Vale combustível: Saiba o que é e como usar no controle de frota

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Com o vale combustível, a empresa pode oferecer aos seus colaboradores um meio prático para que eles decidam a melhor forma de se deslocar de casa para o trabalho — e vice-versa.

Além disso, saber como funciona o vale combustível permite que você use esse benefício não só como um diferencial, mas como uma importante ferramenta para a gestão de frotas, sabia?

Por isso, se você ainda tem dúvidas com relação ao popular “vale gasolina”, confira abaixo os principais tópicos que vamos abordar ao longo deste artigo:

• O que é e como funciona o vale combustível?
• O que diz a CLT sobre o vale combustível?
• Principais benefícios do vale combustível
• O vale combustível precisa ser pago de que forma?
• Diferença entre vale transporte e vale combustível
• Como utilizar este benefício na sua gestão de frotas?

Então, siga com esta leitura e saiba tudo sobre o vale combustível e como colocar esse benefício em prática na sua empresa!

O que é e como funciona o vale combustível?

Vale combustível ou auxílio combustível, não importa: o nome é o mesmo para esse benefício que auxilia o funcionário a usar o seu próprio veículo para se deslocar até o trabalho — e no caminho de volta. E, também, para situações de atividades externas, estando à disposição da empresa.

Isso vale para o trajeto cotidiano, viagens a trabalho e até mesmo para uma visita a clientes, fornecedores, parceiros e prospectos. É uma maneira de agregar um benefício corporativo que ajude o colaborador e também facilite a logística da empresa.

Leia também: Vale Combustível: O Que Diz A CLT E Como Utilizar No Controle De Frota

Importante destacar, ainda, que muitas empresas de frota podem fazer uso do vale combustível, já que o valor pode ser depositado em um cartão pré-pago ou em soluções similares, agregando em facilidade, segurança e comodidade para os motoristas da empresa.

O que diz a CLT sobre o vale combustível??

Pontos específicos da CLT alertam apenas para algo relacionado ao direito do trabalhador garantido por lei, que é o vale-transporte. 

Assim, caso um funcionário decida por abrir mão do vale-transporte por usar um carro próprio e não utilizar o transporte público, ele pode receber o vale combustível.

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Acontece que essa situação em particular só pode ocorrer mediante um acordo entre o empregador e os seus colaboradores. Deve estar explícita toda a questão legal de abrir mão do vale-transporte para assumir o recebimento do vale combustível, portanto.

Para a organização, contudo, existe a possibilidade de oferecer o benefício de duas formas, que são:

• Cartão pré-pago;
• Adiantamento em dinheiro.

Existe, também, o reembolso de despesas, mas isso pode ocorrer em situações extraordinárias. Por exemplo: o funcionário não tem o costume de usar o seu próprio veículo para uma visita externa, mas o faz esporadicamente.

Para saber um pouco mais a respeito do vale combustível na CLT, recomendamos a leitura dos artigos 457 e 458 da CLT, que apontam o seguinte: o reembolso e o vale combustível não fazem parte do salário quando estão associados ao reembolso de despesas para um funcionário. 

Pois nessas situações (como o exemplo acima, da visita externa) a empresa está apenas realizando o pagamento de uma despesa que, originalmente, seria de sua responsabilidade, e não do funcionário.

Precisa ter o reembolso de quilometragem? 

Como destacamos no tópico anterior, o reembolso não é a mesma coisa que o vale combustível para funcionários. Por ser uma despesa esporádica e de responsabilidade da organização, uma prestação de contas deve ser feita.

Assim, caso o colaborador utilize o seu veículo para uma reunião externa, hipoteticamente, ele tem que apresentar o quanto foi gasto em combustível para esse deslocamento. No geral, são usados a nota fiscal ou um recibo do posto de combustível como meios de comprovante.

Só assim, é possível garantir a autenticidade do valor apresentado e a empresa pode realizar o reembolso das despesas que o seu funcionário teve para essa visita em particular.

Idealmente, ainda, é possível estabelecer um valor médio caso as visitas externas se tornem mais frequentes. Tudo porque, além do combustível, a empresa deve reembolsar um valor aproximado para a manutenção do automóvel, taxas do Detran e limpeza, considerando que a rodagem de quilômetros deprecia componentes do mesmo.

Entretanto, isso é um aspecto circunstancial e optativo. Cabe à empresa definir — ou não — esse valor médio em uma conversa com os seus colaboradores.

Principais benefícios do vale combustível

Agora que já vimos o que é o vale combustível e o que se aplica em relação a esse benefício na CLT, vamos ver quais benefícios podem ser observados com a sua implementação na empresa!

Ideal para equipes externas

Já vimos o quanto os seus colaboradores que têm o hábito de ir a reuniões ou visitar clientes podem se beneficiar do vale combustível, não é mesmo? Afinal de contas, eles não precisam se preocupar com esse tipo de despesa e, ainda, usam o valor conforme as suas necessidades para o dia a dia. É um benefício bastante versátil.

Para a organização, por sua vez, o vale combustível é interessante porque permite uma logística mais assertiva com os colaboradores que fazem muitas saídas em nome da empresa. Para companhias que não necessitam de um veículo próprio, esse benefício torna o processo ainda mais econômico, já que as despesas são menores.

Promove autonomia 

Como não é um direito obrigatório e previsto na CLT, o vale combustível pode ser oferecido como um diferencial para os colaboradores que optam por usar os seus automóveis para o deslocamento diário até o trabalho.

