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SPED ICMS: Entenda a obrigação com maior volume de entrega no ambiente do SPED

A EFD ICMS/IPI é popularmente conhecida como SPED FISCAL ou SPED ICMS/IPI. É uma das maiores obrigações em volume de entrega dentro do ambiente do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, emparelhando com a EFD CONTRIBUIÇÕES.
O SPED – Sistema Público de Escrituração Digital foi idealizado com finalidade de criar um instrumento para unificar as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal das empresas. Tendo sido instituído pelo Governo Federal, por meio do Decreto 6.022/2007.
Certamente o volume de entrega do SPED ICMS/IPI impressiona. Segundo dados disponibilizados pela Receita Federal através do Plano Anual da Fiscalização 2018, com resultados de 2017, é sabido que dos 25.889.992 arquivos de obrigações entregues para o ambiente do SPED, 11.250.948 correspondem a arquivos do SPED FISCAL. Ou seja, aproximadamente 43,45% do total das entregas.
Overview SPED ICMS
Em resumo, a SPED ICMS é um arquivo eletrônico a ser entregue ao ambiente do SPED. Ele agrupa as informações necessárias para a apuração do ICMS e do IPI incluso nas operações e prestações praticadas pelo contribuinte, além de outras informações de interesse da SEFAZ de cada Estado bem como da Receita Federal.
Por meio do arquivo da SPED ICMS, o contribuinte realiza a escrituração do seguintes livros fiscais:
- Livro Registro de Entradas;
- Livro Registro de Saídas;
- Livro Registro de Inventário;
- Livro Registro de Apuração do IPI;
- Livro Registro de Apuração do ICMS;
- Documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
- Documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP – modelos “C” ou “D”;
- Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.
Uma das grandes vantagens advindas do projeto SPED ICMS é que o contribuinte não precisa mais efetuar a escrituração dos livros fiscais em papel.
O contribuinte tampouco realiza a autenticação dos mesmos na repartição fiscal. Assim, elimina processos manuais e burocráticos das escriturações fiscais. Na realidade o propósito primordial do projeto Sped sempre foi a racionalização e uniformização das obrigações acessórias para os contribuintes, com estabelecimento de uma única transmissão de um leiaute padrão para as unidade da federação
Periodicidade de entrega do SPED ICMS
Além disso, o arquivo eletrônico do SPED ICMS deve ser entregue por estabelecimento e por período mensal
Assim sendo, se a empresa possuir filiais um arquivo deve ser entregue por cada filial e para cada período fiscal informado.
Aliás, a periodicidade de entrega do arquivo deve ser mensal.
Dessa forma o arquivo eletrônico deve ser entregue ao fisco no layout estipulado pelo mesmo para a entrega da obrigação:
- Registro 0000 – abertura do arquivo;
- Bloco 0 – Identificação e referências (registros de tabelas);
- Blocos B, C, D, E, G, H, K – Informações fiscais (registros de dados);
- Bloco 1 – Outras Informações (registros de dados);
- Bloco 9 – Controle e encerramento do arquivo (registros de dados);
- Registro 9999 – encerramento do arquivo
Além da abertura e encerramento do arquivo, cada bloco também deve ter registro de abertura e encerramento, conforme o exemplo a seguir:
- Registro 0000 – abertura do arquivo;
- Registro 0001 – abre o Bloco 0;
- Registros 0005 a 0460 – informa os dados;
- Registro 0990 – encerra o Bloco 0.
Os documentos que servirem de base para extração dessas informações deverão ser armazenados pelo prazo decadencial de 5 anos, conforme determina a legislação.
Processo de entrega da SPED ICMS
O arquivo digital deve obrigatoriamente ser submetido a um programa validador e assinador (PVA).
O PVA verificará a consistência das informações prestadas no arquivo. Após essas verificações, o arquivo digital deve ser assinado por meio de certificado digital, tipo A1 ou A3. Por sua vez, este último deve ser emitido por autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil e transmitido por meio da internet.
O PVA permite a transmissão do arquivo somente se o resultado da validação não apontar erros.
Nesse caso, o contribuinte deve realizar os ajustes informados pelo PVA diretamente no programa, ou corrigir a informação na base. Em seguida deverá gerar um novo arquivo e submetê-lo a nova validação.
Se o PVA encontrar alertas, os mesmos não são impeditivos de transmissão do arquivo. Entretanto podem ser, conforme o caso, uma fonte de autuação fiscal.
Após a transmissão do arquivo ao ambiente do SPED, fica disponível o recibo de entrega do arquivo digital para comprovação da entrega.
