Saiba mais sobre arquivo XML do que seu chefe

Desde o início da sistemática da digitalização da Nota Fiscal, houve muitas melhorias tanto para empresas quanto para o Fisco.

Muito já se sabe sobre o arquivo XML e seus benefícios, porém hoje mostraremos tudo o que você precisa saber para mostrar ao seu chefe que sabe mais sobre o arquivo XML do que ele.

O que significa arquivo XML

A sigla é um acrônimo para Extensible Markup Language. Trata-se de uma linguagem de marcação desenvolvido pelo W3C, um consórcio internacional que cria soluções para a web. As informações da nota ficam armazenadas em XML. A extensão permite que você guarde notas fiscais emitidas e recebidas por cinco anos com mais facilidade, sendo que o estoque é obrigatório por lei.

O XML é um pouco semelhante ao HTML. O primeiro é mais utilizado para dados, enquanto o segundo serve para exibi-los. Além disso, a linguagem HTML usa “tags” pré-definidas, como <p> ou <h1>, enquanto o XML usa as tags que o criador precisar, dependendo de um leitor.

Como criar uma Nota Fiscal eletrônica (NFe) ou um Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) em XML?

O arquivo XML da NFe é gerado na emissão de uma nota fiscal. As NFes podem ser emitidas gratuitamente, a partir de julho de 2017 o aplicativo para emissão está disponível no site do Sebrae e não mais no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz). O Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) também é gerado da mesma forma.

Como criar uma Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe) em XML?

De maneira diferente, as NFSes são emitidas através de formatos específicos das prefeituras. A Nota Fiscal de Serviço eletrônica foi desenvolvida com o objetivo de substituir a Declaração de Serviço, relacionada à cobrança do Imposto sobre Serviços (ISS). Cada prefeitura tem a liberdade de desenvolver seu próprio projeto fiscal nesta organização.

Como consultar o arquivo XML da NFe, CTe e NFSe?

A Secretaria da Fazenda disponibiliza um aplicativo para a consulta gratuita do arquivo XML das NFes e CTes. Porém, para que essa consulta seja realizada, é necessário ter as chaves de acesso das notas e digitar o captcha, nota por nota.

Esse processo manual demora muito tempo e faz com que o contribuinte perca a produtividade.

Além disso, a NFSe deve ser consultada no portal de cada prefeitura, não existe um processo gratuito e centralizado.

Para resolver esse problema existe uma plataforma que consulta tanto NFes e CTes diretamente da Secretaria da Fazenda, sem a necessidade da chave de acesso, quanto as NFSes de mais de 150 prefeituras.

Segurança ao baixar XML

Fique atento pois, qualquer aplicativo que ofereça baixar o arquivo XML das suas notas sem o certificado digital merece atenção para a questão da segurança, pois é importante garantir a validade jurídica do seu documento fiscal.

Nesse site desconfiável, o sistema basicamente quebra o captcha e baixa a nota sem o campo xMotivo (que traz a autorização de uso da Sefaz), tornando o XML totalmente inválido.

Fazendo um procedimento sem segurança e sem o certificado digital a empresa pode estar expondo suas informações, e de seus clientes, a terceiros mal intencionados.

Se você baixa XML sem certificado digital em sites desconhecidos e que não têm a credibilidade dos usuários, você pode estar expondo suas informações a vírus e roubo de informações, já que não ocorre nenhuma autenticação da Sefaz. Com o Arquivei essa autenticação ocorre.

O XML permite que seu negócio mantenha-se regularizado com a lei

Muitas dúvidas surgem quanto ao tempo que os documentos fiscais de uma empresa precisam ser guardados, o que leva a maioria dos gestores a acumularem volumosas pilhas de papéis em seus escritórios, gerando uma série de inconvenientes na gestão e, é claro, gastos adicionais com armazenamento.

Em muitos casos, as notas também acabam sendo extraviadas por conta de problemas na logística, deixando o negócio vulnerável a riscos com a lei, caso o Fisco decida visitar o empreendimento para realizar uma fiscalização.

Gerir os arquivos XML digitalmente permite que todos os arquivos sejam armazenados em forma de dados no sistema, descartando a necessidade armazenamento físico, além de facilitar a consulta das informações, que podem ser acessadas automaticamente pelo sistema.

Através dos documentos fiscais eletrônicos o projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), entre outras obrigações, foram viabilizadas. A qualidade da autuação da Receita Federal melhorou muito, no primeiro semestre de 2017 foram cerca de R$ 73 bilhões de créditos tributários.

O arquivo XML deve ser armazenado

Imprimir o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) – que não tem nenhuma validade jurídica – serve somente para ver o arquivo XML em um layout resumido e acompanhar a mercadoria no transporte, não precisa ser armazenado.

Ao armazenar os seus arquivos XML é preciso preocupar-se com a segurança. Armazenar em um local físico, como o computador, pode ser uma cilada! Vírus podem atacar esse dispositivo a qualquer momento, além da perca de documentos, se não houver o devido cuidado.

Armazenar na nuvem, além de todos os profissionais da empresa, da contabilidade e do fisco terem acesso às suas notas de maneira prática, eficiente e segura, isso também garante a segurança contra as ameaças citadas acima.

Isso agiliza os processos da empresa de forma muito mais sustentável, reduz a possibilidade de perda dos dados e mantém os seus arquivos sempre à mão, permitindo que sejam acessados de forma automática pelo sistema.

É possível guardar inúmeros documentos fiscais em formato XML na nuvem e acessá-los posteriormente na internet, descartando a necessidade de guardá-los fisicamente em um HD ou em uma máquina. Via Arquivei