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Simples Nacional: Entenda como funciona a apuração pelo Regime de Caixa

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Por meio da resolução CGSN nº 38/2008, contribuinte pode, por opção, oferecer a tributação a receita efetivamente recebida no mês (regime de caixa), em substituição à receita bruta gerado (regime de competência).

A opção pela determinação da base de cálculo no regime de caixa é irretratável para todo o ano-calendário

Diferença entre regime de caixa e Regime de competência 

Pelo regime de competência dá-se o reconhecimento das receitas decorrentes da venda do bem ou do direito, no ocasião da venda do bem ou do serviço ou à proporção em que os serviços são efetivamente prestados, inclusive na hipótese de valores recebidos adiantadamente e nas vendas para entrega futura.

Pelo regime de caixa as receitas são consideradas somente por ocasião de seu efetivo recebimento, ou seja, são tributadas quando as receitas efetivamente são recebidos.

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Regime de reconhecimento das receitas no Simples Nacional

A legislação considera como receita bruta do Simples Nacional:

– Além do produto da venda de bem e serviços nas operações de conta própria;

– O preço dos serviços prestados e o resultado nas operações em conta alheia;

– O custo do financiamento nas vendas a prazo, contido no valor dos bens ou serviços ou destacadas no documento fiscal;

– As gorjetas obtidas, sejam elas compulsórias ou não; 

– Os royalties, aluguéis e demais receitas decorrentes de cessão de direito de uso ou gozo e as verbas de patrocínio.

Como regra geral, as receitas devem ser considerados por regime de competência, ou seja, independe de sua realização.

Por esse regime, mesmo sem reflexos no caixa da empresa, as receitas auferidas no período de apuração devem ser considerados para fins de cálculo dos tributos, mas a legislação do Simples Nacional permite a adoção do regime de caixa para reconhecimento das suas receitas.

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Art. 18 da Lei Complementar 123/2006, já previa a possibilitante de tributação das receitas pelo regime de caixa, ou seja, pelo efetivo. Assim, por meio da Resolução CGSN nº 38/2008, regulamenta que as empresas do Simples Nacional sejam tributadas pelo Regime de Caixa.

Vale se atentar a importância para as micro e pequenas empresas ter efetivamente essa opção, pois a tributação única e exclusivamente pelo regime de competência, pode inclusive comprometer o capital de giro da empresa. 

A opção pelo Regime de Caixa

Anteriormente, a opção deveria ser exercida no mês de janeiro de cada ano-calendário, hoje o ato da opção pelo regime de tributação, caixa ou competência, está no Art. 16 da Resolução CGSN nº 94/11, conforme segue, tal opção é irretratável para todo o ano-calendário de forma que, uma vez adotado o Regime de Caixa, sua alteração para o Regime de Competência só será possível no ano seguinte.

O ato da opção pelo regime de reconhecimento de receita bruta pelo Regime de Caixa deverá ser registrada em aplicativo disponibilizado no Portal do Simples Nacional, pela internet, quando da operação dos valores devidos relativos ao mês de:

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a) Novembro de cada ano-calendário, com efeitos para o ano-calendário seguinte a opçã na hipótese de ME ou EPP em início de atividade, com efeitos da opção pelo Simples Nacional no mês de dezembro;

b) Dezembro, com efeitos da opção pelo Simples Nacional, nos demais hipóteses, com efeitos para o próprio ano-calendário.

c) início dos efeitos da opção pelo Simples Nacional, nas demais hipóteses, com efeitos para o próprio ano-calendário.

O Cálculo dos tributos

A partir do ano-calendário da opção efetuada conforme tópico anterior, a micro empresa e a empresa de pequeno porte poderão utilizar a receita bruta total  recebida no mês – Regime de Caixa – em substituição à receita bruta auferida – Regime Competência.

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Considera-se separadamente, em bases distintas, as receitas brutas auferidas ou recebidos no mercado interno e aquelas decorrentes de exportação.

