Retenção de impostos e substituição tributária

Quando você decidiu ter seu próprio negócio, talvez não fizesse ideia sobre a quantidade de detalhes que cercam uma correta gestão tributária. Além dos impostos que paga para manter a empresa funcionando dentro da lei, há aqueles que precisam ser retidos a cada serviço executado ou produto vendido.

Mas como isso funciona?

Segundo o advogado Paulo Melchor, consultor jurídico, especialista em pequenas empresas e professor de direito empresarial e tributário, tanto a retenção de impostos quanto a substituição tributária têm por objetivo garantir o recebimento dos impostos pelo Fisco, antecipar o pagamento e ainda combater a sonegação no país.

Entenda:

Retenção de impostos

Toda vez que você emite uma nota fiscal, sobre o valor total pago pelo cliente, é preciso aplicar o desconto relativo ao imposto devido, que varia conforme o tributo e sua alíquota. Esse valor é direcionado ao governo federal, considerando as Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF): PIS, Cofins e CSLL, além de Imposto de Renda e INSS. Mas há também retenções recolhidas para os municípios, como é o caso do ISS.

Na prática, em razão da antecipação de recolhimento, sua empresa não receberá o valor total acertado no orçamento ou na venda com o cliente, pois do seu pagamento serão descontados os percentuais relativos aos impostos aplicáveis.

Não há retenção de imposto em pagamentos efetuados a microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, apenas àquelas que se enquadram nos regimes de Lucro Real ou Lucro Presumido. Uma exceção é o ISS, pois o município pode exigir sua antecipação, inclusive por parte das empresas optantes pelo Simples.

Desde que atendam a essa regra, estão sujeitas à retenção de impostos na nota fiscal de serviços empresas de segmentos diversos, como limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, auditoria, assessoria, consultoria, advocacia, locação de mão de obra, arquitetura e engenharia, contabilidade, ensino e treinamento, entre outros.

Substituição tributária

Essa é uma antecipação de recolhimento de ICMS atribuída a um contribuinte diferente do próprio gerador da ação. Na chamada substituição tributária para a frente, é recolhido o tributo relativo a fatos geradores que deverão ocorrer posteriormente, tendo como base um cálculo presumido.

Como se trata de um imposto estadual, as regras mudam conforme a unidade da federação. Por isso, alerta Melchor, é importante que o empresário se informe bem para atender as leis de origem e de destino das mercadorias e não sofrer prejuízos.

Alguns dos setores nos quais a substituição tributária é aplicada na maioria dos estados são: veículos, bebidas, combustíveis e lubrificantes, tintas e vernizes, materiais elétricos e fumo. Já para operações interestaduais, a relação inclui empresas de cosméticos e materiais de construção, entre outras.

Para melhor entendimento, considere o exemplo de uma pequena indústria de bebidas, que vende refrigerantes para bares. Além do imposto relativo à saída da mercadoria da empresa, é preciso recolher o ICMS da tributação seguinte, ou seja, a venda realizada pelo bar aos consumidor.

Por não haver a certeza se tal venda será concretizada, o consultor jurídico critica a substituição tributária. Ele também acredita que as pequenas empresas são as principais prejudicadas, pois acabam pagando o mesmo imposto das grandes.

Como exemplo, ainda no segmento de bebidas, Melchor cita um vinho cuja marca é vendida tanto em mercados como em um restaurante badalado, mas por preços bem diferentes. Se ambos compraram por R$ 10, mas o primeiro vende por R$ 20 e o segundo por R$ 100, o que determina o imposto pago não é esse valor ao consumidor, mas um custo médio estabelecido a partir de estudos anteriores (superior ao preço de venda do pequeno empresário e abaixo do cobrado pelo grande empresário). É sobre esse valor médio que incide o imposto recolhido antecipadamente.

Apesar da crítica, ele concorda que a substituição tributária do ICMS reduz a evasão fiscal. E a razão é matemática: é mais fácil fiscalizar algumas dezenas de indústrias de bebidas do que centenas de milhares de bares e restaurantes.

Como fazer a retenção de impostos na nota fiscal de serviços e de produtos

O recolhimento ocorre em momentos distintos, conforme as regras aplicáveis a cada tributo. No caso do Imposto de Renda, se dá no pagamento ou crédito – o que ocorrer primeiro. Com a CSRF, ocorre no pagamento. Já no caso do INSS e do ISS, o desconto é aplicado quando da emissão da nota fiscal.

Para quem achou que empreender era só se dedicar à atividade fim do negócio, pode ser difícil entender todos os detalhes de retenções e cálculo do recolhimento conforme a operação, o serviço e até o cliente.

É por isso que, para fazer a retenção de impostos na nota fiscal, a dica básica de Melchor ao pequeno empresário é buscar o auxílio do contador, que é quem poderá melhor responder sobre alíquotas, descontos e as regras aplicáveis também a uma possível substituição tributária no caso de estabelecimento comercial. “É importante fazer um estudo sobre as obrigações que tem que cumprir”, sugere.

Na realidade das micro e pequenas empresas, lembra o consultor jurídico, o contador terceirizado costuma ser o único profissional disponível para solucionar esses casos. Mas como não está presente em tempo integral, cabe ao empreendedor buscar o conhecimento das leis e de suas obrigações para evitar erros que podem custar caro. “Se vou abrir um negócio, preciso planejar tudo isso muito bem, entender a sistemática. Não é só saber vender ou atender clientes”, alerta.

Reter na fonte, mas deixar de fazer o recolhimento, por exemplo, é um equívoco bastante perigoso. Ele pode se configurar como uma apropriação indébita, que é um crime previsto no Código Penal. “Muitas empresas acabam quebrando por conta disso. Um passivo tributário cresce de forma vertiginosa, assim como trabalhista, ao não registrar os empregados. São situações que podem levar a empresa à falência”, reitera.

Tecnologia pode ajudar na gestão tributária

Como você viu neste artigo, a retenção de impostos na nota fiscal não é questão de escolha, mas uma obrigação prevista em lei. Além de conhecer detalhes sobre alíquotas e incidências e contar com o auxílio de um contador, o empreendedor pode descomplicar essa tarefa ao contar com um sistema de gestão online.

Com o avanço da tecnologia, não há mais por que quebrar a cabeça com calculadora, lápis e papel. Esse tipo de ferramenta automatizada integra operações, desde a emissão das notas fiscais até a previsão de retenção de impostos, com atualização e acesso facilitado, até mesmo a partir de dispositivos móveis.

Fonte: ContaAzul – Parceiro Jornal Contábil