Novo formato de Nota Fiscal pode ser mais vantajoso para o e-commerce com as ferramentas adequadas

Até setembro de 2020, quem fazia um pedido no e-commerce brasileiro sabia que, além do produto em si, receberia alguns papéis dobrados e grudados no pedido.

A obrigatoriedade de enviar a Nota Fiscal impressa causava algumas situações esdrúxulas, como o envelope ser maior do que o produto em si ou ainda a exposição de informações sensíveis, como identificação e valor do item para terceiros.

Do ponto de vista operacional, representava também um processo burocrático e altamente custoso para as lojas virtuais.

Felizmente, esse documento passou a ser substituído por uma simples etiqueta. Agora, com as ferramentas adequadas, é possível economizar tempo e dinheiro para os negócios.

Esse documento é conhecido como Danfe, sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. A Nota Técnica 4/2020, publicada pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) autorizou as lojas a utilizarem a versão em etiqueta em vez da impressão em papel, além de reduzir a divulgação de alguns dados – ainda que o valor continue obrigatório.

Essa mudança foi resultado de uma demanda encabeçada pela FecomercioSP (Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo).

A entidade lidera a campanha “Logística sem Papel”, que visa desburocratizar o setor bem como aumentar a eficiência e agilidade de todo o varejo.

A agilidade é, aliás, o principal argumento utilizado em prol da adoção das etiquetas em relação ao papel impresso fixado nos itens. O levantamento da Fecomercio SP indica que uma simples compra no e-commerce pode acarretar a impressão de 16 documentos diferentes.

Num período de um ano, só o trabalho necessário para dar conta dessa burocracia consome cerca de um mês. Ou seja, a empresa “perde” 30 dias para dar conta de todo esse processo, entre imprimir e despachar documentos.

Realmente é um número elevado demais para um setor composto, em sua maioria, de pequenos e médios negócios que precisam sobreviver à instabilidade provocada pela pandemia de covid-19.

Evidentemente, há também o ganho econômico. Se os profissionais do varejo perdiam um mês por ano apenas nas questões burocráticas, a partir do momento em que há mais agilidade, aumenta o ganho de produtividade.

Além disso, a despesa envolvida na impressão de um documento em papel costuma ser bem mais cara do que a de etiqueta.

Estimativas de mercado indicam que a economia chega a 40% – igualmente um número alto demais para ser ignorado pelos empreendedores.

Se há possibilidade de fazer mais gastando muito menos, por que continuar com algo que impacta negativamente a produtividade?

A questão é que a simples troca do Danfe em papel pela etiqueta não traz esses dois benefícios citados.

Os resultados positivos só são alcançados com dois pontos principais:

1. A utilização de soluções de impressão capazes de gerar esse documento com custo baixo e de forma rápida;
2. A adaptação da operação da empresa para aproveitar ao máximo os recursos proporcionados por essas ferramentas.

Assim, antes de adotar a etiqueta, torna-se imprescindível analisar como o serviço é realizado no comércio eletrônico e, claro, encontrar os melhores parceiros que oferecem os equipamentos adequados. É possível encontrar até quem disponibilize esse recurso via assinatura, proporcionando maior economia.

Sem essa preocupação, a loja virtual corre o sério risco de ficar só na promessa de economizar tempo e dinheiro.

No atual cenário de aceleração digital provocado pelo avanço do novo coronavírus, a adoção de soluções que prometem desburocratizar processos precisa acompanhar uma tomada de decisão inteligente e planejada.

A tecnologia, por si só, não traz melhores resultados.

Somente quando há uma análise detalhada dos problemas enfrentados pela empresa e dos objetivos a serem alcançados é possível melhorar o desempenho ao encontrar o parceiro ideal e utilizar as ferramentas adequadas.

Por: Rodrigo Reis, Diretor comercial e sócio na Reis Office, empresa de soluções para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.

Sobre a Reis Office

Sempre orientada pela tecnologia e evoluindo junto ao mercado, a Reis Office acompanha o desenvolvimento do mercado de impressão desde que foi fundada, em 1984. A empresa tem como missão imprimir soluções e sempre levar as melhores inovações de outsourcing para seus clientes por meio de uma equipe qualificada e bem treinada. Líder em soluções completas para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos, a companhia atua em parceria com grandes marcas como Brother, Canon, Epson, Kyocera, OKI, Olivetti, Menno e Pantum. Além de trabalhar somente com produtos de alta qualidade, a Reis Office também conta com as certificações ISO 14001, que estabelece diretrizes sobre gestão ambiental, e ISO 9001, que define padrão de qualidade e sistemas em geral.

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