Essa forma de determinação da receita será utilizada exclusivamente para a determinação da base de cálculo mensal.

Na hipótese de a micro empresa ou empresa de pequeno porte possuir filiais, deverá ser considerado a soma das receitas recebidas por todos os estabelecimentos.

Determinação da alíquotas, dos limites e sublimites

A opção pelo Regime de Caixa servirá exclusivamente para a apuração da base de cálculo mensal, aplicando-se o Regime de Competência para as demais finalidades, especialmente, para determinação dos limites e sublimites, bem como da alíquota a ser aplicada sobre a receita bruta recebida no mês.

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Tratamento na devolução de mercadoria vendida e cancelamento de documento fiscal

Na hipótese de devolução de mercadoria vendida por ME ou EPP optante pelo Simples Nacional, em período de apuração posterior ao da venda, deverá ser observado o seguinte:

a) O valor da mercadoria devolvida deve ser deduzida da receita bruta total, no período de apuração do mês de devolução, segregada pelas regras vigentes no Simples Nacional neste mês;

b) Caso o valor da mercadoria devolvida seja superior ao da receita bruta total ou das receitas segregadas relativas ao mês de devolução, o saldo remanescente deverá ser deduzido nos meses subsequente, até ser integralmente deduzido.

Para as optantes do Simples Nacional tributada com base no critério de apuração de receitas pelo Regime de Caixa, o valor a ser deduzido limita-se ao valor efetivamente devolvido ao adquirente (comprador).

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Na hipótese ou cancelamento de documento fiscal em período de apuração posterior ao da operação ou prestação, o valor do documento cancelada deve ser deduzida da receita bruta total no período de apuração ou prestação originário.

Caso aconteça uma nova emissão de documento fiscal em substituição ao cancelado, o valor correspondente deve ser oferecido à tributação no período de apuração relativo ao da operação ou prestação originária. 

Encerramento de atividades, retorno ao Regime de Competência e exclusão do Simples Nacional

A receita auferida e ainda não recebida deverá integrar o base de cálculo dos tributos abrangidos pelo Simples Nacional, na hipótese de:

a) Encerramento de atividade, no mês em que ocorrer o evento;

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b) Retorno ao regime de competência, no último mês de vigência do Regime de Caixa;

c) Exclusão do Simples Nacional, no mês anterior ao dos efeitos da exclusão. 

Segundo Art. 19 da Resolução CGSN nº 94/11.

Registro dos valores a receber

A optante pelo Regime de Caixa deverá manter registro dos valores a receber, no modelo constante do Anexo XI da Resolução CGSN nº 94/11, no qual constarão no mínimo, as seguintes informações, relativas a cada prestações de serviços ou operação com mercadorias a prazo:

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a) Número e data de emissão de cada documento fiscal;

b) Valor da operação ou prestação;

c) Quantidade e valor de cada parcela, bem como a data dos respectivos vencimentos;

d) A data de recebimento e o valor do recebido;

e) Saldo a receber;

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f) Créditos considerados não mais cobráveis.

Observação: A adoção do Regime de Caixa não desobriga a ME ou a EPP de manter em ordem e guarda dos documentos  e livros previstos na Resolução CGSN nº 94/11, inclusive com a discriminação completa de todo a sua movimentação financeira e bancária, constante de Livro de Caixa, observado o disposto no parágrafo 3º do Art. 61, que dispõe que a apresentação de escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa. 

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Conteúdo original Marbo Contábil

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Hora Extra: Quem Pode Fazer e Quais as Regras?

Veja se qualquer profissão oferece essa possibilidade

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Seja por conta da alta demanda de trabalho, erros na gestão de tempo ou até mesmo pela vontade dos funcionários em complementar a renda, as horas extras são muito comuns nas empresas. E elas são asseguradas por lei, mas existem regras para isso.

A hora extra é um recurso que a empresa e o trabalhador possuem para possibilitar a extensão esporádica da jornada de trabalho. Algumas empresas tratam esse tema como regra, e outras proíbem totalmente por receio do descontrole financeiro sobre a folha de pagamento. 

