fiscais lançadas em um determinado período. O simples fato de você ter um painel de controle que dê acesso direto a todas essas informações é, por si só, um fator indispensável para ganhar tempo.

Para aqueles que não são muito organizados, as vantagens desses sistemas incluem o armazenamento seguro e de fácil acesso aos documentos cuja conservação é necessária segundo o Fisco. Em resumo: você não vai correr nenhum risco de ser multado – em alguns casos a multa chega R$ 1 mil por documento perdido – ou até mesmo de ter um mandado de prisão decretado mediante uma acusação de sonegação fiscal.

Benefícios diretos da gestão de documentos

Há dois grandes benefícios diretos advindos da adoção de um sistema de gestão de documentos. O primeiro deles já mencionamos: a economia de tempo. Você vai perceber que uma tarefa que antes poderia levar entre uma e duas horas para ser concluída pode ser finalizada em no máximo 30 minutos pelo simples fato de você ter acesso mais rápido à documentação que precisa checar.

Já o segundo aspecto diz respeito à possibilidade de elaborar relatórios personalizados para os seus clientes. Trata-se de um serviço com grande valor agregado, que pode ser rentabilizado caso seja do interesse do seu cliente. Transformar notas em estatísticas úteis pode ser um diferencial competitivo para muitos empreendimentos, pois quanto maior for a quantidade de dados disponíveis, provavelmente mais segura será a tomada de decisão.

Por fim, empresas que estão adotando sistemas de Business Intelligence também podem ser beneficiadas por meio do cruzamento de informações. Por exemplo, você pode apontar quais produtos são aqueles que trazem maior lucro para uma companhia, levando-se em consideração os fatores tributários. Trata-se de um relatório valioso e pelo qual muitas empresas, independente do seu porte, pagariam.

Resumindo

Com mais tempo disponível, é possível diversificar os serviços que o seu escritório de contabilidade oferece aos clientes. Dessa forma, você aumenta as chances de conseguir não apenas mais clientes, mas também de obter valores mais altos daquelas empresas que você já atende, mediante serviços agregados de grande valia. No final das contas, com o mesmo número de colaboradores, é possível fazer mais e ganhar mais. Basta, para isso, ter as ferramentas certas em mãos.

Via sage