As informações do arquivo devem ser apresentadas sob o enfoque do declarante. Assim, qualquer situação de exceção na tributação do ICMS ou IPI deve ser informada no arquivo digital com indicação do respectivo dispositivo legal.
Qual o prazo para entrega da SPED ICMS?
O prazo de entrega do SPED ICMS é definido por cada Administração Tributária Estadual.
Isso significa que para cada Estado que tiver entregas deve ser verificada a correspondente legislação estadual.
No Estado de São Paulo, por força do Art. 10 da portaria cat 147/2009, o prazo de entrega é até o dia 20 (vinte) do mês subsequente ao período a que se refere.
Adesão ao SPED do Estado de Pernambuco e Distrito Federal
A Legislação que instituiu o SPED ICMS previu a adesão de cada Estado por meio de convênio.
Por causa disso, 25 Estados da Federação aderiram ao SPED ICMS. Com exceção dos Estados de Pernambuco e do Distrito Federal que, optaram por um outro modelo e acabaram desenvolvendo soluções próprias baseadas no Ato Cotepe 35/05.
No Distrito Federal, a obrigação equivalente chama-se Livro Fiscal Eletrônico. Já no Estado de Pernambuco denomina-se SEF II.
Entretanto, tais obrigações estão com os dias contados. Afinal, tanto o Distrito Federal quanto o Estado de Pernambuco informaram que, a partir de 2019, vão aderir ao SPED fiscal. Em síntese, isso quer dizer que estão eliminando progressivamente a entrega de ambas as obrigações.
A decisão do Estado de Pernambuco e do Distrito Federal vem ao encontro do projeto da Receita Federal de simplificação tributária por meio do SPED ICMS/IPI
Assim, por meio do SPED FISCAL é possível chegar a uma simplificação tributária. Afinal, as informações prestadas no SPED ICMS são suficientes para substituição de diversas obrigações tributárias Estaduais (OTA).
Simplificômetro
De fato, das 27 Unidades Federativas, apenas 10 delas tratam o SPED ICMS/IPI como principal obrigação tributária.
Ou seja, por meio do SPED ICMS/IPI os contribuintes dessas UFs realizam a confissão tributária de suas apurações do ICMS/IPI. Ao passo que as demais ainda obrigam o contribuinte a entregar outras obrigações tributárias Estaduais (OTA) como fonte primária da apuração e confissão do ICMS declarado, tais como, GIAs, DIEFs, Sintegra, Diva, etc.
Nesse cenário de muitas obrigações acessórias exigidas para os mesmos fatos tributários, colabora para o aumento do “Custo Brasil”. Isso porque as empresas brasileiras têm que despender mais horas para cumprirem o cronograma para a prestação de informações contábeis e fiscais às Administrações Tributárias e órgãos reguladores.
A efetiva integração das Administrações Tributárias, bem como a eliminação de obrigações redundantes, é elemento para aumento da competitividade econômica e do desenvolvimento do país.
Com o objetivo de fomentar essa expansão, construiu-se o ranking de simplificação (simplificômetro). A ferramenta é um indutor para ações de simplificação no campo do ICMS.
Esse instrumento de informação permite disseminar a situação atual das obrigações tributárias acessórias (OTA) estaduais, bem como posicionar os Estados em relação à quantidade de OTA e a quantidade de dispensas efetivadas.
Clique neste link para acessar o Simplificômetro disponibilizado no site do SPED.
Em tempo, após a publicação do Simplificômetro, o Estado do Espírito Santo, por meio do Decreto nº 4.359-R de 11/01/2019, dispensou os estabelecimentos inscritos no cadastro de contribuintes do imposto da entrega do DIEF em relação às operações e prestações realizadas pelo estabelecimento a partir do período de referência de janeiro de 2019. O mesmo movimento foi feito pelo Estado do Espirito Santo, e mais recentemente, o Estado do Maranhão iniciou um projeto de eliminação da DIEF.
Conclusão
Vimos que a EFD ICMS/IPI ou SPED Fiscal é a segunda maior obrigação em volume de entrega que existe no ambiente do SPED, entanto, devemos considerar que neste número não estão contemplados os 27 Estados da federação.
A tendência de crescimento é ainda maior considerando a adesão do Estado de Pernambuco e do Distrito Federal.
Sua importância é tanta que a Receita Federal pretende utilizá-la como instrumento de Simplificação Tributária. Isso permite a eliminação de diversas obrigações tributárias estaduais (OTA) que hoje são redundantes, visto que as informações que o fisco estadual necessita, em sua maioria, já estão contempladas dentro do SPED ICMS/IPI, salvo obrigações específicas, como por exemplo, o SCANC – Sistema de Captação e Auditoria dos Anexos de Combustíveis cuja aderência é de 55%.