Tanto a Constituição Federal quanto às Leis trabalhistas garantem o direito ao empregado, no entanto existem regras e modalidades, bem como o tipo de regime de trabalho e até mesmo características específicas de cada turno. 

Essas diferenças precisam ser de pleno conhecimento do departamento de recursos humanos para auxiliar a empresa e seus funcionários.

Mas toda profissão tem a liberdade de fazer isso? Sim, de modo geral, todo trabalhador possui direito a hora extra. Como seu próprio nome diz, a hora extra, é o tempo trabalhado além da jornada normal de trabalho.

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Conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a jornada normal de trabalho tem uma duração máxima de oito horas diárias, respeitando o limite de 44 horas por semana.

No entanto, apesar de ser um direito da maioria dos trabalhadores, é um equívoco acreditar que todo profissional pode fazer hora extra.

Nesse sentido, é importante esclarecer que existem sim alguns trabalhadores que não possuem direito às horas extras, e é sobre eles que falaremos a partir de agora!

O que é a hora extra?

A hora extra se refere ao tempo adicional que um funcionário trabalha além da sua carga horária diária, estabelecida em seu contrato de trabalho. Ou seja, sempre que a jornada diária do colaborador for ultrapassada, ele terá direito de receber horas extras.

Conforme expresso no artigo 58 da CLT, a jornada de trabalho normal deve ter no máximo, 8 horas diárias e 44 horas semanais. Vale lembrar que existem exceções, mas essa é a carga horária mais comum.

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Outra questão importante é que a legislação determina que o máximo de tempo que um trabalhador pode cumprir de hora extra são duas horas diárias.

A CLT define, ainda, que o empregador deve pagar um valor adicional por essa hora extra trabalhada. Esse valor, em regra normalmente, corresponde ao valor da hora normal de trabalho acrescido de 50%.

Leia também:

Limite de horas extras por dia

O limite diário de horas extras são 2 horas e não importa o regime de trabalho. Ou seja, se a jornada de um funcionário for de 8 horas, ele poderá somar, no máximo, 10 horas de trabalho. Se forem 6 horas, ele poderá cumprir 8 horas.

Todavia, existem algumas exceções a essa regra. No caso de serviços inadiáveis, aqueles que precisam ser concluídos na mesma jornada de trabalho, sob pena de prejuízos ao empregador, por exemplo, a empresa pode solicitar que o colaborador cumpra até 4 horas extras naquele dia.

Quais trabalhadores não têm direito a hora extra?

É importante esclarecer que mesmo sendo direito da maioria dos trabalhadores, alguns profissionais não possuem direito a hora extra.

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Nessa regra de trabalhadores que não possuem direito a hora extra, estão os profissionais onde não é possível fixar um horário de trabalho específico. Por exemplo, os vendedores externos.

A regra das horas extras, também costumam não valer para os profissionais que atuam em cargos superiores, como gerentes, diretores ou chefes de departamento.

Essa situação também se estende aos profissionais com cargos hierárquicos mais altos como gestores, coordenadores ou até mesmo da direção, tendo em vista que para esses trabalhadores o regime pode ser diferenciado para cada empresa.

Uma outra situação que merece atenção está relacionada aos trabalhadores em cargos que possuem jornada de trabalho parcial, que normalmente não pode fazer hora extra, dependendo do regime de contratação e do contrato de trabalho.

Outra circunstância em que não se permite a hora extra é no caso de estagiários. O estagiário também não pode ultrapassar 30 horas de trabalho semanal. Caso ocorra com frequência, a empresa poderá sofrer com ação judicial por descumprir a Lei nº 11.788/08, mais conhecida como a Lei do Estágio.

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Veja as mudanças na ficha de “outros bens” e direitos do IR 2025

Em 2025, a Receita Federal ajustou e incluiu alguns itens a fim de dar maior transparência nas declarações

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Com o prazo de entrega das Declarações de Imposto de Renda definido para 17 de março até 30 de maio, o contribuinte deve se preparar para o envio das declarações.

