Sistema contábil: quando é hora de mudar?

Você, certamente, usa algum tipo de sistema contábil. Ainda que avesso à tecnologia, não pode abdicar de recursos básicos para registro e apuração de informações de clientes.

Mas o que deve avaliar agora, com a alta competitividade do mercado, é se a solução utilizada dá conta das suas necessidades da melhor forma possível.

Vamos entender melhor?

Sistema contábil: como avaliar

Um sistema contábil nada mais é do que uma ferramenta que objetivaautomatizar as tarefas da contabilidade, substituindo o trabalho manual do contador.

Dessa forma, em vez de dedicar boa parte do tempo para cálculos e cruzamentos de dados para aprofundar a visão sobre o cliente atendido, um software faz isso por você.

Sem dúvidas, estamos falando de um instrumento valioso e imprescindível para empresas contábeis.

É esse tipo de tecnologia, ainda que na sua versão básica, que permite ao contador eliminar da sua rotina as atividades repetitivas, que tomam muito tempo, mas pouco valor agregam aos seus serviços.

E é justamente aquilo que um sistema contábil pode fazer por você o principal ponto a avaliar na sua escolha.

É claro que marca, preço, condições de pagamento e referências sobre o produto são importantes, mas a tomada de decisão precisa ser baseada nas funções da ferramenta.

Leve em conta também a facilidade de implementação e de uso no seu escritório, a eficiência do suporte oferecido pela marca e a frequência com que o software recebe atualizações.

Tudo isso é válido, desde que as necessidades internas da empresa contábil sejam atendidas e que o sistema ofereça a possibilidade de você evoluir e qualificar a sua atuação no mercado. É nesse momento que você precisa entender que não há apenas um tipo de sistema contábil.

Tipos de sistema contábil

Excluindo os softwares destinados à contabilidade pessoal, a sua análise deve englobar três tipos de sistema contábil.

São eles: Low-End, Mid-End e High-End. Apesar dos nomes em inglês, não é difícil de entender que variam de acordo com a complexidade da sua exigência. Vamos falar mais rapidamente sobre cada um agora.

Low-End

É um tipo de sistema contábil bastante básico, utilizado para as tarefas com omenor nível exigência na contabilidade empresarial, como cálculos, geração de guias e gestão da folha de pagamento.

Mid-End

Também chamado de Mid-Market, oferece tecnologia superior para necessidades avançadas. É um tipo de sistema contábil capaz de automatizar uma série de funções imprescindíveis para a contabilidade, incluindo a integração com sistemas de gestão e bancos de dados.

High-End

No mais alto nível de  complexidade, estão os softwares High-End, que em geral se destinam ao atendimento das necessidades de grandes empresas. Eles adicionam aplicações avançadas, como a gestão de crédito.

Qual o melhor sistema contábil para a sua empresa?

Pelo que observamos no tópico anterior, um software do tipo Mid-End costuma se encaixar bem na realidade da maioria das empresas contábeis.

Isso acontece principalmente porque níveis inferiores não oferecem os recursos necessários, enquanto superiores vão além do que é preciso, impactando o orçamento com utilidade discutível.

O mais importante a saber para a sua decisão é que o sistema contábil pode (e deve) oferecer ferramentas para potencializar os resultados a partir do ganho de produtividade, eficiência e economia de recursos, como tempo e dinheiro.

Essas são características comuns a um ERP (Enterprise Resource Planning),sistema de gestão empresarial que qualifica a contabilidade, considerando que para ela convergem as informações de todos os setores do negócio.

Se a sua empresa contábil não se limita a realizar a contabilidade fiscal e financeira, mas tem um perfil mais voltado à contabilidade gerencial, essa é uma escolha adequada e assertiva.

Como, no mercado atual, a regra é elevar a qualidade da oferta no menor tempo possível, é imprescindível que o seu sistema contábil agregue soluções automatizadas para as rotinas do escritório, torne o armazenamento dos registros contábeis mais prático e seguro, elimine a redundância de dados e garanta o acesso a informações estratégicas.

A possibilidade de se conectar ao sistema de gestão do cliente, resultando naintegração de informações, é outro aspecto a ser avaliado e valorizado.

Dessa forma, você dá mais autonomia para a tecnologia e é menos exigido em tempo, esforço e concentração para atividades mais básicas.

Tudo entendido até aqui? Então, é chegado o momento de responder à questão central deste artigo: devo trocar de sistema contábil? Se ele não oferece os ganhos já mencionados, é provável que só reste aprender como conduzir a mudança, o que iremos explicar agora.

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Mudança de sistema contábil passo a passo

Migrar de um sistema contábil para outro exige planejamento. Não há como ignorar que, de início, a sua rotina será alterada, haverá certa dúvida na execução de algumas funções e necessidade de investimento na educação das equipes.

Por outro lado, a sua preocupação com o processo será proporcional àqualidade do software escolhido. Quanto melhor ele for, maior será a sua facilidade de adaptação.

Para se sentir mais tranquilo quanto à mudança, siga os seguintes passos:

1. Preocupe-se com o suporte antes mesmo de contratar

Elimine qualquer dúvida sobre migração com o fornecedor do seu novo sistema contábil. Garante com que ele esteja ao seu lado para realizar o processo.

2. Prepare a empresa para a mudança

No seu planejamento, considere se a migração pode ocorrer em meio ao expediente da empresa, sem prejuízo às atividades, ou se é preciso escolher um momento diferente para isso. Essa segunda opção pode ser a mais adequada para acompanhar o processo mais de perto. Não esqueça de verificar o seu tempo de duração.

3. Disponibilize os dados

Além de garantir o acesso às informações que vão migrar de sistema, providencie ao menos um cópia de segurança delas. Confira o formato utilizado pelo software anterior para exportar os dados, assegure haver compatibilidade e priorize o armazenamento do backup em nuvem, o que aumenta a segurança.

4. Conte com o suporte no período de adaptação

É muito importante que o seu novo sistema contábil oferece o suporte necessário, incluindo treinamento, para que a tecnologia seja integralmente absorvida pela sua empresa. Até que ela faça parte da rotina, pode ser necessário recorrer ao atendimento técnico algumas vezes. Não tenha receio de fazê-lo.

Uma mudança de ferramenta tão relevante quanto um sistema contábil não acontece da noite para o dia. O mais valioso desse processo é garantir que ele facilite a sua rotina e agregue valor aos serviços do escritório.

Você também tem uma dica para quem planeja mudar de sistema contábil? Comente!

Gabriel Manes

Gabriel Manes é Coordenador de Marketing do ContaAzul para Contadores. Tem pós-graduação em Estratégias Digitais, Redes e Mídias Sociais pela Sustentare Business School.

Via ContaAzul