Importante destacar que todo o movimento do Simplificômetro tem como objetivo, a diminuição do tempo que as empresas gastar para apurar e pagar impostos. Esta apuração é feita pelo Projeto DOING BUSINESS criado pelo Banco Mundial, em 2012, que analisa a cada ano as leis e regulações que facilitam ou dificultam as atividades das empresas em cada economia.
Este anuário mede 11 indicadores: 1.Abertura de empresas; 2.Obtenção de alvarás de construção; 3.Obtenção de eletricidade; 4.Registro de propriedades; 5.Obtenção de crédito; 6.Proteção dos investidores minoritários; 7.Pagamento de impostos; 8.Comércio entre fronteiras; 9.Execução de contratos; 10.Resolução de insolvência; 11.Regulação do mercado de trabalho.
E no indicador que mede o tempo gasto para PAGAR IMPOSTOS e que está diretamente relacionado à apuração feita pelo módulos do Projeto Sped, o Brasil ficou em 184, em relação a 2017 descemos 3 posições, pois estávamos 181, gastando 1958 horas para realizar os pagamentos de impostos.
As empresas devem prezar pela qualidade da entrega das informações de apuração do ICMS ou do IPI, já que o fisco tem mecanismos eficientes para cruzamento das informações declaradas no arquivo.
Para tanto, um bom contador ou empresa de assessoria contábil são elementos essenciais para o atingimento da conformidade fiscal, já que os mesmos possuem conhecimento técnico e habilidade necessária para a correta elaboração e entrega dos arquivos da obrigação.
Na dúvida, consulte seu contador e esteja conectado aqui no blog do SPED para conhecer as novidades do universo SPED.
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Conteúdo via SPED Brasil
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Hora Extra: Quem Pode Fazer e Quais as Regras?
Veja se qualquer profissão oferece essa possibilidade

Seja por conta da alta demanda de trabalho, erros na gestão de tempo ou até mesmo pela vontade dos funcionários em complementar a renda, as horas extras são muito comuns nas empresas. E elas são asseguradas por lei, mas existem regras para isso.
A hora extra é um recurso que a empresa e o trabalhador possuem para possibilitar a extensão esporádica da jornada de trabalho. Algumas empresas tratam esse tema como regra, e outras proíbem totalmente por receio do descontrole financeiro sobre a folha de pagamento.
Tanto a Constituição Federal quanto às Leis trabalhistas garantem o direito ao empregado, no entanto existem regras e modalidades, bem como o tipo de regime de trabalho e até mesmo características específicas de cada turno.
Essas diferenças precisam ser de pleno conhecimento do departamento de recursos humanos para auxiliar a empresa e seus funcionários.
Mas toda profissão tem a liberdade de fazer isso? Sim, de modo geral, todo trabalhador possui direito a hora extra. Como seu próprio nome diz, a hora extra, é o tempo trabalhado além da jornada normal de trabalho.
Conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a jornada normal de trabalho tem uma duração máxima de oito horas diárias, respeitando o limite de 44 horas por semana.
No entanto, apesar de ser um direito da maioria dos trabalhadores, é um equívoco acreditar que todo profissional pode fazer hora extra.
Nesse sentido, é importante esclarecer que existem sim alguns trabalhadores que não possuem direito às horas extras, e é sobre eles que falaremos a partir de agora!
O que é a hora extra?
A hora extra se refere ao tempo adicional que um funcionário trabalha além da sua carga horária diária, estabelecida em seu contrato de trabalho. Ou seja, sempre que a jornada diária do colaborador for ultrapassada, ele terá direito de receber horas extras.
Conforme expresso no artigo 58 da CLT, a jornada de trabalho normal deve ter no máximo, 8 horas diárias e 44 horas semanais. Vale lembrar que existem exceções, mas essa é a carga horária mais comum.
Outra questão importante é que a legislação determina que o máximo de tempo que um trabalhador pode cumprir de hora extra são duas horas diárias.
A CLT define, ainda, que o empregador deve pagar um valor adicional por essa hora extra trabalhada. Esse valor, em regra normalmente, corresponde ao valor da hora normal de trabalho acrescido de 50%.
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Limite de horas extras por dia
O limite diário de horas extras são 2 horas e não importa o regime de trabalho. Ou seja, se a jornada de um funcionário for de 8 horas, ele poderá somar, no máximo, 10 horas de trabalho. Se forem 6 horas, ele poderá cumprir 8 horas.