Todavia, a cada ano há sempre algumas alterações e este ano não foi diferente. A Receita Federal anunciou mudanças na ficha de bens e direitos para a declaração deste ano. As atualizações visam tornar a prestação de contas mais transparente possível.

Veja a seguir o que muda na ficha de “outros bens” para não errar na hora de preencher.

O que mudou na ficha de “outros bens” e direitos no IR 2025

Toda atenção na hora do preenchimento nas fichas de bens classificados em ‘outros bens’. Veja o que alterou:

  • Foram criados 6 novos códigos para bens (holding, garagem, leasing…);
  • 13 bens tiveram o nome ajustado para facilitar o entendimento;
  • Foram extintos 3 códigos de bens e direitos;
  • 11 bens passaram a ser exclusivos no Brasil – não pode exterior.

Além disso, houve a exclusão dos seguintes campos na ficha de declaração do IR:

  • Título de eleitor;
  • Consulado/embaixada (quando residente no exterior);
  • Número do recibo da declaração anterior (quando declaração online).

Leia também:

Quem precisa declarar Imposto de Renda 2025?

  • Recebeu rendimentos tributáveis acima de R$ 33.888 no ano de 2024, como salários, aposentadorias, pensões e aluguéis;
  • Teve receita bruta anual de atividade rural superior a R$ 169.440 ou deseja compensar prejuízos de anos anteriores com a atividade;
  • Possuía bens e direitos acima de R$ 800 mil em 31 de dezembro de 2024, incluindo imóveis, veículos, investimentos e outros patrimônios;
  • Passou a residir no Brasil em 2024 e permaneceu nessa condição até o final do ano;
  • Recebeu rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte acima de R$ 200 mil, como indenizações trabalhistas, doações e rendimentos de caderneta de poupança;
  • Obteve ganho de capital  na venda de bens ou direitos sujeitos à incidência do Imposto de Renda, como imóveis e veículos vendidos com lucro;
  • Realizou operações na Bolsa de Valores com movimentação acima de R$ 40 mil ou teve lucro sujeito à tributação;
  • Optou pela isenção do IR na venda de imóveis residenciais, ao usar o valor da venda para comprar outro imóvel no Brasil dentro do prazo de 180 dias;
  • Declarou bens, direitos e obrigações de uma entidade controlada no exterior, como se fossem de sua titularidade direta;
  • É titular de um trust ou contratos similares regidos por leis estrangeiras;
  • Atualizou o valor de mercado de bens e direitos no exterior, conforme a legislação vigente;
  • Recebeu rendimentos no exterior, como lucros, dividendos e aplicações financeiras;
  • Pagou imposto sobre atualização de bens imóveis em dezembro de 2024.

O que acontece se não declarar Imposto de renda?

Quem tiver a obrigação de declarar e não enviar a documentação dentro do prazo estará sujeito a uma multa mínima de R$ 165,74, podendo chegar a 20% do imposto devido, com acréscimo de juros conforme a taxa Selic.

Por esse motivo, é importante ficar atento ao cronograma e organizar os documentos para evitar problemas com o Fisco.

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Preparação para o IRPF 2025: como evitar erros e maximizar benefícios

Visão do especialista, Murillo Torelli, professor de Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)

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Com a proximidade do período de entrega da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) 2025, os contribuintes devem se preparar para evitar problemas e, se possível, garantir a restituição o quanto antes. A Receita Federal ainda divulgará as regras oficiais na primeira quinzena de março, mas algumas diretrizes gerais já podem ser observadas para facilitar o processo.

Planejamento e Organização

A organização antecipada da documentação é fundamental para evitar erros e atrasos. Empresas e instituições financeiras já disponibilizaram os informes de rendimento, e os aposentados e pensionistas do INSS podem acessá-los pelo site Meu INSS. Além disso, documentos como recibos de despesas médicas, comprovantes de compra e venda de bens e informes de investimentos devem ser reunidos o quanto antes.
 

