Veja como fazer um controle de contas na sua empresa

A gestão de contas a receber pode até parecer uma tarefa apenas burocrática, mas é realmente importante: se não for bem executada, impacta todo o planejamento de um negócio.

Uma empresa que tem contas a receber provavelmente faz vendas a prazo, o que significa que deve atentar-se às datas para não desequilibrar o caixa.

Além do mais, vender a prazo implica em conceder crédito, o que exige ainda mais cuidado com a possibilidade de as contas a receber não serem de fato recebidas.

Já passou por algo parecido?

Então, continue a leitura e confira algumas dicas de como manter o controle das contas e evitar problemas financeiros.

O que é controle de contas a receber?

Controle de contas a receber é o gerenciamento de recebíveis que uma empresa tem perante terceiros, originados principalmente de vendas a prazo. 

Esses recebíveis também podem ser direitos creditórios provenientes de outras operações, como rendimentos de aplicações financeiras, recuperação tributária, etc.

Independentemente do tipo de operação que gerou o crédito, a gestão do contas a receber deve ser detalhada, afinal, trata-se de um elemento fundamental ao planejamento do fluxo de caixa.

Ao comparar os prazos do contas a pagar e a receber, o empresário consegue prever se as entradas de recursos serão suficientes para cobrir as saídas ou não.

Contas a pagar e receber: qual a diferença?

Dentro do plano de contas contábil, pode-se dizer que o contas a pagar e a receber são dois lados da mesma moeda. 

Ambas são contas patrimoniais. 

Enquanto o contas a receber representa os direitos que uma empresa tem perante terceiros, como as vendas a prazo, o contas a pagar abrange as obrigações que ela precisa cumprir, como o pagamento aos fornecedores.

Ao colocar na balança os direitos e as obrigações, o gestor enxerga com clareza a dinâmica do fluxo de caixa, bem como as estimativas de liquidez.

Qual a importância do contas a receber para uma empresa?

A gestão das contas a receber é essencial principalmente para o planejamento de curto prazo.

Com base no quanto a empresa tem a receber, o gestor consegue estimar, por exemplo, se o capital de giro será o suficiente para pagar os fornecedores ou não.  

Caso não seja, será necessário recorrer a outras fontes de recursos, como linhas de financiamento ou antecipação de recebíveis.

Com uma boa gestão de contas a receber, é possível, por exemplo, dimensionar o prazo médio de recebimento, evitando um descasamento com o prazo médio de pagamento. 

A maioria das empresas que vendem a prazo faz isso de três maneiras:

1. Venda no crediário próprio, em que o cliente compra a prazo no boleto ou no carnê
2. Venda financiada por uma instituição bancária, que assume o risco de crédito do cliente
3. Venda no cartão de crédito.

Perceba que, em qualquer uma das hipóteses, o setor de contas a receber precisa lidar com prazos de recebimento. 

Mesmo que a venda no cartão de crédito seja em parcela única, pode ocorrer de o dinheiro cair no caixa somente 30 dias após a operação.

Há de se considerar ainda o risco de inadimplência.

Quando a venda é feita por intermédio de um banco ou operadora de cartão, o risco de crédito é transferido para a instituição financeira.

Porém, quando o cliente compra no crediário próprio, o departamento financeiro da empresa precisa adotar parâmetros para conceder o crédito. 

São casos em que a possibilidade de inadimplência também deve entrar na equação, afinal, pode acontecer de o boleto vencer e o pagamento não cair na conta. 

Como fazer o controle de contas a receber

Se você tem contas a receber e a pagar, precisa adotar algumas estratégias para manter as finanças organizadas e garantir a saúde do caixa.

Veja algumas dicas a seguir.

Organize os fluxos de recebimento

O primeiro passo é organizar o fluxo de recebimentos e pagamentos, categorizando-os por valores e datas. 

Você pode usar diferentes ferramentas para isso, de uma planilha simples a sistemas de gestão integrada. 

A partir da organização dos dados, você terá as informações necessárias para tomar as decisões subsequentes. 

Ofereça vantagens para pagamento antecipado

Do mesmo modo que vender a prazo pode ajudar a atrair mais clientes, oferecer descontos e outras vantagens para o recebimento antecipado pode ser uma boa estratégia. 

No caso de descontos, cuidado para não corroer o lucro da venda.

Antes de determinar quais benefícios conceder ao cliente bom pagador, faça as contas com cautela.

Adote uma política de cobrança eficiente

Uma régua de cobrança eficiente ajuda muito as empresas que vendem a prazo sem intermediação bancária ou prestam serviços recorrentes, como os de assinatura. 

Dependendo de como a ferramenta de cobrança é configurada, é possível automatizar o envio de lembretes e notificar o cliente em caso de atraso.

Abrace as soluções tecnológicas

A boa gestão de contas a receber, como vimos, tem impacto em todo o planejamento financeiro e orçamentário de um negócio. 

Sem uma previsão de fluxo de caixa, não é possível fazer compromissos ou planejar o investimento em melhorias. 

A boa notícia é que você tem à disposição diversas ferramentas tecnológicas que, se bem usadas, poupam trabalho e ajudam na gestão das contas.

Mesmo que sua empresa seja de pequeno porte, por meio dos serviços de contabilidade online, você pode acessar plataformas eficientes de gestão a preços competitivos.

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Fonte: Contabilix

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