Todavia, existem algumas exceções a essa regra. No caso de serviços inadiáveis, aqueles que precisam ser concluídos na mesma jornada de trabalho, sob pena de prejuízos ao empregador, por exemplo, a empresa pode solicitar que o colaborador cumpra até 4 horas extras naquele dia.
Quais trabalhadores não têm direito a hora extra?
É importante esclarecer que mesmo sendo direito da maioria dos trabalhadores, alguns profissionais não possuem direito a hora extra.
Nessa regra de trabalhadores que não possuem direito a hora extra, estão os profissionais onde não é possível fixar um horário de trabalho específico. Por exemplo, os vendedores externos.
A regra das horas extras, também costumam não valer para os profissionais que atuam em cargos superiores, como gerentes, diretores ou chefes de departamento.
Essa situação também se estende aos profissionais com cargos hierárquicos mais altos como gestores, coordenadores ou até mesmo da direção, tendo em vista que para esses trabalhadores o regime pode ser diferenciado para cada empresa.
Uma outra situação que merece atenção está relacionada aos trabalhadores em cargos que possuem jornada de trabalho parcial, que normalmente não pode fazer hora extra, dependendo do regime de contratação e do contrato de trabalho.
Outra circunstância em que não se permite a hora extra é no caso de estagiários. O estagiário também não pode ultrapassar 30 horas de trabalho semanal. Caso ocorra com frequência, a empresa poderá sofrer com ação judicial por descumprir a Lei nº 11.788/08, mais conhecida como a Lei do Estágio.
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Veja as mudanças na ficha de “outros bens” e direitos do IR 2025
Em 2025, a Receita Federal ajustou e incluiu alguns itens a fim de dar maior transparência nas declarações

Com o prazo de entrega das Declarações de Imposto de Renda definido para 17 de março até 30 de maio, o contribuinte deve se preparar para o envio das declarações.
Todavia, a cada ano há sempre algumas alterações e este ano não foi diferente. A Receita Federal anunciou mudanças na ficha de bens e direitos para a declaração deste ano. As atualizações visam tornar a prestação de contas mais transparente possível.
Veja a seguir o que muda na ficha de “outros bens” para não errar na hora de preencher.
O que mudou na ficha de “outros bens” e direitos no IR 2025
Toda atenção na hora do preenchimento nas fichas de bens classificados em ‘outros bens’. Veja o que alterou:
- Foram criados 6 novos códigos para bens (holding, garagem, leasing…);
- 13 bens tiveram o nome ajustado para facilitar o entendimento;
- Foram extintos 3 códigos de bens e direitos;
- 11 bens passaram a ser exclusivos no Brasil – não pode exterior.
Além disso, houve a exclusão dos seguintes campos na ficha de declaração do IR:
- Título de eleitor;
- Consulado/embaixada (quando residente no exterior);
- Número do recibo da declaração anterior (quando declaração online).
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Quem precisa declarar Imposto de Renda 2025?
- Recebeu rendimentos tributáveis acima de R$ 33.888 no ano de 2024, como salários, aposentadorias, pensões e aluguéis;
- Teve receita bruta anual de atividade rural superior a R$ 169.440 ou deseja compensar prejuízos de anos anteriores com a atividade;
- Possuía bens e direitos acima de R$ 800 mil em 31 de dezembro de 2024, incluindo imóveis, veículos, investimentos e outros patrimônios;
- Passou a residir no Brasil em 2024 e permaneceu nessa condição até o final do ano;
- Recebeu rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte acima de R$ 200 mil, como indenizações trabalhistas, doações e rendimentos de caderneta de poupança;
- Obteve ganho de capital na venda de bens ou direitos sujeitos à incidência do Imposto de Renda, como imóveis e veículos vendidos com lucro;
- Realizou operações na Bolsa de Valores com movimentação acima de R$ 40 mil ou teve lucro sujeito à tributação;
- Optou pela isenção do IR na venda de imóveis residenciais, ao usar o valor da venda para comprar outro imóvel no Brasil dentro do prazo de 180 dias;
- Declarou bens, direitos e obrigações de uma entidade controlada no exterior, como se fossem de sua titularidade direta;
- É titular de um trust ou contratos similares regidos por leis estrangeiras;
- Atualizou o valor de mercado de bens e direitos no exterior, conforme a legislação vigente;
- Recebeu rendimentos no exterior, como lucros, dividendos e aplicações financeiras;
- Pagou imposto sobre atualização de bens imóveis em dezembro de 2024.
O que acontece se não declarar Imposto de renda?
Quem tiver a obrigação de declarar e não enviar a documentação dentro do prazo estará sujeito a uma multa mínima de R$ 165,74, podendo chegar a 20% do imposto devido, com acréscimo de juros conforme a taxa Selic.