Torna-se, então, um meio de personalizar os benefícios conforme os interesses de cada funcionário — lembrando que cada um deles pode optar por substituir o vale-transporte pelo vale combustível.

Auxilia no controle de frotas e automatiza o processo

Para quem lida com a gestão de frotas, no seu dia a dia, o vale combustível abre mão do controle mais rígido de despesas com reembolsos. 

Para tanto, é só identificar o custo médio dos veículos e inserir o valor em um pagamento mensal para garantir a flexibilidade e agilidade, na relação com os motoristas, e garantindo que eles possam se deslocar sem problemas ou imprevistos.

É excelente, ainda, para o controle financeiro da empresa que vai saber exatamente quais são os seus custos com combustíveis ao longo de cada mês.

Melhora a satisfação dos funcionários

Uma forma de melhorar a motivação, o engajamento e o nível geral de satisfação dos profissionais é o alinhamento com as suas expectativas.

Se muitos usam o próprio carro para ir ao trabalho, o vale combustível é uma oferta válida de suprir uma demanda e agregar mais valor à relação entre empregador e empregado.

O vale combustível precisa ser pago de que forma?

Existem duas formas de realizar o pagamento do vale combustível. Formalmente, quando ele substitui o vale-transporte, a empresa costuma estipular a quantia que seria usada com o benefício do vale-transporte.

Entretanto, quando a atividade com o veículo se estende para visitas ou viagens, o valor pode ser estipulado com base em uma quilometragem média mensal. Para tanto, isso pode ser oferecido por um cartão pré-pago (similar aos cartões usados em vale-refeição, vale-alimentação e vale-cultura, entre outros) ou em uma transferência para a conta do funcionário.

A empresa pode descontar o vale combustível? De que forma? 

Quando a oferta do vale combustível está condicionada à substituição do benefício do vale-transporte — do qual a empresa está autorizada a descontar até 6% da folha de pagamento de cada colaborador —, isso pode ser feito.

Agora, quando o reembolso é aplicado para algumas visitas externas ao longo do mês, o desconto não pode ser efetuado. Pois, como já mencionamos, esse valor é relativo a uma despesa de inteira responsabilidade da organização. Portanto, ela só deve fazer o pagamento daquilo que foi gasto e que seria uma despesa de sua autoria.

Diferença entre vale transporte e vale combustível

Falamos bastante do vale-transporte e sua relação indireta com o vale combustível, mas vale destacar os seus conceitos e diferenças.

O vale-transporte nada mais é do que um direito obrigatório estabelecido pela CLT, e que exige o pagamento das despesas relativas ao uso de transportes públicos no deslocamento casa-trabalho e trabalho-casa.

Já o vale combustível é um benefício opcional e que define um pagamento mensal para os colaboradores que preferem usar um veículo próprio para o deslocamento acima citado.

Como utilizar este benefício na sua gestão de frotas?

Para empresas que buscam mais controle de frota, o vale combustível é uma maneira de facilitar o controle, monitoramento e pagamento de despesas relativas a esse recurso. Sem falar na redução de custos e aumento da produtividade dos seus motoristas.

Afinal de contas, tudo está relacionado à conveniência em adiantar as despesas para os colaboradores, de maneira que eles usem o benefício diante da necessidade de abastecer os seus respectivos veículos no dia a dia.

Para tanto, faça um cálculo prévio da média de combustível utilizado por toda a frota. Com base nesse valor, você consegue obter total precisão para saber quanto investir, mensalmente, em um vale combustível justo e que vai permitir aos seus motoristas a realização dos seus trajetos sem imprevistos.

Como o controle de ponto da Pontotel deixa essa gestão ainda melhor? 

Com soluções de controle de ponto online como a Pontotel, empresas de todos os setores podem se beneficiar de monitorar as entradas e saídas com qualidade, precisão e boa dose de automação dos processos.

Ainda mais, desde que a Lei do Motorista foi aprovada, em 2015, exigindo das empresas mais controle sobre a jornada de trabalho dos profissionais desse ramo. Fica mais fácil, assim, estabelecer mais controle sobre as pausas intrajornada e interjornada. 

Ao usar um software de controle de ponto online, portanto, é possível ter mais controle sobre diversos indicadores em registros, dos colaboradores, o que permite total precisão para uma tomada de decisão assertiva, que agregue valor e economia à rotina de trabalho, e total alinhamento com as exigências e leis trabalhistas em vigor.

Veja como funciona na prática, agende uma demonstração:

Conclusão

Ao longo deste artigo, vimos como o vale combustível é um benefício que, embora opcional, pode substituir o vale-transporte e permitir maior grau de personalização para os colaboradores.

Dessa maneira, quem prefere o deslocamento diário com o próprio carro, pode fazê-lo ao abrir mão do recebimento do vale-transporte. Mantendo, por consequência, o valor descontado do salário bruto que, anteriormente, era dedicado ao vale-transporte.

Também vimos como um cálculo preciso de quanto a empresa gasta com combustível, mensalmente, agrega mais conveniência e economia à empresa caso ela conte com muitos funcionários externos ou que façam muitas visitas em suas respectivas rotinas.

Para viagens, reuniões ou qualquer tipo de visita externa, o vale combustível tem bastante a agregar para o crescimento da empresa e o aumento do nível geral de satisfação dos colaboradores.

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