Outro ponto importante é manter uma cópia da declaração do ano anterior, que pode agilizar o preenchimento e reduzir as chances de inconsistências. A falta de organização pode levar à omissão de informações, um dos principais motivos para a retenção na malha fiscal.
 

Quem Deve Declarar?

Enquanto os valores oficiais para 2025 ainda não foram divulgados, as regras devem seguir parâmetros semelhantes ao ano anterior. Devem prestar contas ao Fisco aqueles que, em 2024, tiveram:

  • Rendimentos tributáveis acima de R$ 30.639,90;
  • Rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte acima de R$ 200.000,00;
  • Ganho de capital na venda de bens;
  • Operações em bolsa de valores acima de R$ 40.000,00;
  • Bens e direitos superiores a R$ 800.000,00;
  • Receita bruta de atividade rural acima de R$ 153.199,50;
  • Mudança de residência para o Brasil.

Vantagens da Declaração Pré-Preenchida

A declaração pré-preenchida, acessível por meio de conta gov.br de nível prata ou ouro, facilita o processo, reduzindo erros e garantindo maior agilidade. Em 2024, 41% dos contribuintes utilizaram essa ferramenta, que também concede prioridade na restituição. No entanto, é fundamental revisar as informações antes do envio.
 

Malha Fiscal: Principais Motivos de Retenção 

Em 2024, 3,2% das declarações ficaram retidas na malha fiscal. As principais razões foram:

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  • Deduções indevidas (57,4%), com destaque para despesas médicas (51,6%);
  • Omissão de rendimentos (27,8%).

Portanto, atenção especial deve ser dada às deduções, respeitando os limites estabelecidos: R$ 2.275,08 por dependente e R$ 3.561,50 para educação.
 

Prazo e Prioridade na Restituição

A expectativa é que a entrega da declaração inicie em 17 de março e siga até 31 de maio. Quem entrega mais cedo tem maiores chances de receber a restituição nos primeiros lotes, mas há regras de priorização:

  • Idosos acima de 80 anos;
  • Idosos acima de 60 anos, deficientes e portadores de moléstia grave;
  • Contribuintes cuja maior fonte de renda seja o magistério;
  • Quem optar pela declaração pré-preenchida e restituição via PIX.

Evite Multas e Problemas Fiscais

Atrasar a entrega pode gerar multas de 1% a 20% do imposto devido, com valor mínimo de R$ 165,74. Além disso, inconsistências podem levar ao bloqueio do CPF e problemas na regularidade fiscal.
 

A preparação antecipada permite ao contribuinte não apenas evitar erros e penalidades, mas também maximizar os benefícios fiscais. Com organização, uso da declaração pré-preenchida e atenção às deduções permitidas, é possível garantir uma declaração mais segura e tranquila. O planejamento financeiro e fiscal é essencial para um bom relacionamento com o Fisco e para evitar surpresas desagradáveis no futuro.

Murillo Torelli, professor de Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)
 Murillo Torelli, professor de Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)


*O conteúdo dos artigos assinados não representa necessariamente a opinião do Mackenzie.

Sobre a Universidade Presbiteriana Mackenzie

A Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM) foi eleita como a melhor instituição de educação privada do Estado de São Paulo em 2023, de acordo com o Ranking Universitário Folha 2023 (RUF). Segundo o ranking QS Latin America & The Caribbean Ranking, o Guia da Faculdade Quero Educação e Estadão, é também reconhecida entre as melhores instituições de ensino da América do Sul. Com mais de 70 anos, a UPM possui três campi no estado de São Paulo, em Higienópolis, Alphaville e Campinas. Os cursos oferecidos pela UPM contemplam Graduação, Pós-Graduação, Mestrado e Doutorado, Extensão, EaD, Cursos In Company e Centro de Línguas Estrangeiras.

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