Por esse motivo, é importante ficar atento ao cronograma e organizar os documentos para evitar problemas com o Fisco.
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Preparação para o IRPF 2025: como evitar erros e maximizar benefícios
Visão do especialista, Murillo Torelli, professor de Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)

Com a proximidade do período de entrega da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) 2025, os contribuintes devem se preparar para evitar problemas e, se possível, garantir a restituição o quanto antes. A Receita Federal ainda divulgará as regras oficiais na primeira quinzena de março, mas algumas diretrizes gerais já podem ser observadas para facilitar o processo.
Planejamento e Organização
A organização antecipada da documentação é fundamental para evitar erros e atrasos. Empresas e instituições financeiras já disponibilizaram os informes de rendimento, e os aposentados e pensionistas do INSS podem acessá-los pelo site Meu INSS. Além disso, documentos como recibos de despesas médicas, comprovantes de compra e venda de bens e informes de investimentos devem ser reunidos o quanto antes.
Outro ponto importante é manter uma cópia da declaração do ano anterior, que pode agilizar o preenchimento e reduzir as chances de inconsistências. A falta de organização pode levar à omissão de informações, um dos principais motivos para a retenção na malha fiscal.
Quem Deve Declarar?
Enquanto os valores oficiais para 2025 ainda não foram divulgados, as regras devem seguir parâmetros semelhantes ao ano anterior. Devem prestar contas ao Fisco aqueles que, em 2024, tiveram:
- Rendimentos tributáveis acima de R$ 30.639,90;
- Rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte acima de R$ 200.000,00;
- Ganho de capital na venda de bens;
- Operações em bolsa de valores acima de R$ 40.000,00;
- Bens e direitos superiores a R$ 800.000,00;
- Receita bruta de atividade rural acima de R$ 153.199,50;
- Mudança de residência para o Brasil.
Vantagens da Declaração Pré-Preenchida
A declaração pré-preenchida, acessível por meio de conta gov.br de nível prata ou ouro, facilita o processo, reduzindo erros e garantindo maior agilidade. Em 2024, 41% dos contribuintes utilizaram essa ferramenta, que também concede prioridade na restituição. No entanto, é fundamental revisar as informações antes do envio.
Malha Fiscal: Principais Motivos de Retenção
Em 2024, 3,2% das declarações ficaram retidas na malha fiscal. As principais razões foram:
- Deduções indevidas (57,4%), com destaque para despesas médicas (51,6%);
- Omissão de rendimentos (27,8%).
Portanto, atenção especial deve ser dada às deduções, respeitando os limites estabelecidos: R$ 2.275,08 por dependente e R$ 3.561,50 para educação.
Prazo e Prioridade na Restituição
A expectativa é que a entrega da declaração inicie em 17 de março e siga até 31 de maio. Quem entrega mais cedo tem maiores chances de receber a restituição nos primeiros lotes, mas há regras de priorização:
- Idosos acima de 80 anos;
- Idosos acima de 60 anos, deficientes e portadores de moléstia grave;
- Contribuintes cuja maior fonte de renda seja o magistério;
- Quem optar pela declaração pré-preenchida e restituição via PIX.
Evite Multas e Problemas Fiscais
Atrasar a entrega pode gerar multas de 1% a 20% do imposto devido, com valor mínimo de R$ 165,74. Além disso, inconsistências podem levar ao bloqueio do CPF e problemas na regularidade fiscal.
A preparação antecipada permite ao contribuinte não apenas evitar erros e penalidades, mas também maximizar os benefícios fiscais. Com organização, uso da declaração pré-preenchida e atenção às deduções permitidas, é possível garantir uma declaração mais segura e tranquila. O planejamento financeiro e fiscal é essencial para um bom relacionamento com o Fisco e para evitar surpresas desagradáveis no futuro.
Murillo Torelli, professor de Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)
*O conteúdo dos artigos assinados não representa necessariamente a opinião do Mackenzie.
Sobre a Universidade Presbiteriana Mackenzie
A Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM) foi eleita como a melhor instituição de educação privada do Estado de São Paulo em 2023, de acordo com o Ranking Universitário Folha 2023 (RUF). Segundo o ranking QS Latin America & The Caribbean Ranking, o Guia da Faculdade Quero Educação e Estadão, é também reconhecida entre as melhores instituições de ensino da América do Sul. Com mais de 70 anos, a UPM possui três campi no estado de São Paulo, em Higienópolis, Alphaville e Campinas. Os cursos oferecidos pela UPM contemplam Graduação, Pós-Graduação, Mestrado e Doutorado, Extensão, EaD, Cursos In Company e Centro de Línguas Estrangeiras.
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